Las 10 principales señales para cambiar de SGA

Motivos relaciones con el SGA o el proveedor

1. El SGA tiene un elevado coste total de propiedad

Si dispones de un sistema de gestión de almacén desarrollado específicamente a medida o si se adquirió un SGA listo para ser usado y se aplicó algunos desarrollos específicos con el fin de adaptarlo a esas necesidades, es posible que, con el paso del tiempo, se note que el coste total de propiedad (TCO) se ha incrementado demasiado para seguir manteniéndolo y actualizándolo. Además, a eso se suma el problema de encontrar al equipo con las competencias adecuadas para llevar a cabo dichas tareas.

Si estás en una situación similar, en este caso tener que migrar a un nuevo SGA será prácticamente inevitable. Para asegurarte de que la inversión compensa a largo plazo, es mejor optar por una solución lista para ser usada que admita una configuración granular (a fin de evitar la necesidad de desarrollos adicionales y los costes de mantenimiento asociados). También se debe buscar un SGA duradero, robusto, es decir, de una solución viable y fiable.

2. El proveedor ya no actualiza el SGA

Al elegir una solución lista para su uso, también estás eligiendo un proveedor. Así que, si el proveedor ya no ofrece actualizaciones ni nuevas funciones o si estas son pocas y demasiado espaciadas en el tiempo, ha llegado el momento de plantearse sustituir el SGA. Esto es especialmente importante si se quiere que el SGA pueda mantener el ritmo que imponen las nuevas dificultades y adaptaciones que plantea el mundo de la logística. Por ejemplo, es posible que necesites gestionar procesos de ecommerce, tener visibilidad en tiempo real de las existencias en todos los centros logísticos, gestionar sistemas mecanizados y automatizados, optimizar los procesos de gestión de las devoluciones, programar las tareas de picking de pedidos, etc.

También es importante tener en cuenta los acuerdos de alojamiento que hay disponibles (de haberlos) y si estos se ofrecen in situ o en cloud tanto privada como pública. Los acuerdos de alojamiento también dependerán de la capacidad del SGA para adaptarse sin hacer concesiones en cuanto a eficiencia a medida que el volumen de actividad del almacén se incrementa.

3. La tecnología de su SGA ha quedado obsoleta

Los sistemas de gestión de almacén cada vez están más conectados con otras aplicaciones internas y de terceros, como pueden ser sistemas ERP, TMS y SCS, así como con los sistemas de información de transportistas y distribuidores. Sin embargo, si la tecnología base de tu SGA ha quedado obsoleta, la gestión de dichas conexiones a través de API y otros servicios web puede alcanzar un coste prohibitivo o incluso puede resultar imposible.

Este problema tendrá duras repercusiones en toda la cadena de suministro, ya que el SGA no podrá interactuar con los demás sistemas ni ofrecerle una visión general en tiempo real de las operaciones. Y lo que es más: en comparación con un SGA basado en cloud, las tecnologías obsoletas limitan la flexibilidad y la agilidad, factores que son especialmente importantes para gestionar los picos de carga de trabajo.

Motivos relacionados con el negocio

4. Tu negocio crece y evoluciona

A medida que el negocio crece, los requisitos de gestión de los almacenes obviamente cambian y/o se diversifican. Es posible que, por ejemplo, necesites procesar un volumen de artículos cada vez mayor o nuevos tipos de productos, gestionar flujos cada vez más complejos (flujos multicentro y omnicanal, flujos de gestión de devoluciones, etc.) o gestionar las tareas asignadas a sistemas mecanizados y/o automatizados.

Si el SGA ya no responde a las necesidades o si percibe problemas tales como una productividad o un nivel de existencias deficientes, errores de picking o de envío, largos plazos de entrega del picking o un desaprovechamiento del espacio de almacenamiento, estamos ante una señal clara de que ha llegado el momento de cambiar.

5. Objetivo: mejorar la calidad de servicio y experiencia cliente

En unos pocos años, el crecimiento del ecommerce y la llegada de nuevos actores al mercado han dado lugar a un incremento del nivel de exigencia de los clientes. En la actualidad, los clientes esperan plazos de entrega más cortos, desean poder hacer el seguimiento de sus pedidos en tiempo real y exigen una experiencia omnicanal que incluya servicios como web-to-store, click & collect, devoluciones en tienda, cambios de pedidos cursados en línea, etc.

Es necesario que se invierta en un SGA avanzado para gestionar los nuevos flujos logísticos derivados de este cambio de expectativas. De lo contrario, se corre el riesgo de que se produzcan errores, entregas con retraso y problemas de comunicación con sus clientes y colaboradores (transportistas y distribuidores) que pueden dañar su reputación y limitar el crecimiento de su negocio.

6. La meta: lograr una ventaja competitiva

Cumplir la promesa hecha al cliente siempre aporta valor. Eso es así en todos los sectores y en todos los tipos de almacenes, pero en particular en el comercio electrónico y en el caso de los proveedores logísticos (3PL). Cabe señalar también que la mayor parte de los proveedores logísticos incluyen información detallada sobre el SGA que utilizan en su presentación comercial.

Si tu SGA no es lo suficientemente flexible para adaptarse al cambio y no permite hacer el mejor uso posible de los recursos humanos, técnicos y de almacenamiento de que se dispone, ha llegado el momento de buscar en otro sitio un sistema que aumente su eficiencia logística y, al mismo tiempo, ayude a mantener a raya los costes operativos del almacén.

7. Agilizar y armonizar varios SGA tras una fusión o adquisición

A raíz de una fusión o una adquisición, las empresas suelen constatar que muchos sistemas y procesos están duplicados. Aunque la incorporación de la nueva entidad y los empleados es la prioridad más inmediata, es importante agilizar y armonizar las herramientas y los métodos de trabajo para garantizar el éxito a medio y largo plazo. Una fusión o una adquisición es, por lo tanto, una buena oportunidad para que una organización revise el SGA actual.

Criterios operativos

8. Se va a automatizar el almacén

La tendencia hacia la automatización avanza a un ritmo aún más rápido. Según la consultora Mordor Intelligence, la tasa de crecimiento se incrementará un 20 % de aquí a 2030. Las empresas están dando este paso por muchos motivos, como puede ser incrementar la eficiencia logística, reducir la carga de trabajo del personal y elevar el nivel del servicio al cliente. No obstante, estos beneficios solo se materializarán si todos los recursos —sistemas mecanizados, robots y recursos humanos— se gestionan de la manera adecuada. Eso solo es posible con un SGA relativamente nuevo, diseñado para coordinar en tiempo real los flujos automatizados asociados a las tareas de los operarios.

9. Necesitas paneles de control y visibilidad en tiempo real

La falta de paneles de control en tiempo real e indicadores inteligentes personalizados es otra señal de que el SGA actual está perdiendo fuelle. Con unos plazos de entrega cada vez más cortos y con unos modelos omnicanal y unos clientes cada vez más exigentes, en la actualidad es crucial poder reaccionar y tomar decisiones prácticamente en tiempo real. Sin embargo, esto solo puede lograrlo si tiene acceso inmediato a los datos más actualizados, por ejemplo, sobre los niveles de existencias, los movimientos de artículos, etc.

Los operarios del almacén, si disponen de esos datos, también pueden reasignar las tareas sobre la marcha o incluso cambiar de métodos de picking varias veces al día con el fin de cumplir la promesa hecha al cliente. Como ya hemos dicho, eso simplemente es imposible con un SGA antiguo.

10. El SGA actual carece de una interfaz sencilla

Una interfaz difícil de manejar o demasiado compleja puede prolongar la curva de aprendizaje de los operarios, especialmente en el caso de nuevas contrataciones o del personal eventual que se incorpora durante los picos de carga de trabajo. Ese tiempo adicional que hay que dedicar a aprender las funciones básicas de la interfaz a lo que perjudica en última instancia es a la productividad.

Y no solo eso: el talento es difícil de encontrar en el sector logístico ya que los puestos de trabajo suelen considerarse exigentes desde un punto de vista físico y poco gratificantes. Sin embargo, un software SGA con una interfaz sencilla —especialmente en dispositivos móviles— puede desempeñar una función clave a la hora de atraer y retener al personal.

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