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ERP y SGA: diferencias, sinergias e integración

Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es una herramienta que abarca todos los aspectos de la gestión del negocio. Un sistema de gestión de almacén (SGA), por su parte, está diseñado para gestionar todas las operaciones logísticas delalmacén. Las dos soluciones desempeñan funciones distintas, aunque complementarias, e integrar dichas funciones ayuda a mejorar la eficiencia de la cadena de suministro, algo vital para incrementar la competitividad y mejorar la satisfacción del cliente.

Diferencias clave entre los sistemas de ERP y SGA

ERP: la herramienta de gestión de la empresa

Un sistema de ERP (o sistema de planificación de recursos empresariales) es un software integrado que abarca todos los aspectos de la gestión de la empresa:

  • Gestión financiera: seguimiento de los flujos financieros, facturación, contabilidad general y de costes, activos, control de la dirección, consolidación financiera.
  • Gestión de ventas: presupuestos, pedidos, tarifas y descuentos, etc.
  • Abastecimiento y compras: gestión de proveedores, pedidos de compra, recepción de productos, gestión y valoración de las existencias.
  • Gestión de la producción: planificación y seguimiento de la producción, gestión de los recursos, programación, calidad, etc.
  • Recursos humanos: administración del personal, nóminas, gestión del tiempo y las tareas, selección de personal, formación.
  • Gestión de proyectos: planificación, seguimiento del presupuesto, recursos, etc.
  • Business Intelligence: informes y paneles de control.

Un sistema de ERP está diseñado para ofrecer una visión general centralizada e integrada de toda la información, lo que posibilita que desaparezcan los silos de datos y que se comparta la información entre departamentos.

SGA: herramienta de optimización de la eficiencia logística e WMS

El software de SGA, por su parte, está diseñado para gestionar y optimizar todas las operaciones de un almacén logístico. En particular, las funciones del SGA abarcan las áreas siguientes:

  • Recepción de productos: recepción de productos, comprobación de las cantidades y la calidad.
  • Almacenamiento: optimización de las ubicaciones de almacenamiento, establecimiento de zonas de almacenamiento especiales.
  • Gestión de las existencias: seguimiento en tiempo real de las cantidades y las ubicaciones.
  • Picking de pedidos: gestión del picking manual o automatizado, embalaje y consolidación.
  • Envío: organización de la carga, impresión de los documentos de envío, gestión de los muelles de carga.
  • Gestión de las devoluciones: inspección, realmacenamiento o desecho.
  • Informes y paneles de control: informes de rendimiento del almacén, indicadores clave de rendimiento (KPI).

¿Se debe optar por un ERP, por un SGA o por ambos?

¿Un sistema de ERP es ideal para la gestión del almacén?

Existe software, como SAP, Oracle, Sage, Microsoft Dynamics e Infor, que incorpora funciones de gestión de las existencias y del almacén. En el caso de algunas empresas, es posible que con esas funciones baste.

Sin embargo, los ERP son reconocidos por su rigidez. En este contexto de mercado en constante evolución, un software especializado como un SGA ofrece una mayor flexibilidad y brinda a las empresas la capacidad de respuesta que necesitan para gestionar su logística de una manera más ágil y competitiva.

En las fábricas, un sistema de ERP es ideal para gestionar las tareas de producción de bajo volumen que ejecutan según programaciones estrictas y que solo implican unos cuantos componentes. Un sistema de gestión de almacén, sin embargo, puede gestionar líneas de producción complejas con un alto volumen de piezas, materias primas y productos semiacabados, donde el reaprovisionamiento en tiempo real es imprescindible.

En cualquier caso, un sistema de planificación de recursos empresariales carece de las exhaustivas funciones de gestión de almacén que sí que incorpora un sistema de SGA específico, como pueden ser varios métodos de picking, funciones avanzadas e integradas de transporte a fin de optimizar el envío y las tasas de rellenado de los camiones, o un sistema de gestión de la mano de obra (LMS).

 

¿Módulo de SGA en el ERP o software de SGA específico?

Muchas empresas, independientemente de su forma y tamaño, se plantean si deben utilizar el módulo de SGA de su ERP o un SGA específico para gestionar sus operaciones logísticas.

A continuación, te indicamos unas cuantas preguntas que puedes plantearte para determinar qué opción conviene más:

  • ¿Tu empresa gestiona grandes volúmenes de pedidos y existencias?
  • ¿Te cuesta gestionar algunas operaciones de cadena de suministro con tu sistema de ERP?
  • ¿Tu empresa tiene que enfrentarse a errores relacionados con las existencias o con el picking de pedidos?
  • ¿Tienes que optimizar los procesos de envío y reducir los plazos de entrega?
  • ¿Con frecuencia se devuelven productos y te cuesta procesar las devoluciones?
  • ¿Estás aprovechando al máximo el espacio de almacenamiento del almacén?
  • ¿Necesitas en el almacén una trazabilidad granular de los productos que llegan, del almacenamiento y de los envíos (por lote, fecha de caducidad o número de serie)?
  • ¿Necesitas mejorar tus procesos de reaprovisionamiento a pie de línea?
  • ¿Estás intentando mejorar el uso de los recursos humanos y materiales de la empresa?
  • ¿Podrían automatizarse algunos procesos del almacén para incrementar la productividad?

 

Ventajas de un SGA con respecto a un sistema de ERP

Si tu empresa tiene necesidades avanzadas de gestión del almacén o si tu actividad está creciendo con rapidez o está sometida a cambios constantes, quizá te convenga optar por un sistema de gestión de almacén: un software que ofrece varias ventajas una vez desplegado dentro de una plataforma logística:

  • Mayor productividad y eficiencia operativa
  • Seguimiento en tiempo real de los niveles de existencias
  • Picking de pedidos más rápido y fiable
  • Uso optimizado del espacio de almacén
  • Trazabilidad de todas las tareas
  • Uso maximizado y coordinado de los recursos (operadores, sistemas mecanizados, robots o cobots)
  • Mayor optimización del espacio
  • Capacidad de respuesta y agilidad para abordar los cambios

Además, los proveedores de software de SGA proporcionan una hoja de ruta de producto específica y un flujo estable de actualizaciones y nuevas funciones para mantener el ritmo que imponen los retos y tendencias más recientes del mercado.

 

Sinergias entre los sistemas de SGA y ERP

En muchas áreas, los sistemas de SGA y ERP funcionan en sinergia para incrementar la eficiencia global de la cadena de suministro. Algunos ejemplos son:

 

Optimización de los niveles de existencias

El software de SGA proporciona al sistema de ERP información precisa sobre las cantidades de productos disponibles en todos los centros logísticos. Esa información puede usarse para ajustar las operaciones de abastecimiento o producción del proveedor, lo que permite a la empresa mantener el nivel justo de existencias generales: ni demasiadas (con lo que se inmovilizaría capital de manera innecesaria) ni demasiado pocas (lo que podría dar lugar a roturas de existencias).

En el sector de la fabricación, el sistema de gestión de almacén da al sistema de ERP una visión integral de las existencias de materias primas, componentes, productos semiacabados, embalaje y productos acabados.

 

Recepción de productos

El sistema de planificación de recursos empresariales envía al SGA los datos de las entregas programadas que están por llegar a partir de la información proporcionada por los proveedores o los centros de producción. El software de gestión de almacén informa al sistema de ERP una vez recibidos los productos y añadidos a las existencias del almacén.

 

Picking de pedidos

El ERP recibe los pedidos entrantes y da instrucciones al sistema de SGA para que haga el picking de esos pedidos. El software de SGA gestiona, a continuación, todo el proceso de picking de pedidos, embalaje y envío. Una vez que se ha hecho el picking del pedido, transmite esa información al sistema de ERP, que puede actualizar posteriormente el estado del pedido e iniciar el proceso de facturación.

 

Reaprovisionamiento más rápido y fiable

El funcionamiento en sinergia de los sistemas de SGA y ERP proporciona una agilidad vital necesaria para abordar los cambios repentinos en la demanda. Por ejemplo, si las existencias de un producto de gran consumo se están acabando, el software de gestión de almacén informa al sistema de ERP, que puede incrementar la producción o solicitar pedidos de reaprovisionamiento a los proveedores.

Un sistema de SGA también ofrece otras ventajas para las fábricas:

  • Hacer que el reaprovisionamiento a pie de línea sea más fiable al aportar los materiales y los productos semiacabados directamente en las líneas de producción cuando se necesitan
  • Ayudar a planificar con antelación y evitar roturas que perturban el proceso

 

Trazabilidad de los flujos logísticos

El sistema de gestión de almacén proporciona una trazabilidad completa de todos los flujos logísticos de producción, desde las entregas de los componentes entrantes hasta el envío de los productos acabados.

 

Control de los costes de transporte

El software de SGA puede utilizar los datos proporcionados por el módulo de compras del sistema de ERP para comparar los costes de los transportistas. A diferencia del sistema de planificación de recursos empresariales, el sistema de SGA puede simular los volúmenes que se van a transportar, agrupar los productos según el transportista elegido y maximizar las tasas de rellenado de los camiones.

 

Control financiero e informes

El sistema de ERP analiza los datos que proporciona el software de SGA. Esa información se puede utilizar para identificar mejoras y oportunidades y aprovechar economías de escala en la cadena de suministro.

Integración del SGA y el ERP

Los sistemas de ERP y SGA comparten constantemente información. La integración efectiva entre estos dos componentes de software es, por lo tanto, vital para el intercambio de datos. Las claves para una integración satisfactoria son:

  • Garantizar una inter-operatividad sin fisuras entre el ERP y el SGA a través de conectores específicos, API y servicios web, o a través de bases de datos de intercambio.
  • Mapear los datos, determinar qué datos tienen que intercambiarse automáticamente entre los dos sistemas y decidir qué software mantiene los datos maestros de cada proceso.
  • Determinar la frecuencia de sincronización de datos entre los sistemas de ERP y SGA para cada proceso logístico (p. ej., en tiempo real para pedidos y roturas de existencias, a intervalos regulares para conocer los niveles de existencias u ocasionalmente para la realización de inventarios).
  • Garantizar la seguridad de los datos intercambiados entre los dos sistemas.

Sistema de información logística exhaustivo: ERP, SGA, TMS, etc.

Aparte del ERP y el SGA, un sistema de información logística exhaustivo también incorpora otros componentes de software especializados, como:

  • Un sistema de gestión del transporte (TMS), que planifica, ejecuta y optimiza las operaciones de transporte. El TMS abarca numerosas operaciones, desde la planificación y la optimización de las rutas y el control de los costes de transporte hasta la selección de los transportistas y el seguimiento de las entregas en tiempo real.
  • Un sistema de gestión de pedidos (OMS), que gestiona todo el ciclo de vida de la solicitud de un cliente desde la realización del pedido, su proceso y el establecimiento de la prioridad hasta la entrega.
  • Un sistema de ejecución de la fabricación (MES), que gestiona y supervisa los procesos de producción en tiempo real y proporciona una trazabilidad completa de las operaciones de producción.

Cuando funcionan como un conjunto integrado y sincronizado, el ERP, el SGA, el TMS, el OMS y el MES proporcionan a las empresas una visibilidad global y un mayor control de las operaciones logísticas.