2019 e 2020: lo smart working spinge sull’acceleratore
Sebbene in questo 2020 lo smart working sia al centro dell’attualità sanitaria, questa pratica aveva già conosciuto una fase di accelerazione massiccia alla fine del 2019 nella regione parigina. La causa: un periodo di sciopero molto difficile, in particolare nel settore dei trasporti pubblici, che aveva trasformato gli spostamenti quotidiani dei lavoratori in una vera crociata. La tendenza non ha cessato di aumentare nel 2020 con i lockdown.
Un’accelerazione massiccia che è stata l’occasione per numerose aziende di dotare i propri collaboratori di un certo numero di strumenti informatici (postazioni di lavoro mobili, accessi a distanza sicuri, soluzioni collaborative come, per esempio, Microsoft Office 365), con l’obiettivo di poter lavorare in smart working sul lungo termine in totale serenità. Ma questa situazione ha anche favorito la realizzazione o lo sviluppo di accordi relativi allo smart working con i rappresentanti del personale.
Crisi e management: decisioni chiare… e illuminate
Tuttavia, nel 2019 continuavano a esistere dei freni in materia di smart working, come, in particolare, la questione del management e delle modalità a cui lo smart working può adattarsi quando i team sono a distanza per un tempo prolungato. Mentre, con il lockdown “duro” della primavera 2020, le imprese e i manager non hanno più avuto scelta: il management si è dovuto adattare a questa situazione eccezionale.
Con il dovuto distacco, è emerso che, oltre a un coinvolgimento rafforzato dei rappresentanti del personale (per esempio, passando da riunioni mensili a settimanali), nel management è stato necessario trovare un equilibrio tra decisioni chiare e forti (soprattutto in un periodo così incerto) e l’indispensabile disponibilità verso i team. In altre parole, ancor più che in presenza, bisogna mescolare top-down (per illustrare orientamenti chiari) e bottom-up (per dimostrare la propria disponibilità verso i team, il che è difficile a distanza).
Nella pratica, ciò si traduce in una sequenza manageriale in quattro tempi: processo decisionale chiaro da parte della direzione, informazione e spiegazioni date ai responsabili, i quali hanno il compito di informare i propri team e, infine, di raccoglierne rapidamente (entro 48 ore) le segnalazioni, con l’obiettivo di chiarire e adattare tali decisioni o prendere in considerazione problematiche individuali. Poiché una delle lezioni apprese durante il primo lockdown è proprio che in situazioni di smart working generalizzato nessuno deve essere lasciato “indietro”, indipendentemente dal problema: figli a casa, difficoltà di connessione, isolamento, abitazione poco adatta allo smart working.
In termini più generali, in un periodo ansiogeno come questo, è fondamentale combinare una grande trasparenza in merito alla salute finanziaria dell’azienda con una disponibilità permanente, in particolare, per esempio, attraverso la realizzazione di sondaggi interni. Il tutto allo scopo di organizzare meglio le priorità una volta di ritorno in ufficio, ove possibile, o di proporre formazioni ai collaboratori che subiscono un calo dell’attività.
Rete sociale d’impresa: mantenere (o creare) relazioni sociali
Se per quanto concerne il management sono a lungo esistiti freni allo smart working, sono anche molti i collaboratori che restano scettici al riguardo. Questo perché, in definitiva, il lavoro in ufficio resta il luogo delle relazioni sociali. Una delle conseguenze dello smart working è il taglio di queste relazioni quotidiane, il che può essere fonte di malessere per molti dipendenti.
In questo contesto, l’introduzione di una piattaforma di comunicazione e di collaborazione o di una rete sociale d’impresa (RSI), come workplace from FACEBOOK, è una soluzione per mantenere le relazioni sociali tra tutti i collaboratori: in aggiunta alle soluzioni di produttività, questo tipo di strumenti favorisce gli scambi o l’aiuto reciproco su numerosi argomenti. Un luogo informale in cui la direzione deve dare il proprio contributo ed essere quotidianamente presente.
Nella RSI, per esempio, è possibile fare domande, a volte persino sulla propria situazione personale, a cui si devono fornire risposte individuali. Allo stesso modo, attraverso la RSI il legame sociale si esprime anche condividendo le “buone notizie”: la firma di un nuovo contratto, un/a nuovo/a arrivato/a, un compleanno, ecc. Infine, per quanto concerne i nuovi arrivati da accogliere a distanza in tempi di lockdown, questo tipo di piattaforma costituisce un mezzo molto efficace per veicolare la cultura d’impresa.
Per le imprese multisito, la RSI offre la stessa possibilità di conoscersi, parlare di hobby (sport, cucina, musica…) e conoscere meglio alcuni collaboratori situati in altre regioni o Paesi. Per la direzione, è il luogo che permette di saggiare l’atmosfera generale e “il morale o la motivazione del team” e, se del caso, adottare le misure necessarie per aggiustare il tiro.