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Cahier des charges WMS : conseils de rédaction et exemple

La rédaction d’un cahier des charges WMS en amont de l’acquisition d’un logiciel de gestion d’entrepôt est indispensable. Ce document permet de détailler vos objectifs et vos attentes, décrire vos processus logistiques, préciser avec quels autres logiciels le WMS devra être interfacé, (ERP, TMS, etc.), afin, in fine, de permettre aux éditeurs consultés de répondre à votre projet. Nous vous proposons une liste détaillée des principaux éléments à intégrer dans un cahier des charges WMS, pour poser les bases d’une bonne collaboration avec l’éditeur qui sera sélectionné à l’issue de la consultation.

 

Qu’est-ce qu’un cahier des charges WMS ?

Un cahier des charges WMS (Warehouse Management System) est un document qui formalise de manière détaillée les objectifs, les processus logistiques cibles, les besoins fonctionnels, les contraintes techniques et temporelles, etc. d’une entreprise, le client, qui souhaite s’équiper ou changer de logiciel de gestion d’entrepôt. Ce document sert de base de communication et de négociation entre l’entreprise et les éditeurs consultés lors d’un appel d’offres.

Pourquoi un cahier des charges est-il indispensable dans un projet WMS ?

Le cahier des charges sert de référentiel tout au long de la sélection d’un WMS. Il permet de :

  • S’assurer que tous les besoins de l’entreprise sont pris en compte ;
  • Faciliter la comparaison des différentes solutions WMS ;
  • Minimiser les risques d’incompréhension ou de mauvaise interprétation entre l’entreprise et les éditeurs consultés ;
  • Évaluer de manière objective les offres des éditeurs consultés ;
  • Faciliter le choix de la solution la plus adaptée aux besoins spécifiques de l’entreprise ;
  • Poser les bases d’une collaboration fructueuse et pérenne.

Exemple de cahier des charges WMS

Les équipes Reflex ont répondu à plusieurs centaines d’appel d’offres. Nous vous proposons de télécharger gratuitement un exemple de cahier des charges WMS au format PDF pour votre projet qui tient compte des bonnes pratiques et des enseignements tirés depuis 30 ans.

 

Un modèle de cahier des charges WMS à disposition

Que doit contenir un cahier des charges WMS ?

1. Objet et cadre de la consultation

En introduction, le cahier des charges doit préciser l’objet et le cadre de la consultation, à commencer par les raisons pour lesquelles votre entreprise cherche à déployer ou à changer de logiciel de gestion d’entrepôt, et si ce projet fait partie d’une initiative plus large pour améliorer sa supply chain.

Le document doit également indiquer :

  • Le contexte dans lequel la consultation s’inscrit : nouveaux défis dans votre secteur d’activité, enjeux spécifiques auxquels votre entreprise est confrontée, ou des opportunités que l’organisation souhaite saisir.
  • Les objectifs globaux liés au déploiement ou au changement d’outil WMS. ans.
  • Le périmètre de la consultation : nombres d’entrepôts et pays concernés, activités
  • Le calendrier prévisionnel : dates clés de la consultation et sélection, période et délais envisagés pour effectuer le déploiement du WMS.
  • Une liste de documents annexes tels que l’audit et les recommandations d’un cabinet de conseil en supply chain, le plan du ou des entrepôts, les spécifications techniques des systèmes avec lequel le WMS devra communiquer…
  • Les coordonnées des contacts à joindre pour éclaircir certains points, si nécessaire.

 

2. Présentation de votre entreprise et de votre ou vos site(s) logistique(s)

Le cahier des charges comprend évidemment une description de l’activité de votre entreprise, de ses canaux de vente et de distribution, ainsi que des informations sur les spécificités logistiques de votre société :

  • Localisation et taille de votre ou vos entrepôt(s) ou magasins à équiper du WMS
  • Profil et nombre d’utilisateurs
  • Types de flux amont et aval avec vos fournisseurs et clients (BtoB, BtoC…)
  • Types de produits stockés
  • Volumétrie : nombre de lignes de commandes, nombre de références…
  • Saisonnalité et variations des flux
  • Description détaillée de l’organisation logistique cible, à court et moyen termes

 

3. Définition de vos objectifs

Dans ce document, vous devez préciser les objectifs que vous souhaitez atteindre avec ce projet WMS. Ces objectifs peuvent être :

  • L’amélioration de la productivité et de l’efficacité opérationnelle
  • La réduction des erreurs de stock ou de préparation de commandes
  • L’amélioration de certains processus
  • L’automatisation ou la robotisation de certains processus
  • La maîtrise des coûts aussi bien liés à la logistique qu’au transport

 

4. Environnement de travail, matériels et ergonomie

Dans le cahier des charges, il est indispensable de faire un état des lieux des terminaux informatiques, des équipements existants (convoyeurs, robots de préparation, trieurs, systèmes d’emballages automatisés, transstockeurs…) et des logiciels avec lesquels le WMS devra être interfacé (ERP, TMS, OMS, plateforme e-commerce…).

Un point ne doit pas être négligé, à savoir vos attentes en matière de contraintes ergonomiques du logiciel de gestion d’entrepôt.

 

5. Points de dysfonctionnement

L’objectif de cette partie du cahier des charges est de fournir aux fournisseurs consultés une compréhension claire des problèmes existants et des améliorations nécessaires, afin qu’ils puissent proposer des solutions adéquates. Il s’agit de décrire :

  • Les problèmes rencontrés avec le WMS actuel ou les méthodes de travail en place : imprécision des stocks, retards dans la préparation des commandes, difficultés dans la gestion des retours, par exemple.
  • Les incidents qui se produisent fréquemment et qui affectent la productivité, la rentabilité, la satisfaction client…
  • Les attentes dans les domaines où des gains et des améliorations sont attendus.

 

6. Expression détaillée de vos besoins fonctionnels

Un cahier des charges WMS doit évidemment également comprendre une description détaillée de vos besoins et des fonctionnalités WMS attendues pour chaque flux logistique :

  • Réception, contrôle et mise en stock des marchandises : réception des marchandises, contrôle des quantités et des produits, gestion des retours, mise ou remise en stock…
  • Gestion des stocks : gestion des emplacements, suivi en temps réel des stocks, règles de réapprovisionnement et seuils d’alerte, gestion des inventaires, etc.
  • Préparation des commandes : besoins en matière de picking manuel ou automatisé, d’emballage ou de copacking, d’étiquetage…
  • Expédition et gestion des transports : gestion du cut off transport, gestion des étiquettes de transport, optimisation du remplissage des camions…
  • Collaboration avec votre écosystème de fournisseurs et de transporteurs.
  • Tableaux de bord temps réel et reporting : tableaux de bord et indicateurs à suivre (KPI en temps réel ou historiques) ainsi que types de rapports nécessaires.
  • Fonctionnalités spécifiques : gestion des lots, des dates limites ou des produits dangereux, traçabilité des opérations logistiques et des produits…

 

7. Spécifications techniques et contraintes d’intégration

Dans le document, détaillez les spécificités techniques du WMS :

  • Infrastructures informatiques existantes
  • On-premise ou SaaS
  • Compatibilité avec d’autres systèmes en place
  • Exigences en termes de cryptage, d’authentification, et de sauvegarde des données ; rythme et modalités de mise à jour
  • Niveaux de disponibilité, de performance (SLA) et de sécurité des données attendus ;

 

8. Accompagnement de l’éditeur et/ou de son intégrateur

Dans le cahier des charges WMS, vous devez également spécifier vos attentes en matière de services proposés pour déployer la solution, d’accompagnement au changement et de formation de vos équipes, de support technique, de maintenance et de mise à jour du WMS.

 

9. Critères de sélection du WMS

Enfin, le cahier des charges doit indiquer les critères prioritaires de sélection du WMS. Pensez également à demander aux éditeurs consultés leur roadmap produit, afin d’avoir une idée de son évolutivité, et des références clients (voire une visite d’un site logistique) d’entreprises ayant des besoins et problématiques similaires aux vôtres.

Qui doit rédiger le cahier des charges WMS ?

En interne, tous les services et acteurs concernés par le déploiement du WMS doivent être associés à la rédaction du cahier des charges, à savoir :

  • La direction logistique ou supply chain, qui a une vue d’ensemble des objectifs à atteindre et de la manière dont les entrepôts s’intègrent dans la chaîne d’approvisionnement globale.
  • Des utilisateurs clés finaux (key users), qui ont une connaissance pratique des opérations quotidiennes et des défis auxquels ils sont confrontés.
  • La direction informatique (DSI), pour définir les spécifications techniques auxquelles le WMS devra répondre et s’assurer de sa compatibilité avec les autres systèmes.
  • La direction générale, pour valider les objectifs stratégiques du projet. C’est elle qui donnera l’approbation finale.

Dans certains cas (logistique complexe, déploiement multisites ou multi-pays, entrepôt automatisé…), passer par un cabinet de conseil externe spécialisé dans les systèmes d’information logistiques est recommandé pour challenger le schéma et les processus logistiques afin de les optimiser, aider à lister les besoins et assister l’entreprise dans le choix du WMS.

Quand doit être rédigé le cahier des charges ?

Avant de commencer la rédaction du cahier des charges, une phase d’analyse de vos besoins stratégiques, logistiques et informatiques, actuels et futurs, ainsi que de définition des objectifs à moyen et long terme, est nécessaire. Comme pour tout projet informatique, ce n’est qu’une fois que les objectifs généraux sont clairs et approuvés par la direction générale que la rédaction du cahier des charges peut commencer.

Dans tous les cas, le document doit être rédigé avant d’entamer des discussions avec les fournisseurs potentiels car il les guide dans leur réponse à votre appel d’offres, vous donne la garantie d’obtenir des réponses adaptées à votre contexte et de pouvoir comparer les offres sur la base des mêmes critères.

Cahier des charges WMS : les principales erreurs à éviter

Pour finir, nous vous proposons une liste des principales erreurs à éviter :

  • Manquer de précision au sujet des besoins et des fonctionnalités attendues, ce qui peut conduire à des retards dans le déploiement de la solution, voire à aboutir au déploiement ou au choix d’une solution inappropriée.
  • Ne pas impliquer les utilisateurs finaux, le risque étant que le cahier des charges ne reflète pas les besoins réels des utilisateurs.
  • Ignorer vos futurs besoins : il est impératif d’évaluer que le WMS est scalable et évolutif, et de s’assurer qu’il pourra s’adapter aux besoins futurs.
  • Sous-estimer les besoins en accompagnement du changement et en formation, au risque que l’adoption et l’adhésion à la nouvelle solution soient ralenties.
  • Négliger les aspects techniques et les potentiels problèmes d’intégration avec d’autres systèmes.
  • Ne pas définir clairement et pondérer les critères de choix du WMS.
  • Ne pas prévoir de phase de test et de validation en conditions réelles du système avant son déploiement (go live), ainsi qu’une période pendant laquelle le fournisseur s’engage à corriger les éventuels problèmes identifiés lors de cette phase.