Passare dal report quantitativo al pilotaggio in tempo reale
In un magazzino, gli indicatori su dati storici forniscono una visione quantitativa (numero di linee, pesi e volumi gestiti…) dell’attività su base giornaliera, settimanale o mensile, per aiutare i responsabili a coordinare meglio l’attività del magazzino. In particolare, una delle loro funzioni è quella di disporre di una vista d’insieme del livello di attività e di qualità fornite, con l’obiettivo di migliorare la performance operativa.
Ma per pilotare un magazzino, ci vogliono tempo e organizzazione quotidiana. Si tratta, innanzitutto, di monitorare lo stato di avanzamento delle operazioni logistiche (ricevimento, preparazione e spedizione merci). Perché è proprio conoscendo l’anticipo o il ritardo accumulato dai team che è possibile fare progetti nello spazio di poche ore, adeguare le priorità, assegnare le risorse nei posti giusti in modo dinamico e, di conseguenza, migliorare l’efficacia globale del magazzino, ottimizzando in modo preciso il tasso occupazionale delle risorse. Si tratta anche di identificare le eventuali anomalie operative (anomalie di stoccaggio, saturazione delle postazioni di picking, supporti preparati ma che sono immobili da un po’…) per correggerle in tempo reale.
Parallelamente, gli indicatori di produttività (rendimento o efficacia rispetto a standard constatati in passato o dal mercato) costituiscono elementi essenziali per, ad esempio, valutare i livelli di impegno corretti (operatori logistici) o identificare la sovra o sotto produttività per ciascun processo (ricevimento, preparazione e spedizione). Questa macro visione è fondamentale per identificare lo scarto rispetto ai valori normali per ciascun flusso logistico ed essere in grado di mettere in atto azioni correttive. Tali indicatori permettono anche di determinare se è necessario organizzare delle formazioni per rinforzare le competenze dei team o se determinati processi devono essere rivisti.
Adeguare gli indicatori alle esigenze degli utenti
Sebbene sembri facile di primo acchito, l’adeguamento degli indicatori alle esigenze di ciascun utente è tutt’altro che sistematica. Eppure, sono proprio i responsabili di team, piattaforme e siti – che conoscono i loro processi – a poter determinare gli indicatori chiave utili per il pilotaggio delle operazioni logistiche e dei loro magazzini.
Questo approccio “bottom-up” significa inoltre che ciascun sito, in base alle sue specificità (dimensioni, processi, volumi, ecc.), deve disporre di indicatori specifici. Non è quindi possibile applicare gli stessi pannelli di controllo per il pilotaggio operativo a tutte le piattaforme logistiche.
Dare prova di inventiva in materia di indicatori
Per proseguire il discorso iniziato al punto precedente, la resa e la formattazione degli indicatori nelle dashboard deve adeguarsi alle preferenze di ciascun utente, poiché è possibile rendere un solo indicatore in tanti modi diversi: un numero, un istogramma, un indicatore di livello, ecc. In base ai destinatari e alle loro abitudini di lavoro e di consumo dell’informazione, la capacità che ciascun utente ha di costruire i propri pannelli di controllo nei formati che più preferisce è sinonimo di un pilotaggio efficace.
Adottare il pilotaggio attivo
È il principio stesso del pilotaggio: disporre di informazioni pertinenti in tempo reale per agire e adottare immediatamente azioni correttive. E quando è possibile fare direttamente leva sulle dashboard, spostando, per esempio, una risorsa in un nuovo team, è ancora più semplice ed efficace. Ciò evita, in particolare, di dover lasciare la dashboard per tornare all’interfaccia del software di gestione di magazzino per fare una qualsiasi azione. Si parla allora di pilotaggio attivo del magazzino.
Condividere gli indicatori e le dashboard
Lanciarsi in un progetto di aggregazione di indicatori e di progettazione di pannelli di controllo è un approccio organizzativo importante: si tratta di definire i dati più pertinenti, in base alle unità funzionali utili per il pilotaggio (ora, team, zona, banchina, ecc.).
Un lavoro a monte è imprescindibile e tanto più importante dato che la maggior parte delle dashboard sono fatte per essere condivise e utili a numerosi interlocutori. In quest’ottica, devono essere accessibili da diversi supporti: computer, telefoni cellulari, visualizzazione su grande schermo nella zona delle banchine… Un modo, inoltre, per coinvolgere tutti i collaboratori in tempo reale.