Comment calculer son OTIF pour mesurer la performance de sa supply chain ?

De plus en plus d’entreprises utilisent l’OTIF pour contrôler et optimiser leur performance logistique et l’efficacité globale de leur supply chain. Comment le calculer ? Quelles sont ses caractéristiques, différences et avantages par rapport à d’autres indicateurs clés de performance (KPI) ? Comment évaluer si votre score est bon vis-à-vis de vos clients, de vos concurrents et plus généralement dans votre secteur d’activité ?

Définition : Qu’est-ce que l’OTIF ?

L’OTIF, qui signifie « On Time In Full » est un indicateur de performance utilisé pour mesurer l’efficacité logistique d’une entreprise et de sa supply chain. Il aide à comprendre si les commandes ont été livrées au complet et à temps. Le calcul de l’OTIF se fait avec la formule suivante : OTIF = (Nombre de commandes complètes et dans les délais/ Nombre total de commandes) x 100.

L’indicateur OTIF se décompose de la façon suivante :

  • On-Time (dans les temps) : une partie de cet indicateur mesure si les expéditions sont réalisées dans les délais requis. Il s’agit donc de vérifier que les clients reçoivent leurs produits à la date et à l’heure où ils les attendent.
  • In-Full (en intégralité) : cette métrique évalue si ce qui a été livré est conforme à ce qui a été commandé (quantité, produits et lieu de livraison). En d’autres termes, c’est une mesure de l’exactitude et de l’exhaustivité des produits expédiés par rapport à ce qui a été commandé par les clients.

L’OTIF a été créé en 2017 par Walmart pour évaluer la capacité de ses fournisseurs à livrer les commandes à temps et pénaliser ceux qui ne respectaient pas leurs engagements. L’objectif de cet indicateur était aussi d’assurer une meilleure disponibilité des produits pour les clients et une gestion plus efficace des stocks.

Également appelé « Delivered In Full On Time » (DIFOT), l’OTIF est devenu un indicateur clé dans la logistique car il permet de contrôler la ponctualité et la complétude des livraisons, et donne donc aux entreprises une vue d’ensemble de la qualité de service logistique du point de vue du client.

Quels sont les avantages d’utiliser l’OTIF en tant que KPI ?

Bien que des indicateurs tels que le taux de service, les délais de livraison ou encore le taux de rotation des stocks soient utiles, ils offrent une vue parcellaire de la performance logistique d’une entreprise.

Par exemple, un taux de service élevé peut coexister avec des retards de livraison fréquents. De même, si le taux de rotation optimal des stocks est indispensable pour maîtriser les coûts logistiques, il n’indique pas si les commandes sont traitées dans les temps.

L’OTIF fournit une évaluation plus globale de la supply chain, qui combine mesure de l’efficacité opérationnelle et de la satisfaction des clients, deux facteurs essentiels pour créer un avantage compétitif et le conserver. Cet indicateur est désormais de plus en plus utilisé parce qu’il contribue à identifier rapidement les mesures correctives et à améliorer en continu la performance logistique.

Mesure de la ponctualité des livraisons

L’OTIF permet de contrôler que les délais de livraison sont respectés, d’identifier les clients affectés par les retards et de comprendre l’origine des retards : type de produits livrés dans les délais ou en retard, problèmes liés à des ruptures de stock, de planification des ressources, de production ou aux transporteurs.

Évaluation de la complétude des livraisons

Est-ce que tous les produits commandés ont bien été livrés au client ? L’OTIF apporte une réponse à cette question. Il permet donc de mesurer l’efficacité des processus de préparation de commandes tout en facilitant la détection de problèmes tels que les erreurs de picking ainsi que leur fréquence, ou encore l’insuffisance de niveaux de stocks de certains produits pour répondre dans les temps à la demande.

Pourquoi utiliser l’OTIF pour mesure la performance logistique ?

L’OTIF agit comme un mécanisme délivrant des données détaillées sur la performance logistique. La surveillance et l’obtention d’un pourcentage élevé pourront se traduire par les bénéfices suivants pour la société :

  • Amélioration de la satisfaction client : des livraisons dans les temps, sans erreur et complètes contribuent à fidéliser les clients, et à en gagner d’autres, du fait d’une bonne perception de la qualité de services.
  • Réduction des coûts : en améliorant l’OTIF, les coûts engendrés par les pénalités de retard pour non-respect des délais, les réexpéditions ou encore de litiges avec les clients se réduisent, améliorant la rentabilité des entreprises.
  • Optimisation des stocks : cet indicateur permet de diminuer les ruptures de stocks, préjudiciables aux ventes et à la satisfaction client, et d’éviter les surstocks qui conduisent à une immobilisation inutile et engendrent des coûts de stockage.
  • Performance opérationnelle : l’OTIF permet d’identifier les dysfonctionnements, de mettre en place des actions correctives voire de déterminer les investissements à réaliser (changement de WMS, mécanication ou robotisation de certains processus, emploi de plus d’intérimaires sur une période donnée…) pour optimiser la supply chain.
  • Visibilité globale de la performance de la supply chain depuis les fournisseurs jusqu’aux transporteurs, en passant par les centres logistiques.

Pourquoi l’OTIF peut-être difficile à calculer ?

Bien que l’OTIF soit l’indicateur le plus précis pour disposer d’une visibilité globale et réaliste de la performance logistique, son calcul peut s’avérer complexe en raison de plusieurs facteurs.

Mesure multidimensionnelle

Cet indicateur ne consiste pas seulement à contrôler que les expéditions arrivent à temps, mais aussi que la commande est complète et exacte. Il nécessite donc de suivre deux aspects distincts et est donc plus complexe à mettre en œuvre et à mesurer.

Collecte des données

Le calcul de l’OTIF nécessite de collecter et compiler des données provenant de différentes sources d’information, ce qui peut s’avérer difficile, en particulier dans les grandes organisations qui disposent de plusieurs canaux de distribution ou dans les cas où certains processus logistiques sont externalisés.

Interprétation des données

Les critères relatifs à la notion de « ponctualité » et d’« intégralité » peuvent varier d’une organisation à l’autre, voire d’un service à l’autre au sein d’une même organisation. Par exemple, un envoi est-il considéré comme étant « à temps » s’il arrive à la fin du jour de livraison promis ? De même, pour « en totalité » : s’agit-il de la quantité exacte commandée ou existe-t-il une marge de tolérance en fonction des clauses du contrat passé avec le client ?

Facteurs externes

Les retards de transport, les problèmes d’approvisionnement auprès de certains fournisseurs, les pénuries de certains produits ou composants ou encore le temps nécessaire pour effectuer les démarches douanières ont un impact sur les résultats de l’OTIF. Ces facteurs externes ne sont pas imputables directement aux plateformes logistiques qui préparent reçoivent et préparent les commandes.

Intégration de différents logiciels

Pour calculer l’OTIF, il faut que les différents systèmes informatiques (ERP, OMS, plateforme e-commerce, WMS, CRM, TMS, suivi de flotte de camions…) soient interfacés et capables d’échanger leurs données en temps réel.

Comment calculer l’OTIF ?

La formule pour calculer l’OTIF d’une entreprise est : (Nombre de commandes complètes et dans les délais/ Nombre total de commandes) x 100.

Plus le score de l’OTIF est élevé, plus la performance logistique est bonne. À l’inverse, un score assez faible indique que des améliorations doivent être apportées. Un score égal ou supérieur à 95 % est généralement considéré comme étant bon . Cependant, chaque secteur d’activité a ses propres standards, au global ou sur les deux métriques mesurées : on-time ou in-full. Un score global de 95 % peut être considéré comme excellent dans un secteur, mais seulement moyen dans un autre .

L’OTIF peut se décomposer comme suit :

 

Indicateurs Descriptions
Taux de livraison à temps / On-Time Delivery Rate Ratio des livraisons effectuées à la date promise ou avant.
Taux de livraison complète / In-Full Delivery Rate Ratio des livraisons effectuées avec tous les articles commandés.
Taux d’exactitude des préparations / Order Accuracy Rate Pourcentage des commandes exécutées sans erreur de quantité ou de produit.
Taux de livraison sans dommages / Damage-Free Delivery Rate Pourcentage de livraisons effectuées sans dommages aux articles.
Délai de préparation de commande / Order Lead Time Temps écoulé entre la passation de la commande et l’achèvement de la livraison.
Taux de retour / Return Rate Pourcentage de commandes retournées en raison de problèmes tels que des erreurs ou des dommages.

Comment définir votre OTIF cible ?

Pour déterminer votre OTIF cible, il faut tenir compte de plusieurs éléments :

  • Benchmark sectoriel : les standards varient d’un secteur à l’autre. Par exemple, en e-commerce ou dans le secteur des biens de consommation, un OTIF de 95 % ou plus est la norme. En revanche, dans les secteurs où les produits ou les supply chain sont plus complexes, comme l’aérospatiale ou l’automobile, le standard est généralement moins élevé.
  • Benchmark concurrentiel : quel sont les engagements pris par vos concurrents auprès de leurs clients ?
  • Performances historiques : l’OTIF cible se fixe en fonction de vos performances logistiques actuelles en matière de respect des délais et de taux de service, ainsi que des retours d’expérience et commentaires de vos clients.
  • Objectifs internes : ils doivent être ambitieux mais réalisables et alignés sur les objectifs stratégiques globaux de votre entreprise, tels que l’augmentation des ventes, la réduction du taux de churn, la fidélisation de vos clients, l’élimination de dysfonctionnements identifiés, etc.

Comment améliorer votre OTIF ?

Il existe différentes stratégies pour améliorer le score OTIF de votre entreprise telles que :

  • Une meilleure anticipation de la prévision de la demande afin d’éviter les ruptures de stocks ou les surstocks
  • L’optimisation des transports et des itinéraires
  • La mise en œuvre d’outils pour favoriser la collaboration avec les fournisseurs et les transporteurs
  • La mise en place de systèmes mécanisés ou robotisés pour accélérer et fiabiliser les préparations de commandes
  • Le déploiement ou le remplacement de votre logiciel de gestion d’entrepôt (WMS)

Le dernier point sur le WMS est important. Ce logiciel joue un rôle primordial pour améliorer l’OTIF car il automatise divers aspects des opérations réalisées au sein des entrepôts logistiques : optimisation des réceptions, gestion des stocks et des emplacements de stockage, orchestration des processus de préparation et d’emballage, réallocation dynamique et en temps réel des ressources pour respecter les délais annoncés aux clients, etc.

Le WMS permet par ailleurs de réagir plus rapidement aux variations de la demande et de l’offre, ce qui permet d’éviter les ruptures de stock ou le surstockage. Enfin, il rationalise les opérations au sein de l’entrepôt, réduisant les erreurs et les retards dans le traitement des commandes, qui sont des facteurs essentiels pour atteindre des scores OTIF élevés.

OTIF versus OTD

L’OTIF (On Time In Full) et l’OTD (On Time Delivery) sont tous deux des indicateurs de performance logistique et supply chain, mais ils mesurent des aspects différents.

L’OTD se concentre sur la ponctualité des livraisons. Il mesure si les marchandises sont livrées à la date et l’heure convenue. L’OTIF, comme indiqué plus haut, est un indicateur plus complet puisqu’il mesure à la fois le respect des délais et l’exhaustivité/exactitude des livraisons.

Par conséquent, si l’OTD est une composante essentielle de l’OTIF, l’OTIF offre une approche plus globale pour évaluer l’efficacité et la performance logistique.

Ce qu’il faut retenir au sujet de l’OTIF

L’OTIF (On Time In Full) est un indicateur qui permet d’évaluer si les commandes ont été livrés dans les délais attendus par vos clients, en intégralité et sans erreur. Il est de plus en plus utilisé par les logisticiens car il offre une approche axée sur la satisfaction client.

Si sa mise en œuvre est plus délicate pour l’entreprise que d’autres indicateurs, car elle implique notamment de collecter et d’agréger des données en provenance de différents systèmes informatiques, l’OTIF permet de disposer d’une vision globale à la fois de l’efficacité opérationnelle et de la performance globale de la supply chain.

Cette visibilité est clé pour identifier les axes d’amélioration et optimiser en continu les opérations logistiques afin de renforcer la confiance et la fidélité des clients.