Implantación de un SGA: un proyecto estructurador que requiere preparación y gestión

Definir los requisitos: una fase crucial de la implementación de un SGA

La implementación de un SGA es una inversión a largo plazo. Por ello, además de responder a las necesidades actuales del almacén y sus trabajadores, la solución debe tener el potencial para adaptarse a los cambios y a las nuevas necesidades que puedan surgir en el futuro.

Es evidente que la elección del SGA es muy importante (lo vas a utilizar todos los días), pero no debemos olvidar la que la fase de definición de los requisitos es también crucial para un despliegue exitoso. Una buena definición garantiza que el SGA se adapte a las necesidades y especificidades logísticas de la empresa y asegura que se respeten los plazos y el presupuesto. Consiste en crear modelos de los flujos físicos e informáticos y de los procesos utilizados y evaluar su eficiencia y sostenibilidad en el tiempo, comparándolos si es necesario con las buenas prácticas del sector. Según los resultados de este análisis, también puede ser conveniente realizar cambios en algún proceso o simplificarlo.

Esta etapa define también cuál será el ecosistema del centro logístico: actividades y actores (proveedores, otros almacenes, puntos de venta, cargadores, transportistas, etc.), sistemas informáticos (ERP, TMS, plataforma de eCommerce, etc.) y equipos industriales (cintas transportadoras, clasificadores, transelevadores, pick to light, robots de preparación de pedidos, sistemas de control de peso, etc.).

En caso de que el despliegue se vaya a realizar en varios centros logísticos, la fase de definición de requisitos permite diseñar un core model, es decir, una configuración básica que se puede replicar en todos los centros. Esta se puede adaptar posteriormente a las especificidades que pueda tener cada centro mediante pequeños ajustes.

Escuchar a los equipos logísticos y acompañarlos durante el cambio

Adaptar e integrar el SGA en el entorno organizativo, informático e industrial es esencial. Pero el éxito de un proyecto de despliegue se mide también por la rapidez y la facilidad con la que los usuarios finales adoptan la herramienta. Por ello, es imprescindible implicar a los equipos operativos desde la fase de definición de requisitos y diseño del proyecto. Su participación es especialmente importante a la hora de decidir si se deben realizar cambios en los flujos y procesos, ya que son los que mejor saben cuáles funcionan bien en el día a día y cuáles deben adaptarse o estandarizarse. En la práctica, esto se materializa nombrando un equipo de usuarios clave (key users) que definan, prueben y validen la solución que se desea implementar en todos los procesos: recepción, almacenamiento, preparación de pedidos y expedición.

Este planteamiento basado en la escucha y la consideración de las necesidades operativas permite controlar el perímetro funcional y asegurar que se cumplan los plazos y se respete el presupuesto. Si lo que se desea es acelerar el despliegue, suele ser aconsejable empezar a trabajar con la solución tan pronto como sea posible, aunque todavía no cubra el 100 % de las especificidades, para así comprender todas las posibilidades que ofrece el nuevo SGA y ajustar los detalles más adelante. De igual modo, es importante tener en cuenta que toda nueva herramienta implica gestionar un cambio de cara al equipo, por lo que debemos prever realizar comunicaciones sobre el proyecto, formar a los usuarios y proporcionar un acompañamiento para conseguir una adopción total, completa y rápida del nuevo software.

Gestionar el proyecto de principio a fin, incluso tras el go live

Aparte de unos requisitos bien definidos, también es indispensable verificar durante el proyecto que se siguen respetando los objetivos definidos al inicio en cada etapa: durante el diseño, la realización, las pruebas de aceptación, la puesta en marcha y estabilización después del go live. Para ello, debe existir una gestión global del proyecto y los key users deben participar en todas las fases, incluso tras el despliegue.

En la práctica, no obstante, las empresas suelen organizarse de dos maneras: implicando a los responsables del almacén logístico y a los key users en su actividad diaria, o montando un equipo de proyecto únicamente para el despliegue inicial. En cualquier caso, para mejorar de manera continua la solución SGA, es importante definir una organización y unos KPIs de logística. Esto permite realizar un seguimiento y mejorar su eficacia tras la puesta en producción, aunque solo sea por el hecho de sacarle partido de las nuevas funcionalidades de la herramienta.

Proyecto SGA: una cuestión de mejora continua

Si se tienen en cuenta todos los aspectos organizativos, informáticos, operativos y humanos, la duración media de un despliegue de SGA suele situarse entre los seis y ocho meses. El plazo puede ser más corto si se opta por implementar procesos estándar predefinidos en el SGA, dejando la personalización para más tarde, en el marco de un programa de mejora continua. En el caso de optar por un proyecto de despliegue más «clásico», la mejora continua será también ineludible e integrará las configuraciones más específicas.

Independientemente del centro logístico, la solución SGA desplegada deberá adaptarse a la larga para garantizar su adecuación a la actividad real y su evolución en el tiempo. Dicho de otro modo: con el tiempo, o bien nacen nuevas necesidades y debe determinarse cómo abordarlas con el SGA, o bien el SGA ofrece nuevas funcionalidades y es aconsejable plantearse cómo utilizarlas para sacarles partido. Todo esto forma parte de la lógica de mejora continua del rendimiento logístico, así como acompañar y formar a los operarios sobre los nuevos procesos y funcionalidades.

Gracias a la mejora continua, conseguimos que el SGA y los procesos logísticos utilizados se mantengan a la orden del día incluso con el paso del tiempo, y nos aseguramos de seguir cumpliendo la promesa al cliente siempre con una logística lo más eficiente posible.