3PLs
DIY
FMCG
Manufacturing

ERP a WMS – różnice, obszary współdziałania oraz integracja

System planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) jest kompleksowym narzędziem obejmującym wszystkie aspekty zarządzania działalnością. Z kolei system zarządzania magazynami (WMS) koncentruje się na operacjach logistycznych prowadzonych w magazynie. Systemy te pełnią różne, jednak wzajemnie uzupełniające się funkcje, a ich integracja pomaga poprawić wydajność łańcucha dostaw, co ma kluczowe znaczenie, gdy firma chce zwiększyć swoją konkurencyjność i poziom zadowolenia klienta.

Główne różnice między systemami ERP i WMS

ERP: narzędzie do zarządzania przedsiębiorstwem

System ERP, czyli system planowania zasobów przedsiębiorstwa, to zintegrowane oprogramowanie, które swoim działaniem obejmuje wszystkie aspekty zarządzania przedsiębiorstwem.

  • Zarządzanie finansami: śledzenie przepływu środków pieniężnych, fakturowanie, księgowość ogólna i kosztowa, aktywa, kontrola zarządcza, konsolidacja finansowa.
  • Zarządzanie sprzedażą: obsługa ofert, zamówień, cenników, rabatów itp.
  • Zaopatrzenie i zakupy: obsługa dostawców, zamówień zakupowych, dostaw towaru, zarządzanie zapasami i ich wycena.
  • Zarządzanie produkcją: planowanie i śledzenie produkcji, zarządzanie zasobami, ustalanie harmonogramów, zarządzanie jakością itp.
  • Obsługa kadrowa: zarządzanie personelem, obsługa listy płac, zarządzanie czasem i zadaniami, rekrutacja, szkolenia.
  • Zarządzanie projektami: planowanie, śledzenie budżetu, zasobów itp.
  • Wywiad biznesowy: raportowanie i prezentacja danych.

Zadaniem systemu ERP jest zapewnienie scentralizowanego, zintegrowanego przeglądu wszystkich informacji poprzez rozbicie silosów danych i ułatwienie wymiany informacji między poszczególnymi działami.

WMS: narzędzie do optymalizacji wydajności logistycznej

Natomiast oprogramowanie WMS służy do zarządzania wszystkimi operacjami magazynu logistycznego oraz do ich optymalizacji. Do najważniejszych funkcji systemu WMS należą:

  • Dostawy: przyjmowanie dostaw, kontrola ilości i jakości towaru.
  • Magazynowanie: optymalizacja miejsc składowania, podział na specjalne strefy magazynowe.
  • Zarządzanie zapasami: podgląd stanu magazynowego i lokalizacji w czasie rzeczywistym.
  • Kompletacja zamówień: zarządzanie kompletacją ręczną i automatyczną, pakowanie i konsolidacja zamówień.
  • Wysyłka: organizacja wysyłki, wydruk dokumentów załadunku, zarządzanie rampami przeładunkowymi.
  • Obsługa zwrotów: kontrola, oddanie do magazynu lub utylizacja.
  • Sprawozdania i dane: udostępnianie danych na temat wydajności pracy magazynu, kluczowych wskaźników efektywności (KPI).

Jaki system wybrać? ERP, WMS, a może oba?

Czy system ERP będzie odpowiedni do zarządzania magazynami?

Programy takie jak SAP, Oracle, Sage, Microsoft Dynamics czy Infor posiadają wbudowane funkcje do zarządzania zapasami i magazynem. W przypadku niektórych przedsiębiorstw takie funkcje mogą być w zupełności wystarczające.

Jednak systemy ERP słyną z braku elastyczności. W czasach szybko postępujących zmian na rynku, specjalistyczne oprogramowanie, takie jak WMS, daje firmom szersze pole manewru, umożliwiając im reagowanie na zmieniające się potrzeby i dając im zwinność, jakiej potrzebują, by móc zarządzać swoimi operacjami logistycznymi, jednocześnie zdobywając przewagę nad konkurencją.

Jeśli chodzi o zakłady produkcyjne o niewielkim wolumenie produkcji prowadzonej według ścisłego harmonogramu i wymagającej niewielu części, oprogramowanie ERP jest całkowicie wystarczające. System zarządzania magazynami pozwala jednak na obsługę złożonych linii produkcyjnych z wieloma częściami, materiałami i półproduktami, gdzie uzupełnianie zasobów w czasie rzeczywistym to konieczność.

Tak czy inaczej, w systemie planowania zasobów przedsiębiorstwa brakuje dedykowanych funkcji do zarządzania magazynami, które oferuje WMS, np. możliwości wyboru metod kompletacji, zaawansowanych funkcji transportowych pozwalających na optymalizację wysyłki i współczynników wypełnienia naczepy, czy funkcji zarządzania czasem pracy pracowników (LMS).

Moduł WMS w systemie ERP czy dedykowane oprogramowanie WMS?

Wielu przedsiębiorców z różnych branż, o różnej skali działalności, zastanawia się, co będzie dla nich lepsze: zarządzanie operacjami logistycznymi za pomocą modułu WMS w systemie ERP czy może raczej wybór dedykowanego rozwiązania WMS?

Poniżej przedstawiamy listę pytań, które należy sobie zadać w przypadku takiego dylematu.

  • Czy Twoja firma obsługuje duże liczby zamówień i znaczne ilości zapasów?
  • Czy zarządzanie niektórymi aspektami łańcucha dostaw w systemie ERP przysparza Wam trudności?
  • Czy w firmie pojawiają się nieprawidłowości w stanie magazynowym lub błędy podczas kompletacji zamówień?
  • Czy Wasz proces wysyłki wymaga optymalizacji, a czas realizacji dostaw skrócenia?
  • Czy w firmie często zdarzają się zwroty? Czy macie problemy z ich obsługą?
  • Czy firma w sposób optymalny wykorzystuje przestrzeń w swoim magazynie?
  • Czy konieczne jest zapewnienie pełnej identyfikowalności dostarczanych towarów, zapasów i dostaw w magazynie (według numeru partii, terminu ważności lub numeru seryjnego)?
  • Czy potrzebujesz usprawnić proces uzupełniania zasobów na linii produkcyjnej?
  • Czy chcesz lepiej wykorzystać zasoby ludzkie i materiałowe Twojej firmy?
  • Czy możliwe jest zwiększenie wydajności poprzez automatyzację niektórych procesów w Twoim magazynie?

Przewaga rozwiązania WMS nad systemem ERP

Jeżeli Twoja firma ma duże potrzeby w zakresie zarządzania magazynami, szybko się rozwija albo jej potrzeby nieustannie się zmieniają, być może nadszedł czas, by rozważyć zakup systemu zarządzania magazynami – specjalistycznego oprogramowania, które oferuje szereg korzyści w jednej platformie logistycznej:

  • Zwiększenie wydajności i efektywności operacyjnej
  • Śledzenie stanów magazynowych w czasie rzeczywistym
  • Szybsza i bardziej niezawodna kompletacja zamówień
  • Optymalne wykorzystanie przestrzeni magazynowej
  • Pełna identyfikowalność wszystkich zadań
  • Maksymalne i skoordynowane wykorzystanie zasobów (operatorów, systemów zmechanizowanych, robotów lub robotów współpracujących)
  • Więcej przestrzeni przy linii produkcyjnej
  • Szybka reakcja i sprawne radzenie sobie ze zmianami.

Ponadto, wielu dostawców rozwiązań WMS udostępnia plany działania swojego produktu i zapewnia dostęp do regularnych aktualizacji i nowych funkcji, co pozwala dotrzymać kroku najnowszym wyzwaniom i trendom rynkowym.

Obszary współdziałania systemów ERP i WMS

W wielu obszarach systemy WMS i ERP działają synergistycznie, zwiększając ogólną wydajność łańcucha dostaw. Przykłady:

Optymalizacja stanu zapasów

Oprogramowanie WMS dostarcza systemowi ERP dokładne informacje na temat ilości produktów dostępnych w różnych centrach logistycznych. Te informacje mogą pomóc odpowiednio dostosować zaopatrzenie lub produkcję, umożliwiając firmie utrzymanie zapasów na odpowiednim poziomie – ani zbyt wysokim (co skutkowałoby niepotrzebnym unieruchomieniem kapitału), ani zbyt niskim (co mogłoby prowadzić do niedoborów towaru).

Jeśli chodzi o produkcję, system zarządzania magazynami dostarcza programowi ERP szczegółowe dane na temat zapasów surowców, części, półproduktów, opakowań oraz wyrobów gotowych.

Towary przychodzące

System planowania zasobów przedsiębiorstwa przesyła do WMS-u szczegóły dostaw na podstawie informacji dostarczonych przez dostawców i/lub zakłady produkcyjne. Następnie oprogramowanie do zarządzania magazynami informuje ERP o odebraniu dostawy i przyjęciu towaru do magazynu.

Kompletacja zamówień

System ERP przyjmuje zamówienia i wysyła do WMS-u polecenia ich kompletacji. Następnie program WMS zajmuje się całokształtem procesów kompletacji, pakowania i wysyłki. Kiedy już zamówienie zostanie skompletowane, WMS przesyła stosowną informację do systemu ERP, który aktualizuje status zamówienia i rozpoczyna proces fakturowania.

Szybszy i bardziej niezawodny proces uzupełniania zasobów

Synergistyczna praca systemów WMS i ERP zapewnia firmie elastyczność niezbędną w sytuacji nagłych zmian popytu. Przykładowo, w przypadku niewielkiego zapasu szybko sprzedającego się produktu WMS zawiadamia o tym system ERP, który odpowiednio zwiększa produkcję lub składa zamówienia u dostawców.

Rozwiązanie WMS to również dodatkowe korzyści dla zakładów produkcyjnych:

  • Zwiększenie niezawodności uzupełniania zasobów na linii produkcyjnej dzięki dostarczeniu materiałów i półproduktów na linię w odpowiednim momencie.
  • Umożliwienie planowania z wyprzedzeniem i uniknięcia zakłócających pracę niedoborów.

Identyfikowalność przepływów logistycznych

System zarządzania magazynami umożliwia pełną identyfikowalność wszystkich przepływów logistycznych, od dostaw części po wysyłkę gotowych produktów.

Kontrola kosztów transportu

Na podstawie danych z modułu zakupów ERP system WMS jest w stanie porównać koszty usług przewoźników. W przeciwieństwie do systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa WMS umożliwia symulację transportowanych objętości, grupowanie towarów według wybranego przewoźnika oraz maksymalizację współczynników wypełnienia naczepy.

Monitoring finansowy i raportowanie

System ERP analizuje dane dostarczane przez oprogramowanie WMS. Na podstawie tych informacji możliwe jest zidentyfikowanie potencjalnych obszarów do poprawy oraz możliwych korzyści skali na całej długości łańcucha dostaw.

Integracja systemów ERP i WMS

Systemy ERP i WMS stale wymieniają się informacjami. Skuteczna integracja tych programów ma zatem krytyczne znaczenie dla wymiany danych. Kluczem do udanej integracji jest m.in.:

  • Zapewnienie bezproblemowej interoperacyjności pomiędzy systemami ERP i WMS poprzez specjalne konektory, interfejsy API i usługi sieciowe, lub przez bazy danych.
  • Mapowanie danych, określenie danych, które będą podlegać automatycznej wymianie między systemami i ustalenie, który system będzie przechowywał dane główne poszczególnych procesów.
  • Określenie częstotliwości synchronizacji danych między systemami ERP i WMS dla każdego procesu logistycznego (np. synchronizacja w czasie rzeczywistym dla zamówień i niedoborów towaru, regularna synchronizacja dla zapasów i okresowa synchronizacja dla stanu zapasów i materiałów).
  • Zapewnienie bezpieczeństwa danych, które są wymieniane między dwoma systemami.

Kompleksowy system logistyczny: ERP, WMS, TMS i nie tylko

Kompleksowy system logistyczny zawiera, oprócz modułów ERP i WMS, inne specjalistyczne rozwiązania w zakresie oprogramowania, np.:

  • System zarządzania transportem (ang. transport management system, TMS), który odpowiada za planowanie, realizację i optymalizację działalności transportowej. TMS obejmuje wiele funkcji, od planowania i optymalizacji tras, przez kontrolę kosztów transportu, po wybór przewoźników i śledzenie dostaw w czasie rzeczywistym.
  • System zarządzania zamówieniami (ang. order management system, OMS), który odpowiada za zarządzanie zamówieniem klienta przez cały okres jego obsługi, tj. od momentu przyjęcia zamówienia, przez przetwarzanie i ustalanie priorytetów, aż po dostawę.
  • System realizacji produkcji (ang. manufacturing execution system, MES), który odpowiada za zarządzanie i nadzór nad produkcją w czasie rzeczywistym i zapewnia pełną identyfikowalność procesów produkcji.

Jako zintegrowana i zsynchronizowana całość, rozwiązania ERP, WMS, TMS, OMS i MES zapewniają firmie pełny wgląd w jej operacje logistyczne i umożliwiają lepszą kontrolę nad nimi.