En este artículo, te ofrecemos una guía a través de un proceso consistente en cuatro fases que permita garantizar el éxito de tu proyecto de SGA.
¿Qué hace que un proyecto de SGA tenga éxito?
La implantación de un SGA es compleja. Su éxito suele asociarse con frecuencia a una cuidadosa preparación. Según el Chaos Report 2020 de Standish Group, únicamente el 31 % de los proyectos alcanzan todos sus objetivos iniciales. Aunque esta cifra debe actualizarse, refleja la dificultad inherente a los proyectos informáticos, incluido el SGA.
Un proyecto de SGA implica mucho más que una simple configuración de software. Abarca un conjunto de acciones coordinadas destinadas a integrar eficazmente la solución elegida en el ecosistema logístico y el sistema de información de la empresa. El objetivo final es garantizar un control óptimo y en tiempo real de las operaciones del almacén.
¿Cómo se determina que un proyecto de SGA ha sido un éxito? A continuación, se indican algunos factores clave que debes tener en cuenta a la hora de realizar tu evaluación:
- Revisión en profundidad de los procesos logísticos: la integración del SGA debería potenciar una optimización significativa de los flujos operativos;
- Controlar el presupuesto de inversión: mantenerse dentro de la dotación económica inicial es un indicador clave de la buena gestión de un proyecto;
- Cumplir los plazos: entregar el proyecto a tiempo es sinónimo de una planificación eficaz;
- Adecuación funcional: las funcionalidades desplegadas deben corresponderse con las necesidades expresadas durante la definición del alcance;
- Adhesión de los usuarios: la implicación y satisfacción de los equipos operativos es fundamental;
- Compromiso de la dirección: el apoyo constante y la satisfacción de los responsables de la toma de decisiones garantizan la continuidad del proyecto tras el Go-Live.
Este último punto es importante. En sus últimas ediciones, el Chaos Report destaca que existe la sensación de que los proyectos informáticos son más difíciles de gestionar que hace 5 o 10 años.
Las fases de un proyecto de SGA
La implementación de un proyecto de SGA puede seguir varias metodologías. Sea cual sea el enfoque elegido, surge un recorrido común estructurado en torno a cuatro grandes fases:
- Antes de lanzar el proyecto: preparación;
- Lanzamiento del proyecto: puesta en marcha y movilización de los recursos;
- Puesta en marcha del SGA: despliegue y configuración del sistema:
- Después del proyecto: evaluación, optimización y mejora continua.
Veremos todo esto a continuación, pero la definición del alcance del proyecto, el apoyo y la mejora continua son esenciales para el éxito final.
Antes de poner en marcha el proyecto de SGA
Definir los objetivos precisos del proyecto
No expresar claramente los principales objetivos realistas del proyecto de SGA es un riesgo importante para el progreso del proyecto y la eficacia a largo plazo de la solución. Durante la implementación, esto puede dar lugar a momentos de latencia, con el consiguiente incumplimiento de los plazos. Tras el despliegue, las repercusiones pueden ser aún más serias: insatisfacción de los usuarios, incidencias operativas en el almacén y la posibilidad de que se necesiten más días de asistencia no previstos por el editor del SGA.
Por eso es imprescindible definir objetivos precisos y medibles con el fin de orientar el proyecto y evaluar su éxito. Por ejemplo, Wibra, una cadena de tiendas con descuento de los Países Bajos, se fijó el objetivo de reducir el número de reclamaciones de los clientes en su red de tiendas optimizando las ubicaciones de almacenamiento. El indicador clave: el nivel de servicio de las tiendas.
Establecer objetivos claros que estén en línea con las necesidades de la empresa minimiza el riesgo de fracaso y maximiza las posibilidades de éxito del proyecto de SGA. Es aconsejable evaluar estos objetivos periódicamente a lo largo del proyecto para ajustar las estrategias y asegurarse de que siguen estando en consonancia con las necesidades cambiantes de la empresa.
Evaluar la rentabilidad del SGA
Debes cuantificar tus objetivos y evaluar tu proyecto desde la perspectiva del ROI (retorno de la inversión):
- Análisis detallado del TCO (coste total de propiedad): a partir del modelo de tarificación (SaaS u in situ), la inversión inicial y el análisis presupuestario serán distintos;
- Cálculo del ROI (retorno de la inversión): debes calcular los beneficios esperados, como pueden ser la reducción de los niveles de existencias, la mejora de la utilización del espacio y la disminución de los errores de preparación de pedidos.
Aunque el ejercicio dista mucho de ser sencillo (por la imprecisión de los costes indirectos, las diferencias entre las ofertas de los editores y la dificultad de cuantificar ciertos beneficios vinculados al desarrollo comercial), sigue siendo indispensable. Una evaluación a tres años con una variable de ajuste del riesgo para cada elemento de cálculo del orden del 10 al 15 % te dará una buena base inicial sobre la que trabajar.
Para perfeccionar tu evaluación, conviene comparar diferentes escenarios de implementación para encontrar el mejor equilibrio entre costes y beneficios esperados. Asigna los indicadores más pertinentes que te sean útiles (nivel de servicio, precisión de los pedidos, plazos de preparación, etc.) para medir el impacto del SGA a largo plazo.
Movilizar los recursos internos
Equivocarse al identificar las competencias y la composición de las partes implicadas puede convertirse en un obstáculo para el proyecto. En cualquier proyecto informático, a menudo son las personas las que marcan la diferencia y tienen una gran influencia en el resultado final.
Volviendo al Chaos Report, los sucesivos estudios han dejado claro que la implicación, la motivación y las competencias de los equipos movilizados son factores de éxito.
El esfuerzo que supone ponerlo en marcha haciendo participar a las personas adecuadas con el enfoque adecuado merece la pena por los importantes beneficios que se obtienen.
Sin un interlocutor específico, tu jefe de proyecto, la empresa software, probablemente se encontrará con personas que ya están ocupadas con sus tareas diarias y sin disponibilidad real para hacer avanzar el proyecto, hacer suya la herramienta de SGA y conseguir que el resto de la organización se sume al proyecto. Para un cliente, el riesgo de falta de organización interna debe reducirse desde la fase de preparación.
La organización del proyecto debe ser el reflejo de tus necesidades. El tamaño y la experiencia del equipo deben adaptarse al proyecto y al contexto. Responsable de operaciones, responsable del sistema de información, usuarios clave sobre el terreno, etc., todos serán importantes para identificar las carencias actuales y recoger las necesidades actuales sin perder de vista el futuro. Sus comentarios también se tendrán en cuenta a la hora de elegir el SGA.
Inicio del proyecto
Estudio de alcance
El objetivo del estudio de alcance es sentar las bases de tu futura organización logística optimizando la gestión de almacenes con una solución de SGA a medida.
Empieza analizando tus procesos específicos según la actividad actuales y las soluciones de gestión utilizadas. Este trabajo debe ser lo más exhaustivo y preciso posible para identificar las áreas problemáticas, los cuellos de botella y las áreas que requieren mejoras.
Por ejemplo, si observas frecuentes errores de picking, esto indica una posible necesidad de soluciones de mecanización o robotización y de un SGA compatible con estos sistemas y sus WCS. Utiliza las estadísticas recopiladas sobre esos errores para definir soluciones adecuadas que mejoren la eficacia y reduzcan los costes.
Formaliza y documenta tus conclusiones para crear una base sólida para la selección del SGA.
Elaboración del indispensable pliego de condicione
En la práctica, muchas empresas utilizan un archivo Excel en forma de tablas y preguntas para expresar sus necesidades a los editores del SGA.
Sin embargo, para asegurarte de que ese colaborador pueda ayudarte de la mejor manera posible, lo mejor es elaborar un pliego de condiciones. Este documento es esencial porque aclara tus expectativas, sirve de referencia y permite gestionar mejor los riesgos desde el principio.
El pliego de condiciones debe contener información sobre el marco de la consulta, la empresa y el entorno logístico, tus objetivos, el sistema de información actual, las áreas de mal funcionamiento y el alcance funcional que se persigue, sin olvidar las especificaciones técnicas y otras limitaciones de integración, como puede ser la infraestructura informática existente.
Encontrarás más información sobre este documento en nuestro artículo sobre la elaboración de un pliego de condiciones, además de una plantilla descargable de Reflex.
Selección del SGA adecuado y preventa con el editor
Una vez completado y validado el estudio de alcance, es hora de buscar las opciones de software de SGA. Busca y preselecciona editores en función de su reputación, las opiniones de los usuarios, la comunidad de clientes y la experiencia en tu sector de actividad.
La compatibilidad funcional es, obviamente, el criterio clave. Otros factores son el presupuesto de inversión y la capacidad de integración con otras soluciones (ERP, CRM). Hay que tener en cuenta que, si todo va bien, el SGA estará contigo unos diez años. Por eso es fundamental tener en cuenta la capacidad de evolución y el crecimiento futuro de tu empresa. Tus operaciones de almacén pueden volverse más complejas, por lo que te conviene confiar en un editor de software que disponga de una amplia I+D. Comprueba el número de usuarios que admite el sistema, el volumen máximo de referencias que puede gestionar y su capacidad de integración con otros sistemas y programas informáticos.
Aparte de la solución, estás eligiendo un socio a largo plazo. Es importante evaluar la salud financiera de la solución Software y su proximidad..
A menudo se subestima la fase de selección del SGA. La dificultad consiste en lograr una convergencia precisa entre la empresa y la solución del SGA. Ninguno de los dos puede gestionar el proyecto por sí solo. El editor tiene que identificar las necesidades y las funcionalidades únicas requeridas, mientras que el cliente tiene que evaluar la pertinencia y el coste de las propuestas.
Planificación del proyecto
Un proyecto de SGA con éxito es un proyecto bien planificado y con márgenes de seguridad.
Elabora un plan de proyecto completo que establezca el calendario, las etapas y las responsabilidades de cada fase de la implementación del SGA. Este plan servirá de hoja de ruta y ayudará a mantener a todos alineados:
- Define los hitos clave.
- Define la gestión de los recursos.
- Prevé ajustes en función de los imprevistos.
- Prevé tiempos de comunicación del proyecto.
- Incluye periodos de prueba y validación.
¿Por qué puede retrasarse un proyecto? Los retrasos pueden producirse en cualquier fase del proyecto, a menudo debido a la ausencia de una parte de las partes implicadas o a la complejidad mal valorada de un desarrollo concreto. Una buena planificación significa que el calendario es realista, se diseña conjuntamente y se comparte con todas las partes implicadas.
¿Cuánto puededurar el proyecto? La duración de un proyecto de SGA oscila entre unos meses y un año, en función de la complejidad del almacén y la amplitud del alcance funcional.
Implementación operativa
Diseño general y configuración
La fase de diseño depende en gran medida del editor que se elija. Muchos SGA llevan entre 20 y 30 años en el mercado. Cada uno de ellos ha desarrollado su propia metodología de implementación a partir de sus propios proyectos y la ha perfeccionado en función del tipo de cliente al que atiende. No todos utilizan las mismas tecnologías, ni están acostumbrados a trabajar en los mismos flujos de trabajo de proyecto.
Lo que sí podemos afirmar es que el diseño del SGA, en su conjunto, puede abarcar desde la definición de las especificaciones hasta la puesta en producción del sistema. Puede incluir la configuración, los desarrollos, las interfaces, la prueba de aceptación, la integración con los demás sistemas (ERP, CRM, TMS, etc.), la transición y la estabilización.
Durante esta fase, las responsabilidades se reparten totalmente entre el cliente y el editor. Aunque el editor aporte su competencia profesional y comparta sus conocimientos, el cliente está al corriente de su función y tiene que llevar a cabo una serie de tareas. Es el que mejor conoce su actividad y sus procesos logísticos.
Cabe destacar que la migración y la validación de los datos existentes requiere una atención especial porque comportan riesgos. Aprovecha esta fase para limpiar tus datos y garantizar su integridad.
Algunos consejos: asegúrate de la calidad de la prueba de aceptación y establece indicadores para medir la productividad y la cantidad de desviaciones.
Pruebas y despliegue
Las pruebas son imprescindibles para identificar y corregir cualquier error antes de que el SGA entre en producción. Lleva a cabo pruebas unitarias, de integración y de rendimiento para garantizar que el sistema funciona correctamente.
Por ejemplo, puedes simular escenarios de una alta demanda para ver cómo reacciona el sistema al incremento del flujo. Una fase piloto permite evaluar la eficacia en condiciones reales y hacer los ajustes necesarios.
El despliegue final debe planificarse meticulosamente, incluidas las fases de validación y formación de los usuarios. Asegúrate de que todas las partes implicadas estén preparadas para la transición a la producción y de que existan medidas de apoyo para hacer frente a los imprevistos tras el despliegue.
¿Y después del proyecto?
Formar, asistir e infundir tranquilidad ante el cambio
La formación continua es LA CLAVE para garantizar la asimilación y adopción del nuevo SGA. Organiza sesiones de formación adaptadas a los distintos perfiles de usuario y garantizarles el acceso a los recursos pedagógicos. Los usuarios clave pueden recibir formación sobre el uso del producto desde el inicio del proyecto, mientras que los equipos de IT pueden recibir una formación técnica inicial antes de la prueba de aceptación.
Asiste a los equipos durante la fase de transición respondiendo a sus preguntas y prestándoles asistencia técnica. La comunicación es clave para reducir la resistencia al cambio: informa con regularidad a los usuarios sobre los beneficios esperados y el progreso alcanzado. Algunos editores disponen de un centro de formación, o incluso de una solución de plataforma de e-learning, para poder acceder más fácilmente y durante un plazo de tiempo prolongado a los módulos de formación, lo que puede constituir otra baza a la hora de elegir la solución de software.
Hacer balance después del proyecto
Tras el despliegue del SGA, es fundamental hacer balance después del proyecto para evaluar su rendimiento con respecto a los objetivos iniciales.
Para ello, debes tener en cuenta en particular tanto los indicadores del proyecto como aquellos asociados al rendimiento del almacén, por ejemplo:
- Productividad: el tiempo necesario para realizar determinadas acciones, el número de pedidos procesados por hora o por día y el nivel de precisión de los envíos con respecto al sistema anterior;
- La precisión de las existencias, que debe mejorarse con un SGA;
- El porcentaje de errores: envíos incorrectos, errores de picking, devoluciones, etc.
Ten en cuenta también los comentarios de los usuarios sobre el terreno. Son los que mejor situados están para ofrecerte una primera valoración positiva o negativa del éxito del proyecto. Han estado presentes durante todo el proyecto, han recibido formación y utilizan el SGA a diario. Los comentarios sobre su experiencia permiten realizar optimizaciones y ajustes de los que el sistema se beneficiará.
El objetivo principal de este balance después del proyecto es garantizar la estabilidad de la herramienta en tu entorno. Comporta, sin embargo, un proceso de mejora continua y contribuye también a mantener la implicación de los equipos al demostrar que se tienen en cuenta sus esfuerzos y sus comentarios.
Desarrollo de especificidades dentro de un proyecto de SGA
Es importante tener en cuenta los aspectos específicos asociados a un proyecto de SGA. Esas características específicas permiten personalizar la solución de gestión del almacén más allá de la funcionalidad estándar de la herramienta. La personalización del SGA suele considerarse una manera de optimizar los procesos y mejorar la eficacia operativa.
Sin embargo, algunos requisitos específicos identificados durante la fase de diseño, a raíz de nuevas demandas específicas de la actividad, conllevan costes adicionales. Es indispensable encontrar el equilibrio entre los desarrollos estándar y los específicos para evitar incrementar sin necesidad los plazos y los costes del proyecto.
Las características específicas deben determinarse lo antes posible en la fase de preventa para evitar sorpresas. Si se identifican durante la fase de diseño, colabora estrechamente con la empresa de SGApara definir claramente las expectativas. Debe evaluarse el ROI de cada desarrollo específico a fin de garantizar que sea pertinente y determinar su impacto económico. Por ejemplo, Manitou, cliente de Reflex, colaboró con este para crear un core business model para su SGA y acelerar los despliegues en sus demás centros internacionales, con lo cual se redujeron los costes generales del proyecto cumpliendo al mismo tiempo requisitos logísticos específicos. Este proceso, denominado «Tribunal de desarrollos específicos», permitió cerrar, uniformizar al máximo la solución objetivo y limitar las especificidades.
Conviene sacar el máximo partido de las prestaciones estándar del SGA para mantener los costes bajo control. Los editores de SGA ofrecen soluciones específicas de actividad con una amplia funcionalidad estándar, a diferencia de ciertos módulos de SGA de editores de ERP, que pueden tener un alcance básico más restringido. Todo depende de tus necesidades y de las limitaciones de tu sistema de información actual.
Ejemplos de proyectos de SGA exitosos
En los últimos diez años, existen ejemplos concretos de proyectos y estrategias de SGA exitosos que ilustran las mejores prácticas y ponen de manifiesto las ventajas de una implementación bien gestionada. Los editores no dudan en hacerlo saber.
«Reflex WMS ha demostrado su flexibilidad para procesar y enviar a la vez los palets y sus paquetes, y nos aporta una visión de conjunto de nuestras existencias tanto en nuestras fábricas como en nuestros almacenes. Su sencillez de aprendizaje es especialmente importante en los almacenes de envasado y distribución, donde Duracell cuenta con muchos empleados temporales durante los picos de actividad ». Director informático para Europa, Asia y Global BtoB en Duracell.
«Reflex respondía bien a nuestras necesidades actuales y futuras, y nos convenció la capacidad de los equipos de Hardis Group para ofrecer una asistencia global y local a la vez, Tras Polonia, España y Suecia, prevemos desplegar Reflex en un nuevo almacén situado en el sur de Francia y posiblemente en otros almacenes nuevos en Europa ». Director logístico del grupo, Grupo Raja.
Claves según Gartner para el éxito de un proyecto de SGA
En conclusión y para finalizar, a continuación, se indican los cinco inputs que deben tenerse en cuenta según Gartner Peers Insight y su estudio «Lessons learned: Implementing Warehouse System Management»:
- Lección n.º 1: Determinar los requisitos y factores clave de tu SGA; establecer criterios de selección de proveedores;
- Lección n.º 2: Evaluar a los editores en función de los requisitos funcionales, realizar demostraciones para encontrar la solución adecuada;
- Lección n.º 3: Crear un plan de integración de la implementación sólido; preparar el entorno del almacén antes del despliegue;
- Lección n.º 4: Facilitar la formación continua de los usuarios: Crear equipos internos para dirigir la implementación;
- Lección n.º 5: Elegir un colaborador con experiencia para la implementación.