Allineamento a monte di un progetto WMS: una fase cruciale
Il progetto di implementazione di un WMS è un investimento a lungo termine. A tal proposito, la soluzione deve soddisfare le necessità attuali del magazzino e dei suoi team ma essere anche evolutiva per adeguarsi nel tempo all’evolvere di tali necessità.
Se la scelta del software riveste naturalmente una grande importanza (dato che verrà utilizzato quotidianamente), l’allineamento è una fase cruciale per determinare il successo del progetto di implementazione di un WMS. Infatti garantisce l’implementazione di una soluzione adatta alle necessità e alle specificità logistiche di ogni impresa, nel rispetto delle tempistiche e dei costi. Tale fase consiste nel modellare non solo i flussi fisici e informatici ma anche i processi in vigore, interrogandosi sull’eventualità di farli evolvere e/o standardizzarli in base alla loro efficacia e sostenibilità nel tempo, mettendoli a confronto, se necessario, con le buone prassi del settore.
Durante questa fase si prende anche in considerazione tutto l’ecosistema del sito logistico (o dei siti logistici) da equipaggiare: operativo (fornitori, altri magazzini, punti vendita, personale addetto al carico e al trasporto merci, ecc.); informatico (ERP, TMS, piattaforma e-commerce, ecc.) e industriale (nastri trasportatori, stazioni di smistamento, trasloelevatori, pick to light, robot per la preparazione degli ordini, controllo ponderale, ecc.).
Per le implementazioni multisito, la fase di allineamento consente di definire il core model, ovvero l’impostazione più adeguata per tutti i siti, anche se poi sarà necessario apportare qualche rettifica al margine per integrare le specificità di un determinato magazzino logistico o di una determinata attività.
Ascoltare i team logistici e sostenere il cambiamento
Adattare e integrare il WMS al suo ambiente organizzativo, informatico e industriale è una cosa. Ma il successo del progetto di implementazione di un software di gestione di magazzino si misura anche con la rapidità e la fluidità con cui lo strumento viene adottato dai suoi futuri utenti. È quindi fondamentale coinvolgere i team operativi sin dalle fasi di progettazione e allineamento del progetto per determinare se sia effettivamente necessario far evolvere i flussi e i processi. In particolare, sono loro che sanno quali sono quelli che funzionano bene e quali è meglio fare evolvere o standardizzare. Nella pratica, ciò implica la creazione di un gruppo di utenti chiave (key user) per definire, testare e convalidare la soluzione di riferimento su tutti i processi: ricevimento, stoccaggio, preparazione degli ordini e spedizione.
Questo approccio, basato sull’attenzione e sull’ascolto delle necessità operative, consente di gestire al meglio tutti gli aspetti funzionali, limitando il rischio di sforare il budget o di non rispettare le tempistiche. Non elude, tuttavia, due punti: da una parte, per accelerare l’implementazione, è spesso opportuno cominciare da una soluzione che non copra il 100% delle specificità operative. Così è possibile individuare tutte le funzionalità offerte dal nuovo WMS, anche se in seguito si dovrà procedere ad alcune rettifiche. Dall’altra parte, l’introduzione di un nuovo strumento implica un cambiamento. È quindi necessario comunicare informazioni chiave sul progetto ma anche formare e accompagnare l’utilizzo del nuovo strumento, affinché i team lo adottino in modo rapido, totale e consapevole.
Pilotare il progetto dall’inizio alla fine, anche dopo il “go live”
Oltre alla fase iniziale di allineamento – fondamentale per definire le specificità tecniche e funzionali – è anche necessario verificare in ogni fase che il progetto, la cui implementazione dura diversi mesi, sia ben in linea con gli obiettivi di partenza: progettazione, realizzazione, avviamento e stabilizzazione in seguito al “go live”. Ciò implica un pilotaggio globale del progetto e la mobilitazione dei key user in tutte le fasi, anche dopo l’implementazione.
Tuttavia, nei fatti, esistono due tipi di organizzazione all’interno delle aziende. Quelle che coinvolgono i responsabili del magazzino logistico e i key user parallelamente alla loro attività quotidiana. E altre che nominano un team di progetto unicamente per la fase di implementazione iniziale. In ogni caso, per migliorare continuamente una soluzione WMS, è indispensabile predisporre un’organizzazione e dei KPI che consentano di pilotare la sua efficacia dopo la messa in produzione, non fosse altro che per beneficiare delle nuove funzionalità dello strumento.
Progetto WMS: una questione di miglioramento continuo
Considerando tutti gli aspetti organizzativi, informatici, operativi e umani, l’implementazione di un WMS si svolge, in genere, su un periodo che va mediamente dai sei agli otto mesi. Una tempistica che è possibile ridurre istituendo nel WMS processi standard predefiniti, anche se in seguito sarà necessario farli evolvere in un contesto di miglioramento continuo. Un approccio al miglioramento continuo è d’altronde imprescindibile nel caso di un progetto di implementazione più “classico”, che richiede impostazioni più specifiche.
In effetti, qualunque sia il sito logistico, la soluzione WMS implementata dovrà necessariamente adattarsi nel tempo per adeguarsi all’attività aziendale reale e alla sua evoluzione. In altre parole, o nascono nuove necessità sul campo e quindi è necessario capire come risolverle con il WMS o il WMS si arricchisce di nuove funzionalità ed è quindi bene chiedersi se non esista un modo migliore di utilizzarlo. E tutto ciò, sempre in una logica di miglioramento continuo delle prestazioni logistiche.
L’approccio di miglioramento continuo comporta anche l’accompagnamento e la regolare formazione degli operatori ai nuovi processi e alle nuove funzionalità. È così che il WMS e i processi che esso accompagna continuano a essere pertinenti nel tempo, affinché la logistica risponda in modo sempre più efficiente alla promessa cliente.