Van kwantitatieve rapportage naar realtime aansturen
Binnen een magazijn geven indicatoren op basis van historische gegevens een kwantitatief overzicht van de activiteiten op dag-, week- of maandbasis (aantal verwerkte picklijnen, gewicht en volume etc.), zodat managers een beter inzicht krijgen in de activiteiten en productiviteiten van het magazijn. Deze indicatoren tonen ook aan wat de geleverde kwaliteit is met het oog op het verbeteren van de operationele prestaties.
Echter, een magazijn aansturen is een dagelijks realtime proces, waarbij in de eerste plaats de voortgang van de logistieke operaties, zoals ontvangst, orderpicking en verzending, moet worden gevolgd. Door inzicht te hebben in de achterstand of voorsprong op de geplande workload, wordt het mogelijk om enkele uren vooruit te plannen, prioriteiten te wijzigen en middelen dynamisch toe te wijzen waar en wanneer ze nodig zijn. Dankzij een optimale bezettingsgraad van mens en middelen wordt de productiviteit van het magazijn verbeterd. Ook operationele afwijkingen moeten worden opgespoord, zoals afwijkingen in de voorraad, vulgraad van de picklocaties en klaarstaande pallets die al een tijd niet zijn verplaatst, zodat ze in realtime kunnen worden gecorrigeerd of opgevolgd.
Parallel hieraan zijn productiviteitsindicatoren zoals output, efficiëntie ten opzichte van historische data of marktnormen, onmisbaar om bijvoorbeeld de juiste mate van betrokkenheid (logistieke dienstverleners) te kunnen beoordelen of per proces (ontvangst, orderpicking, verzending) na te gaan of er sprake is van een te hoge of te lage productiviteit. Dit overzicht op macroniveau is heel belangrijk om voor elke logistieke stroom afwijkingen te kunnen vaststellen, waarna corrigerende maatregelen kunnen worden genomen. Deze indicatoren maken ook duidelijk of er trainingen moeten worden georganiseerd om de vaardigheden van de teams te versterken, dan wel of bepaalde processen moeten worden herzien.
Indicatoren aanpassen aan de behoeften van de gebruikers
Het aanpassen van de indicatoren aan de behoeften van elke gebruiker lijkt voor de hand liggend, maar dit gebeurt niet structureel. Managers van teams, platforms en vestigingen zouden dankzij hun kennis van de processen de belangrijkste indicatoren kunnen bepalen voor het aansturen van de logistieke operaties in hun magazijnen.
Deze bottom-up-benadering houdt ook in dat elke vestiging haar eigen indicatoren moet hebben, afhankelijk van haar specifieke kenmerken (omvang, processen, volumes etc.). Verschillende logistieke platforms zouden geen gebruik moeten maken van dezelfde dashboards voor het aansturen van hun operationele activiteiten.
Inventiviteit op het gebied van indicatoren
Uit het voorgaande blijkt dat de weergave en de opmaak van de indicatoren in de dashboards moeten worden aangepast aan de voorkeuren van elke gebruiker. Eén indicator kan op verschillende manieren worden gepresenteerd: een cijfer, een histogram, een meter, etc. Om de aansturing zo effectief mogelijk te maken, moet elke gebruiker gepersonaliseerde dashboards kunnen maken en aanpassen aan zijn eigen voorkeuren, manier van werken en gebruik van de gegevens.
Kiezen voor actief aansturen
Dit is eigenlijk het basisprincipe van aansturen: in realtime over de juiste informatie beschikken om op te kunnen treden en onmiddellijk corrigerende maatregelen te nemen. Door de juiste maatregelen rechtstreeks vanuit de dashboards zelf te activeren – het verplaatsen van personeel naar een nieuw team, bijvoorbeeld – wordt het hele proces nog eenvoudiger en effectiever. De gebruiker hoeft het dashboard niet langer te verlaten om in de interface van het WMS-systeem een bepaalde actie uit te voeren. Het gaat hier dus over een actieve aansturing van het magazijn.
Indicatoren en dashboards delen
Het aggregeren van de indicatoren en het ontwerpen van de dashboards vereist een organisatorische en sterk structurerende aanpak: de meest relevante gegevens moeten worden gedefinieerd volgens de functionele eenheden die nuttig zijn voor het aansturen (uur, team, zone, platform, etc.).
Hier komt het nodige voorbereidende werk bij kijken, omdat de meeste dashboards bedoeld zijn om te worden gedeeld en dus geschikt moeten zijn voor verschillende gebruikers. Ze moeten daarom ook toegankelijk zijn via verschillende media: pc, smartphone, grote beeldschermen in de operatie, etc. Op deze manier kunnen bovendien alle medewerkers worden bereikt in realtime.