Requisitos del SGA: consejos y plantilla de pliego de condiciones

¿Qué es un pliego de condiciones o RFP de SGA?

El pliego de condiciones o RFP de un sistema de gestión de almacén es un documento detallado elaborado por una empresa que tiene la intención de invertir en un SGA o cambiar su software actual de gestión de almacén. El documento establece los objetivos de la empresa, los procesos logísticos objetivo, los requisitos funcionales, las limitaciones técnicas y de tiempo, etc. Sirve de base para la comunicación y la negociación entre la empresa y los posibles proveedores del software durante un proceso de licitación.

¿Por qué es indispensable un pliego de condiciones o RFP para elegir un SGA?

El pliego de condiciones o RFP constituye el marco que guía todo el proceso de selección del SGA, lo que permite a la empresa:

• Asegurarse de que se atiendan los requisitos
• Obtener más información de los distinto software de SGA
• Minimizar el riesgo de malentendidos o malas interpretaciones en las relaciones con los proveedores
• Evaluar objetivamente las propuestas de los posibles proveedores
• Facilitar la selección de la solución que mejor se adapte a los requisitos específicos
• Fijar la base para una colaboración satisfactoria a largo plazo

¿Qué debería contener una plantilla de pliego de condiciones de SGA? 

1. Finalidad y contexto de la licitación

La introducción del pliego de condiciones debe describir la finalidad y el contexto de la licitación, empezando por los motivos por los que la empresa quiere desplegar un SGA o cambiar el sistema existente y si el proyecto forma parte de un programa más amplio de mejora de la cadena de suministro.

El documento también debe indicar:

• Los antecedentes que han llevado al proceso, como pueden ser nuevos retos en el sector o la industria, problemas específicos a los que se enfrenta la empresa u oportunidades que la empresa quiere aprovechar
• Los objetivos generales que se persiguen invirtiendo en un SGA o cambiando el sistema existente
• El alcance: número de almacenes y países, operaciones comerciales cubiertas
• El calendario provisional, con las fechas clave del proyecto y el proceso de selección, así como el periodo previsto y los plazos para el lanzamiento del SGA
• Una lista de apéndices como el informe de auditoría y las recomendaciones elaboradas por una consultora de cadena de suministro, los planos y esquemas de los almacenes y las especificaciones técnicas de los demás sistemas con los que el SGA deberá interactuar
• Los datos de contacto de las personas con las que los posibles proveedores pueden contactar para solicitar aclaraciones si es necesario

2. Visión general de la empresa y los centros logísticos

El pliego de condiciones de SGA incluirá obviamente una descripción de las operaciones comerciales de la empresa y sus canales de venta y distribución, así como información sobre los procesos logísticos y los requisitos específicos de la organización:

• Ubicación y tamaño de los almacenes o las tiendas donde se desplegará el SGA
• Datos sobre los usuarios (número y perfil)
• Tipos de flujos en origen y al final de la cadena con los proveedores y los clientes (B2B, B2C, etc.)
• Tipos de productos almacenados en los centros
• Información sobre volúmenes (número de líneas de pedido, número de artículos, etc.)
• Variaciones estacionales y otras variaciones de flujos
• Descripción detallada de la organización logística objetivo a corto y medio plazo

3. Objetivos

En el documento se tendrán que especificar los objetivos del proyecto de SGA, por ejemplo:

• Incrementar la productividad y la eficiencia operativa
• Reducir los errores relacionados con las existencias o el picking de pedidos
• Mejorar procesos específicos
• Automatizar o mecanizar procesos específicos
• Controlar los costes de logística y transporte

4. Entorno de trabajo, equipos y ergonomía

Es imprescindible que el pliego de condiciones de SGA ofrezca una visión general detallada del hardware de TI y de los equipos existentes (cintas transportadoras, robots de picking, sistemas de embalaje automatizados, grúas apiladoras, etc.), así como del software con el que el SGA deberá interactuar (el sistema de ERP, el TMS, el OMS y la plataforma de e-commerce).

También es importante establecer las limitaciones ergonómicas que pueda haber para el sistema de gestión de almacén.

5. Problemas actuales

En este apartado del pliego, se debe ofrecer a los proveedores una visión clara de los problemas que la empresa se enfrenta y las mejoras necesarias para que los proveedores propongan las soluciones adecuadas. Dicho de otro modo, es necesario describir:

• Los problemas que plantea el SGA o los métodos de trabajo existentes, como información sobre existencias inexacta, retrasos en el picking de pedidos o problemas con la gestión de las devoluciones
• Incidentes recurrentes que afectan a la productividad, la rentabilidad, la satisfacción del cliente, etc.

6. Requisitos funcionales detallados

El documento debe incluir evidentemente una descripción detallada de los requisitos y las características del SGA que se esperan para cada flujo logístico:

• Recepción, inspección y almacenamiento: recepción de los artículos que llegan, inspecciones de las cantidades y los productos, gestión de las devoluciones, almacenamiento o re almacenamiento, etc.
• Gestión de las existencias: gestión de las ubicaciones, supervisión de las existencias en tiempo real, reglas de reaprovisionamiento y umbrales de alerta, gestión de inventario, etc.
• Picking de pedidos: requisitos en cuanto al picking manual o automatizado, embalaje o co-packing, etiquetado, etc.
• Gestión del envío y el transporte: gestión de las horas límite de transporte y las etiquetas, optimización de las tasas de rellenado de los camiones, etc.
• Colaboración con el ecosistema de proveedores y transportistas
• Paneles de control e informes en tiempo real: paneles de control e indicadores de supervisión (KPI en tiempo real o históricos), así como tipos de informes necesarios
• Características específicas: gestión de lotes, fechas de caducidad o productos peligrosos, trazabilidad de las operaciones logísticas y los productos, etc.

7. Especificaciones técnicas y limitaciones de integración  

El documento también debe enumerar las especificaciones técnicas del SGA:

• Infraestructura de TI existente
• Instalación in situ o en modo SaaS
• Compatibilidad con otros sistemas existentes
• Requisitos en materia de cifrado, autenticación y copia de seguridad de los datos, así como frecuencias y acuerdos de actualización
• Niveles de disponibilidad y rendimiento esperados (SLA), así como requisitos de seguridad de datos
• Etc.

8. Asistencia al proveedor y/o integrador

En el pliego de SGA también indica los servicios de despliegue de aplicaciones, gestión de cambios y formación de personal que se espera que el proveedor proporcione, y las expectativas de asistencia técnica, mantenimiento y actualizaciones del SGA.

9. Criterios de selección del SGA

Por último, aunque no por ello menos importante, el documento debe indicar los criterios que constituirán una prioridad para seleccionar el SGA. Cabe plantearse también solicitar a los posibles proveedores una copia de la hoja de ruta de su producto para poder tener una idea de la escalabilidad de la aplicación. También puedes solicitar referencias de otros clientes con requisitos y problemas similares a los tuyos (o incluso solicitar una visita a un centro logístico).

¿Quién debe elaborar el pliego de condiciones de SGA? 

Todo el personal interno y los departamentos que participan en el despliegue del SGA deben participar en la elaboración del pliego de condiciones. Eso incluye:

• El departamento de logística y cadena de suministro, que tiene un conocimiento general de los objetivos de la empresa y del encaje de sus almacenes en la cadena de suministro global
• Los usuarios clave, que tienen un conocimiento práctico de las operaciones diarias y de las dificultades a las que se enfrentan
• El departamento de TI, que tendrá que establecer las especificaciones técnicas que el SGA debe cumplir y asegurarse de que sea compatible con los demás sistemas
• Dirección sénior, que tendrá que aprobar los objetivos estratégicos del proyecto y dar el visto bueno a la decisión final

Si la empresa tiene operaciones logísticas complejas, pretende desplegar el SGA en varios centros o países, gestiona un almacén automatizado o tiene otros requisitos específicos, puede que convenga solicitar los servicios de una consultora externa especializada en sistemas de información de logística. Sus expertos pueden sugerir maneras de mejorar la organización y los procesos logísticos, ayudar a formalizar los requisitos e incluso asistir en la selección de un SGA.

¿Cuándo debe elaborarse el pliego de condiciones?

Antes de elaborar el pliego de condiciones, es importante analizar los requisitos estratégicos, de logística y de TI, tanto actuales como futuros, y establecer los objetivos a medio y largo plazo. Como sucede con cualquier proyecto de TI, el Pliego de condiciones solo se puede empezar a elaborar una vez que se tienen claros los objetivos generales y la dirección sénior los ha aprobado.

En cualquier caso, el pliego de condiciones debe elaborarse antes de iniciar conversaciones con posibles proveedores, ya que usarán el documento para dar forma a su propuesta, lo que te permite recibir ofertas apropiadas al contexto que puedes comparar con unos mismos criterios.

Requisitos del SGA: errores clave que deben evitarse

Por último, vamos a enumerar los errores clave que deberían evitarse:

• Ser imprecisos sobre los requisitos y las características esperadas del SGA, lo que puede ocasionar retrasos en el despliegue o incluso inducirte a optar por la solución inadecuada.
• No implicar a los usuarios finales, lo que podría dar lugar a que el Pliego de condiciones no refleje las necesidades reales de estos.
• Pasar por alto futuros requisitos: es fundamental comprobar si el SGA es escalable y capaz de adaptarse a futuras necesidades
• Subestimar el nivel de asistencia en materia de gestión de cambios y de formación que se necesitará, lo cual puede dar lugar a retrasos en la adopción y el uso de la nueva aplicación
• No tener en cuenta los aspectos técnicos y los posibles problemas relacionados con la integración con otros sistemas
• No definir y sopesar adecuadamente los criterios de selección del SGA
• No prever una fase de pruebas y validación en condiciones reales antes del Go Live del sistema, así como un periodo posterior durante el que el proveedor corrija los problemas identificados durante dicha fase