¿A qué llamamos «mecanización de los almacenes»?
Se habla de mecanización de almacenes cuando son máquinas las que llevan a cabo determinados procesos logísticos, con independencia de la fase de producción de la que se trate: recepción, preparación o expedición. Algunos ejemplos pueden ser una cinta que transporta cajas, bolsas o palets por el almacén, un clasificador que reparte los artículos y los paquetes según su destino, o un robot de embalaje que da forma a las cajas, cierra los paquetes e imprime las etiquetas.
Aunque persigan objetivos comunes de productividad y satisfacción del cliente, debe establecerse la diferencia entre el concepto de mecanización y de informatización. Ambos se ponen al servicio de la logística para que esta deje de considerarse un centro de costes y empiece a considerarse una auténtica ventaja competitiva. Sin embargo, mientras que la mecanización recurre a máquinas que manipulan físicamente los paquetes, la informatización se basa en un software: el SGA (sistema de gestión de almacenes) concebido para optimizar la gestión del almacén en función de su organización.
¿Qué factores activan un proyecto de mecanización?
Existen numerosos factores que pueden desembocar en un proyecto de mecanización del almacén. El primero es el volumen de artículos o de paquetes que se debe gestionar o la incapacidad de absorber el crecimiento de los flujos por procesar. La mecanización permite, en una primera etapa, desbloquear los cuellos de botella automatizando las tareas repetitivas y de poco valor añadido.
A medio y largo plazo, la mecanización del almacén constituye un importante motor de la productividad y también un factor de mejora del servicio al cliente, con una reducción de los plazos de preparación y entrega, del número de errores, etc.
¿Qué escollos deben evitarse?
Cada almacén es único por su organización, superficie y la tipología de los productos que en él se gestionan. Por ese motivo, la mecanización de determinados procesos puede ser pertinente en un almacén, e inapropiada o incluso inviable en otro.
El principal escollo que se debe evitar es una mecanización excesiva porque hace perder agilidad, en concreto en sectores donde los productos vendidos pueden cambiar con rapidez (series limitadas, por ejemplo) o variar según la temporada. Y ello es particularmente cierto en el comercio electrónico, donde los pedidos son a la vez dispares y limitados (2,5 líneas de artículos por pedido de media con picos de 10 líneas por pedido durante los periodos de rebajas).
Sin embargo, en el momento en que un producto no entra en los procesos de mecanización previstos desde el principio, el flujo debe pasarse a «modo degradado», lo que implica un proceso manual. El resultado es que se pierde tiempo y disminuye la productividad y la calidad de servicio.
¿La mecanización de los almacenes implica la destrucción de puestos de trabajo?
En el momento en el que se confían tareas a máquinas, es lógico imaginar que estas acaban sustituyendo el trabajo humano. La realidad, sin embargo, es más compleja.
Incluso con una mecanización llevada al extremo, siempre es imprescindible la presencia de equipos que procesen los flujos logísticos. Pueden asignarse empleados a tareas de más valor añadido que las máquinas, por muy sofisticadas que sean, no podrían procesar. Por ejemplo, envolver para regalo un reloj, una camisa, una lámpara.
Pero también es cierto que un almacén mecanizado dispone de una mayor capacidad de proceso sin tener que recurrir a nuevas contrataciones. En cualquier caso y de todas formas, en la mayor parte de los casos la incorporación de nuevos empleados para llevar a cabo los procesos manuales no sería posible por falta de espacio de trabajo suficiente en el almacén.
Entonces, ¿qué procesos deben mecanizarse?
Es posible mecanizar todo o prácticamente todo. No obstante, un proyecto de mecanización debe realizarse con uno o varios objetivos precisos: por ejemplo, automatizar la puesta en stock de los artículos recibidos, el aumento de peso de los paquetes, el desplazamiento de los paquetes de una zona a otra, la clasificación de los paquetes según el transportista, etc.
Para la fase de recepción, es posible poner en marcha pórticos de identificación automática de las características del producto, o incluso máquinas destinadas al proceso de productos a granel. Para la fase de preparación, unos clasificadores suspendidos o unos módulos de clasificación automatizados pueden facilitar considerablemente el trabajo de los equipos. Para la fase de expedición, donde la mecanización ya está implantada desde hace mucho tiempo, las soluciones permiten el control de peso, el envío al transportista, la paletización o incluso la envoltura automática con película de plástico. Por último, existen otros sistemas que permiten la elaboración automática de las cajas, la impresión y el pegado de las etiquetas, e incluso el cierre automático de los paquetes.
¿Con qué límites puede topar la mecanización?
Algunas tareas, no obstante, siguen siendo poco susceptibles de mecanización. Es el caso, por ejemplo, de las operaciones de picking cuando el embalaje en unidades de los artículos varía considerablemente. También es el caso del control de calidad, tanto en la fase de preparación como de recepción.
Por otro lado, la propia instalación de la mecanización impone ciertas restricciones. Por ejemplo, la implantación de un sistema de cintas transportadoras hacia las zonas de almacenaje, obliga desde la recepción, por lo general, a disponer de un almacén virgen desde el principio para la integración óptima entre los flujos entrantes y salientes.
En todos los casos, es importante prever la superficie necesaria que se debe reservar para la mecanización.
¿Cuáles son las claves del éxito de la mecanización de los almacenes?
Un proyecto de mecanización de almacén implica una modificación profunda de los modos y los hábitos de trabajo. En este sentido, se trata de un proyecto esencialmente… humano. Es necesario implicar a los equipos desde las fases de reflexión del proyecto. De entrada, para tranquilizarlos en cuanto a la sostenibilidad de su empleo, pero también para explicarles el impacto positivo que la mecanización tendrá en su día a día.
Además, en cuanto a la cuestión del proyecto de mecanización en sí mismo, es imprescindible pensar en la continuidad a largo plazo de la instalación, que debe poderse adaptar a la evolución de los artículos procesados por el almacén (dimensiones, peso, embalaje, etc.), en particular en el caso de un almacén dedicado al comercio electrónico. Asimismo, debe preverse un presupuesto de explotación para el mantenimiento y la evolución de los sistemas que se hayan elegido.
Por último, la mecanización no debe considerarse nunca una solución milagrosa: se trata simplemente de uno de los muchos medios disponibles de apoyo a la producción del almacén. A pesar de los beneficios que aporta en términos de productividad, la mecanización no puede sustituir una buena gestión global del almacén ni una reflexión continua sobre el ajuste de los procesos logísticos para responder a los retos operativos y comerciales de la empresa.