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¿Cuáles son las principales funciones de un SGA?

Un sistema de gestión de almacén (SGA) gestiona todos los procesos de un centro logístico, desde la recepción de los artículos que llegan y la gestión de las existencias y el inventario, al picking de pedidos, los repartos y la gestión de las devoluciones. En este documento analizaremos en profundidad las principales funciones de un SGA.

Gestión de los artículos entrantes

Un SGA (WMS) gestiona las operaciones con los artículos que llegan a los almacenes garantizando que los productos recibidos coinciden con los pedidos por lo que se refiere a las cantidades y las características de los productos:

  • Gestión de los albaranes de entrega de los artículos entrantes y comprobación de su conformidad con los pedidos correspondientes.
  • Realización de las comprobaciones de control de calidad en los artículos entrantes (estado, calidad, conformidad con las normas, fecha de caducidad, registro de conflictos, etc.).
  • Gestión de los flujos logísticos de cross-docking (consolidados, predistribuidos e híbridos).
  • Impresión de etiquetas de códigos de barras, entrada de datos logísticos y actualización de las existencias del almacén en tiempo real.
  • Emisión de notificaciones en tiempo real de recepción de los artículos entrantes y operaciones relacionadas, incluidos el sistema ERP y otros sistemas de terceros.

Gestión y optimización de las ubicaciones de almacenamiento

Un SGA gestiona las ubicaciones de almacenamiento de los productos y garantiza su colocación óptima dentro del almacén:

  • Optimización del espacio de almacenamiento disponible dentro del almacén y asignación dinámica de huecos para los artículos según criterios pertinentes (tasa de rotación, estacionalidad, etc.).
  • Seguimiento de las existencias de productos en las ubicaciones de almacenamiento y actualización de los niveles de existencias en tiempo real a partir de las entregas reales de artículos entrantes y los volúmenes de artículos recogidos.
  • Organización de las ubicaciones de almacenamiento según el tamaño, el peso, la clasificación, la estacionalidad y la tasa de rotación del producto.
  • Gestión de las transferencias de productos entre ubicaciones de almacenamiento optimizando las rutas, los tiempos de transferencia y las cantidades transferidas.
  • Seguimiento de las tasas de completado de las ubicaciones de almacenamiento en tiempo real para evitar excedente de existencias y programar el reaprovisionamiento según las necesidades.

Optimización de las existencias y seguimiento de los movimientos de existencias

Un sistema de gestión de almacén optimiza las existencias y realiza el seguimiento de todos los movimientos de existencias dentro del almacén, desde la recepción de los artículos entrantes hasta el envío:

  • Gestión de los productos que entran y salen registrando los movimientos de existencias asociados y actualizando los niveles de estas en tiempo real.
  • Gestión de los niveles de existencias e identificación de los artículos fuera de stock, así como seguimiento de las transferencias entre almacenes y de las devoluciones de artículos.
  • Optimización de los niveles de existencias de acuerdo con la demanda del cliente y activación de los reaprovisionamientos y los movimientos de existencias según sea necesario para evitar roturas y excedente de existencias.
  • Seguimiento de los movimientos de existencias dentro del almacén, incluidas las transferencias entre ubicaciones, los reaprovisionamientos, las devoluciones, los movimientos de reposición, el picking de pedidos, los envíos, etc.
  • Gestión de los movimientos de todos los dispositivos de embalaje y manipulación (palets, carros jaula, carros jaula con número de serie, etc.).
  • Gestión de los pedidos entrantes y registro de los movimientos de existencias asociados una vez hecho el picking y el envío de los pedidos.
  • Gestión de los niveles de existencias en tiempo real, así como de los inventarios.
  • Registro de los movimientos de existencias anteriores (fechas, cantidades, ubicaciones, etc.).

Gestión del picking de pedidos

Un SGA organiza, secuencia y optimiza el picking de los pedidos de los clientes para que se puedan enviar a tiempo. Específicamente, estas son algunas características clave relacionadas con el picking de pedidos:

  • Gestión de los pedidos: El SGA recibe información del sistema ERP o de la plataforma de comercio electrónico, registra las características del pedido (cantidades, productos, plazos de entrega, etc.) y, a continuación, asigna las tareas de picking a los operarios o los sistemas mecanizados.
  • Programación de las tareas de picking a partir de los pedidos entrantes, los recursos disponibles y los plazos de entrega.
  • Gestión de los recursos (Labour Management System)
  • Gestión del proceso de picking de pedidos optimizando los movimientos de los operarios de picking dentro del almacén y proporcionando instrucciones de picking, por ejemplo, a través de tecnologías como el reconocimiento de voz y lectores de códigos de barras.
  • Gestión de los procesos de co-packing (personalización del embalaje) y servicios de un alto valor añadido (envoltura de regalos, muestras, consolidación personalizada, etc.).
  • Coordinación de los sistemas mecanizados y automatizados (máquinas clasificadoras, sistemas de cinta transportadora, grúas apiladoras, carretillas portapalets eléctricas, robots de picking, etc.) y asignación dinámica de tareas de picking según criterios predefinidos.
  • Comprobación de la conformidad de los pedidos recogidos (lectura de los códigos de barras, comprobación de las cantidades y los pesos, etc.).

Gestión del envío y del transporte

La gestión del envío y del transporte es otra característica clave de un SGA que abarca los procesos siguientes:

  • Gestión de los transportistas (datos de contacto, tarifas, cálculo y comparación de tarifas, modos de transporte y horas de llegada/salida) para poder seleccionar al transportista más adecuado según el contexto y los requisitos del cliente.
  • Generación de las etiquetas de transporte, así como de los datos que deben intercambiarse con los sistemas de información de los transportistas en formato de intercambio electrónico de datos (EDI).
  • Gestión de los documentos de transporte pertinentes (como albaranes de entrega, conocimientos de embarque y facturas) según los requisitos del transportista y las normas aplicables (alcohol, materias peligrosas, etc.).
  • Gestión de la facturación y la prefacturación para los servicios de transporte
  • Secuenciación de las tareas de picking de pedidos en tiempo real de acuerdo con las horas límite de transporte.
  • Programación de los envíos según las tasas de rellenado de los camiones, los plazos de entrega y los costes de transporte.
  • Seguimiento de los envíos a partir de la información recibida en tiempo real de los sistemas de terceros (estado de la entrega, retiradas de productos, etc.).

Trazabilidad y cumplimiento de la normativa

Un SGA garantiza la trazabilidad de los productos en existencias —de la recepción al envío— registrando datos como el origen, el número de serie o de lote y la fecha de caducidad. Esta característica es especialmente útil para:

  • Localizar con rapidez artículos en el almacén.
  • Asegurar el cumplimiento de las normas aplicables (fechas de caducidad, materias peligrosas, alcohol, etc.).
  • Mejorar la eficiencia de las retiradas de productos.

Gestión de las devoluciones (logística inversa)

Un sistema de gestión de almacén también agiliza el proceso de gestión de las devoluciones, al tiempo que reduce los costes asociados. Incluye las siguientes características clave:

  • Recepción e inspección de los artículos devueltos (por ejemplo, registro de los productos que se han devuelto y por qué, comprobación de su estado, conformidad y fecha de caducidad, etc.) a fin de determinar si los productos pueden pasar a existencias o repararse para su posterior reventa, o si se tienen que reciclar o destruir.
  • Gestión de las devoluciones de productos (identificación y clasificación de los productos y almacenamiento en zonas específicas del almacén).
  • Gestión del realmacenamiento para que los artículos puedan volver a venderse.
  • Gestión de los reembolsos por los artículos que no se pueden realmacenar (p. ej., porque están rotos, estropeados o son defectuosos).

Gestión en tiempo real y generación de informes

Por último, un SGA incluirá necesariamente características para la gestión en tiempo real de la organización logística, así como para la generación de informes sobre rendimiento anterior:

  • Las características de gestión en tiempo real incluyen la programación, organización y supervisión de la ejecución logística para poder realizar cambios con rapidez en función de la evolución de las necesidades y los recursos. Por ejemplo, el SGA permite a los responsables de la logística realizar el seguimiento de los informes de existencias y del progreso de las tareas de picking de pedidos, gestionar los recursos humanos y materiales, optimizar las rutas de picking, etc.
  • Las funciones de generación de informes permiten a los responsables de la logística realizar el seguimiento de KPI como los niveles de existencias, las tasas de rotación de existencias y los plazos de entrega medios, lo cual les permite optimizar continuamente las operaciones logísticas por medio de una toma de decisiones con conocimiento de causa.

 

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