Motivi legati al WMS o al fornitore
1. Il WMS ha un costo totale di proprietà elevato
I casi possono essere due: o il sistema di gestione del magazzino è stato sviluppato su misura per un’azienda tempo addietro o il WMS in pronta consegna ha subito sviluppi successivi per adattarsi alle esigenze aziendali. In entrambi, è possibile che, con il passare del tempo, il costo totale di proprietà (TCO – total cost of ownership) sia diventato troppo alto per continuare a effettuare la manutenzione e l’aggiornamento del sistema. A questo si aggiunge un problema: trovare le persone con le giuste competenze per svolgere questi compiti.
Se questa situazione sembra familiare, vuol dire che il passaggio a un nuovo WMS è praticamente inevitabile. Per assicurarsi che l’investimento sia redditizio nel lungo periodo, è meglio scegliere un’applicazione in pronta consegna, che supporti una configurazione granulare (per evitare gli sviluppi aggiuntivi e i relativi costi di manutenzione). È anche necessario cercare un WMS in grado di durare negli anni (ad esempio, venduto da un fornitore valido e affidabile).
2. Il fornitore non aggiorna più il suo WMS
Quando si sceglie una soluzione in pronta consegna, si sceglie anche il fornitore. Perciò, se quest’ultimo non fornisce più aggiornamenti e nuove funzionalità – o se gli upgrade sono pochi e distanti tra loro – è il momento di prendere in considerazione la sostituzione del WMS. Questo vale soprattutto se si vuole che il proprio sistema tenga il passo con le nuove sfide della logistica. Ad esempio, si potrebbe avere bisogno del sistema di gestione del magazzino per gestire i processi di e-commerce o i sistemi meccanizzati e automatizzati, garantire la visibilità in tempo reale dello stock in tutti i siti logistici, ottimizzare i processi di gestione dei resi, programmare le attività di prelievo degli ordini in tempo reale e così via.
Inoltre, è importante sapere quali sono gli accordi di hosting disponibili (se del caso), e se sono on-premise o su un cloud privato e/o pubblico. Tali accordi dipenderanno anche dalla possibilità di scalare il WMS senza compromettere le prestazioni, man mano che il volume dell’attività del magazzino aumenta.
3. Il WMS è tecnologicamente obsoleto
I sistemi di gestione del magazzino sono sempre più connessi con altre applicazioni interne e di terzi, come i sistemi ERP, TMS e WCS, e con i sistemi informativi di corrieri e spedizionieri. Ma se il WMS è costruito su una tecnologia obsoleta, gestire queste connessioni tramite API e altri servizi web potrebbe risultare economicamente proibitivo, o addirittura impossibile.
Questo problema avrà effetti a catena sulla supply chain, poiché il WMS non sarà in grado di interagire con gli altri sistemi o fornire una panoramica in tempo reale delle operazioni. Inoltre, rispetto a un WMS cloud, le tecnologie obsolete limitano la flessibilità e l’agilità, particolarmente importanti per gestire i picchi di lavoro.
Motivi commerciali
4. Si registrano un aumento e un’evoluzione dell’attività
Con l’aumentare dell’attività, le esigenze di gestione del magazzino cambieranno e/o si diversificheranno naturalmente. Ad esempio, è possibile che si debbano gestire un crescente volume di merci, nuovi tipi di prodotti, flussi sempre più complessi (flussi multi-sito e omnichannel, flussi di gestione dei resi, ecc.) o attività assegnate a sistemi meccanizzati e/o automatizzati.
Se il WMS non soddisfa più le esigenze dell’azienda o si riscontrano problemi come scarsa produttività, livello dello stock, errori di prelievo o di spedizione, lunghi tempi di prelievo o un uso non ottimale dello spazio del magazzino, è ora di cambiare.
5. Si vogliono migliorare la qualità del servizio e l’esperienza del cliente
In pochi anni, la crescita dell’e-commerce e l’arrivo sul mercato di nuovi player hanno visto nascere una clientela sempre più esigente. Oggi, i clienti si aspettano tempi di consegna più brevi, vogliono poter tracciare i loro ordini in tempo reale e richiedono un’esperienza omnichannel che comprenda il web-to-store, il click & collect, i resi e i cambi in negozio per gli ordini online e altro ancora.
Per gestire i nuovi flussi logistici derivanti da queste aspettative in costante mutamento, è necessario investire in un WMS avanzato. Altrimenti, si rischia di incappare in errori, consegne tardive e problemi di comunicazione con i clienti e i partner (corrieri e spedizionieri): tutti fattori che possono danneggiare la reputazione e frenare la crescita di un’azienda.
6. Si vuole ottenere un vantaggio competitivo
Mantenere le promesse fatte ai clienti dà sempre un vantaggio competitivo. Questo aspetto vale per tutti i settori e per tutti i tipi di magazzino, ma interessa particolarmente l’e-commerce e i fornitori di servizi logistici (3PL). Vale anche la pena di notare che la maggior parte dei fornitori di servizi logistici include i dettagli del WMS che utilizzano nella loro presentazione di vendita.
Se il WMS non riesce ad adattarsi in modo sufficientemente flessibile ai cambiamenti e non permette di utilizzare al meglio le risorse di stoccaggio, umane e tecniche di cui si dispone, è il momento di cercare un sistema che aumenti le prestazioni logistiche e aiuti a tenere sotto controllo i costi di gestione del magazzino.
7. Ottimizzare o armonizzare più WMS, dopo una fusione o un’acquisizione
Dopo una fusione o un’acquisizione, spesso le aziende scoprono che molti sistemi e processi sono duplicati. Mentre l’inserimento della nuova entità e dei suoi dipendenti è la priorità immediata, è importante razionalizzare e armonizzare gli strumenti e i metodi di lavoro per garantire il successo a medio e lungo termine. Una fusione o un’acquisizione è quindi l’occasione ideale per un’organizzazione di rivedere il proprio WMS.
Criteri operativi
8. Si prevede di automatizzare il magazzino
La tendenza all’automazione dei magazzini sta guadagnando sempre più terreno: secondo Mordor Intelligence, entro il 2030 la crescita aumenterà del 20% all’anno. Le aziende hanno molte ragioni di adottare questa soluzione. Per esempio, per incrementare le prestazioni logistiche, ridurre il carico di lavoro del personale e offrire un servizio clienti migliore. Ma questi vantaggi si concretizzeranno solo se tutte le risorse – meccanizzate, robotizzate e umane – saranno gestite correttamente. Ed è possibile solo con un WMS relativamente nuovo, progettato per coordinare in tempo reale i flussi automatizzati associati alle attività degli operatori.
9. Monitorare le operazioni con dashboard e visibilità in tempo reale
La mancanza di dashboard con dati in tempo reale e di indicatori intelligenti e personalizzabili è un altro segno che le performance di un WMS stanno progressivamente diminuendo. Con tempi di consegna sempre più brevi, modelli omnichannel e clienti sempre più esigenti, è fondamentale essere in grado di reagire e prendere decisioni in tempo quasi reale. Ma questo è possibile solo se si hanno a portata di mano dati aggiornati sui livelli dello stock, sulla movimentazione delle merci e altro ancora.
Grazie a questi dati, gli operatori di magazzino possono anche riallocare i compiti al volo, o addirittura passare da un metodo di prelievo all’altro più volte al giorno, per mantenere le promesse fatte ai clienti. Ancora una volta, un WMS obsoleto rende impossibile questo genere di attività.
10. Il WMS esistente non è dotato di un’interfaccia facile da usare
Un’interfaccia difficile da utilizzare o troppo complessa può comportare una lunga curva di apprendimento per gli operatori, in particolare per i nuovi arrivati o per il personale temporaneo inserito durante i picchi di lavoro. Il tempo supplementare passato a imparare i dettagli dell’interfaccia può, in ultima analisi, danneggiare la produttività.
E non è tutto: gli operatori talentosi scarseggiano nel settore della logistica, dove le mansioni sono viste come fisicamente impegnative e poco gratificanti. Tuttavia, un warehouse management system dotato di un’interfaccia facile da usare, soprattutto sui dispositivi mobili, può giocare un ruolo chiave nell’attrarre e fidelizzare il personale.
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