3PLs
DIY
E-commerce
Retail

10 oznak, że pora zmienić WMS

WMS (ang. Warehouse Management System), czyli system zarządzania magazynami, stanowi kluczowy element Twojego magazynu, kierujący wszystkimi operacjami logistycznymi w Twojej firmie. Z upływem czasu możesz jednak zauważyć, że Twój system nie spełnia już potrzeb firmy. Być może dlatego, że stał się przestarzały pod względem operacyjnym lub technologicznym. W tym artykule przyjrzymy się 10 oznakom, które wskazują, że najwyższy czas zmienić WMS, niezależnie od tego, w jakim sektorze i branży działa Twoja firma.

Kwestie związane z systemem WMS lub jego dostawcą

Wysoki całkowity koszt posiadania WMS

Jeżeli system zarządzania magazynami został wykonany na zamówienie Twojej firmy lub firma nabyła gotowy WMS i wprowadziła w nim niestandardowe rozwiązania, aby spełniał wszystkie jej potrzeby, w miarę upływu czasu może się okazać, że całkowity koszt posiadania (ang. total cost of ownership, TCO), obejmujący utrzymanie i modernizację systemu, jest zbyt wysoki. Do tego dochodzi problem znalezienia osób z odpowiednimi kwalifikacjami, które będą w stanie wykonywać te zadania.

Jeśli opisana sytuacja brzmi znajomo, czas pogodzić się z tym, że przejście na nowy WMS jest praktycznie nieuniknione. Aby zagwarantować, że Twoja inwestycja zwróci się w przyszłości, najlepiej wybrać gotową aplikację umożliwiającą szczegółową konfigurację (tym sposobem unikniesz wprowadzania dodatkowych zmian i związanych z nimi kosztów utrzymania). Rozejrzyj się za systemem WMS, który będzie służył Twojej firmie przez długie lata (czyli pochodzącego od rentownego i wiarygodnego dostawcy).

Brak modernizacji systemu WMS przez dostawcę

Wybierając gotowe rozwiązanie ze sklepu, jednocześnie wybierasz dostawcę. Jeżeli dostawca przestał udostępniać modernizacje i nowe funkcje systemu albo robi to coraz rzadziej, czas rozważyć zmianę systemu. Zwłaszcza jeśli zależy Ci na tym, aby Twój WMS nadążał za obecnymi wyzwaniami logistycznymi. Przykładowo, w firmie może zaistnieć potrzeba obsługi procesów e-commerce, zapewnienia bieżącego podglądu stanu magazynowego we wszystkich centrach logistycznych, zarządzania systemami zmechanizowanymi i zautomatyzowanymi, optymalizacji procesu zwrotów, planowania kompletacji zamówień w czasie rzeczywistym itp.

Istotne są też warunki ewentualnego hostingu oraz czy jest to hosting na terenie zakładu, czy też w chmurze prywatnej i/lub publicznej. Rodzaj hostingu będzie też warunkował, czy możliwe jest ewentualne skalowanie systemu WMS bez wpływu na wydajność w przypadku intensyfikacji operacji magazynowych.

Przestarzała technologia WMS

Systemy zarządzania magazynami coraz częściej umożliwiają łączność z innymi wewnętrznymi i zewnętrznymi aplikacjami, np. systemami ERP, TMS czy WCS, a także systemami informacyjnymi przewoźników i spedytorów. Jeżeli Twój system WMS opiera się na przestarzałej technologii, zapewnienie takiej łączności przez API czy inne usługi sieciowe może się okazać niezwykle kosztowne albo wręcz niemożliwe.

Ten problem będzie rzutować na cały łańcuch dostaw, ponieważ WMS nie będzie w stanie komunikować się z innymi systemami wykorzystywanymi w Twojej firmie ani zapewnić wglądu w czasie rzeczywistym w prowadzone operacje. Co więcej, w przeciwieństwie do rozwiązań WMS opartych na chmurze, starsze technologie ograniczają elastyczność i zwinność, które są szczególnie ważne w okresach dużego natężenia pracy.

Kwestie związane z działalnością firmy

Rozwój firmy

W miarę rozwoju firmy zmianom i/lub dywersyfikacji będą ulegać jej potrzeby w zakresie zarządzania magazynami. Może np. pojawić się konieczność przetwarzania rosnącej liczby towarów lub nowych typów produktów, obsługi coraz bardziej złożonych procesów (obejmujących wiele placówek lub wiele kanałów, obsługę zwrotów itp.) czy zarządzania zadaniami przydzielanymi systemom zmechanizowanym i/lub zautomatyzowanym.

Jeśli dotychczasowy WMS przestał nadążać za potrzebami Twojej firmy albo zauważasz obniżoną wydajność, błędy w stanach magazynowych, kompletacji lub wysyłce zamówień, przedłużający się czas ich realizacji lub nieoptymalne wykorzystanie przestrzeni magazynowej, to jasny znak, że pora na zmiany.

Chęć poprawy jakości usług i obsługi klienta

Rozwój rynku e-commerce i pojawienie się nowych graczy rynkowych sprawiły, że wystarczyło zaledwie kilka lat, aby oczekiwania klientów znacznie wzrosły. Obecnie klienci oczekują szybszej realizacji dostaw, możliwości śledzenia postępów w realizacji zamówień w czasie rzeczywistym, a także wielokanałowej interakcji, w tym możliwości odbioru, zwrotu i wymiany towaru zamówionego online w sklepie stacjonarnym, a także wielu innych udogodnień.

Okiełznanie nowych procesów logistycznych związanych ze zmieniającymi się oczekiwaniami klientów wymaga inwestycji w zaawansowany system WMS. W przeciwnym wypadku Twoja firma będzie narażona na błędy, opóźnienia w dostawach i problemy w komunikacji z klientami oraz kontrahentami (przewoźnikami i spedytorami). Każda z tych sytuacji stanowi zagrożenie dla reputacji Twojej firmy i może zahamować rozwój jej działalności.

Chęć zdobycia przewagi konkurencyjnej

Wywiązywanie się z obietnic składanych klientom zawsze daje Ci pewną przewagę nad konkurencją. Powyższe stwierdzenie ma zastosowanie do wszystkich sektorów i wszystkich rodzajów magazynów, ale szczególnie mocno dotyczy podmiotów z branży e-commerce i dostawców usług logistycznych (3PL). Warto zauważyć, że większość dostawców usług logistycznych udostępnia w swojej ofercie informację o wykorzystywanym rozwiązaniu WMS.

Jeśli Twój WMS nie jest wystarczająco elastyczny, aby nadążyć za zmianami, a do tego nie zapewnia Twojej firmie optymalnego wykorzystania posiadanych zasobów magazynowych, ludzkich i technicznych, czas rozejrzeć się za czymś nowym – systemem, który zwiększy wydajność logistyczną Twojej firmy, jednocześnie utrzymując w ryzach koszty magazynowania.

Koordynacja pracy kilku WMS w związku z fuzją lub przejęciem

W przypadku fuzji lub przejęcia może się okazać, że niektóre systemy i procesy dublują się. Choć priorytetem jest wdrożenie pracowników nowego podmiotu, należy pamiętać o konieczności usprawnienia i skoordynowania narzędzi oraz metod pracy w celu zagwarantowania sukcesu zarówno w krótszej, jak i długoterminowej perspektywie. Fuzja lub przejęcie to zatem dobra okazja, by ocenić wydajność dotychczas stosowanego rozwiązania WMS.

Kryteria operacyjne

Planowana automatyzacja magazynu

Trend polegający na automatyzacji magazynów nabiera tempa: według agencji Mordor Intelligence do roku 2030 wskaźnik wzrostu będzie zwiększał się o 20% rocznie. Przedsiębiorcy decydują się na ten krok z wielu powodów, m.in. by podnieść wydajność logistyczną, ograniczyć obciążenie pracą personelu i poprawić jakość obsługi klienta. Jednak, aby te korzyści mogły się zmaterializować, konieczne jest odpowiednie zarządzanie wszystkimi zasobami – systemami, robotami i ludźmi. A do tego potrzebny jest stosunkowo nowy system WMS, który będzie w stanie koordynować w czasie rzeczywistym zautomatyzowane procesy związane z zadaniami operacyjnymi.

Konieczność wglądu w procesy operacyjne w czasie rzeczywistym

Brak pulpitu danych (ang. Dashboard) umożliwiającego wgląd w dane w czasie rzeczywistym oraz brak dostępu do inteligentnych, spersonalizowanych wskaźników to kolejna oznaka, że Twój obecny WMS nie nadąża za rzeczywistością. Biorąc pod uwagę coraz krótsze czasy realizacji dostaw, modele wielokanałowe i rosnące oczekiwania klientów, konieczne jest szybkie reagowanie i podejmowanie natychmiastowych decyzji. Aby to było możliwe, musisz mieć dostęp do aktualnych danych, np. dotyczących zapasów, przesunięć towaru lub innych operacji.

Uzbrojeni w taką wiedzę pracownicy magazynu będą mogli realokować zadania według bieżących potrzeb, a nawet zmieniać metody kompletacji kilkukrotnie w ciągu dnia, dążąc do spełnienia oczekiwań klienta. W starszych systemach WMS byłoby to niemożliwe.

Brak interfejsu przyjaznego dla użytkownika w obecnym WMS

Nieintuicyjny lub przesadnie skomplikowany interfejs może niepotrzebnie wydłużać proces uczenia się operatorów, zwłaszcza wśród nowych pracowników i personelu tymczasowego zatrudnianego w okresach wzmożonego natężenia pracy. Konieczność poświęcenia dodatkowego czasu na opanowanie podstaw działania interfejsu może ostatecznie przekładać się na gorszą wydajność.

A to jeszcze nie wszystko: powszechnie uważa się, że praca w sektorze logistyki jest wymagająca fizycznie i mało satysfakcjonująca, przez co w branży brakuje pracowników. Rozwiązanie WMS z przyjaznym dla użytkownika interfejsem (zwłaszcza na urządzeniach mobilnych) może pomóc w przyciągnięciu i utrzymaniu personelu.

 

Jeżeli rozważasz wymianę systemu WMS w Twojej firmie, porozmawiaj o swoich potrzebach z naszymi ekspertami ds. logistyki. Skontaktuj się z nami!