Jak wybrać oprogramowanie do zarządzania magazynami (WMS)?

Wybór systemu zarządzania magazynami będzie zależeć od różnych czynników specyficznych dla prowadzonej przez Ciebie działalności, np. liczby, rozmiaru i lokalizacji Twoich magazynów, rodzajów magazynowanych produktów, jak również liczby pozycji zamówienia, które należy przetworzyć. Decyzja będzie uzależniona również od tego, czy potrzebujesz, aby Twój system obsługiwał transakcje B2B, B2C, zwroty i inne procesy, oraz od tego, z jakimi innymi narzędziami system powinien współpracować, jakie wsparcie powinien oferować, jaki jest Twój budżet itp. Artykuł zawiera przegląd 14 najważniejszych kryteriów, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze dostawcy oprogramowania WMS.

Wybór systemu WMS: kryteria dotyczące funkcjonalności

Funkcje spełniające potrzeby logistyczne Twojej firmy

Każdy magazyn ma inne potrzeby. Pierwszym kryterium, jakie należy uwzględnić, są funkcje oprogramowania WMS, ponieważ wybrany przez Ciebie system zarządzania magazynami musi przede wszystkim spełniać wyjątkowe potrzeby logistyczne Twojej firmy:

Dostawy towarów, magazynowanie, kompletacja i wysyłka

Spełnienie potrzeb w zakresie metod zarządzania dostawami towarów, kompletacji zamówień, zarządzania zapasami i lokalizacjami, a także metod wysyłki.

Możliwość dostosowania systemu do potrzeb firmy

Możliwość jednoczesnego zarządzania obrotem B2B i B2C (e-commerce)

Obsługa szerokiej gamy typów produktów i/lub silnych wahań sezonowych

  • Możliwość przetwarzania dużej liczby pozycji zamówień
  • Gwarancja pełnej identyfikowalności (np. obsługa numerów seryjnych, partii, terminów ważności)
  • Możliwość koordynacji pracy systemów zmechanizowanych lub zautomatyzowanych (np. magazynowania, kompletacji, sortowania, pakowania)
  • Obsługa procesów zarządzania transportem
  • Sprawna obsługa zwrotów
  • Możliwość zarządzania kilkoma lokalizacjami jednocześnie oraz koordynowania przesunięć zapasów między nimi
  • Możliwość kompleksowego wglądu w stan magazynowy (w tym stan magazynowy w stacjonarnych punktach sprzedaży) itd.

Niezależnie od sytuacji system WMS powinien spełniać zarówno obecne, jak i przyszłe potrzeby Twojej firmy.

Elastyczność i możliwość personalizacji rozwiązania WMS

Wdrożenie systemu WMS stanowi okazję do przeprowadzenia oceny i optymalizacji sposobu funkcjonowania Twojej firmy, jej operacji i procesów. Najlepiej wybrać system, który jest elastyczny i umożliwia konfigurację zgodnie z ewoluującymi potrzebami. Niektóre firmy, np. dostawcy usług logistycznych, potrzebują rozwiązań, które można w znacznym stopniu spersonalizować. Dzięki temu mogą nadążyć za zmieniającymi się potrzebami swoich klientów i zmianami, jakie niesie przyszłość.

Skalowalność systemu WMS

Rozwiązanie WMS powinno być skalowalne, aby mogło spełniać potrzeby Twojej firmy również w przyszłości. Być może pewnego dnia Twoja firma zechce zdywersyfikować swoją ofertę produktów lub procesy logistyczne, zacząć przyjmować więcej zamówień, rozszerzyć swój zasięg geograficzny albo wprowadzić inne zmiany w dotychczasowej działalności.

System WMS oparty na chmurze: skalowalność i regularne aktualizacje

Potrzeby logistyczne stale ewoluują, ważne zatem, aby oprogramowanie WMS nadążało za tymi zmianami. Aplikacje oparte na chmurze są odpowiedzią na to wyzwanie – nie tylko zdejmują z pracowników obowiązki związane z utrzymaniem infrastruktury, ale też umożliwiają automatyczną alokację zasobów w czasie największego obciążenia pracą, co nie byłoby możliwe w przypadku rozwiązań stacjonarnych. Dodatkowo w systemach zarządzania magazynami opartych na chmurze znacznie częściej wprowadzane są nowe funkcje i aktualizacje.

Wydajność i niezawodność systemu WMS

Jeśli Twoja firma obsługuje bardzo dużo zamówień lub zdarzają jej się okresy większego natężenia pracy, sprawdź, czy dany system WMS spełnia jej wymagania pod względem wydajności. Innymi słowy, należy skontrolować, czy czas realizacji transakcji oraz prędkość przetwarzania i aktualizacji bazy danych są na odpowiednim poziomie.

Możliwość zintegrowania systemu WMS z innymi narzędziami

Integracja rozwiązania WMS z innymi narzędziami to warunek optymalizacji operacji logistycznych i zapewnienia bieżącego podglądu stanu magazynowego i procesów logistycznych. System powinien płynnie współpracować z oprogramowaniem takim jak ERP, system zarządzania transportem (TMS), system zarządzania zamówieniami (OMS) czy platformy e-commerce. Z technicznego punktu widzenia ważne jest, aby sprawdzić, jakie protokoły integracji i wymiany danych wspiera dany WMS (API, EDI, ekspozycja danych w modelu publish/subscribe itp.).

Intuicyjny i przyjazny dla użytkownika interfejs

Kolejnym ważnym aspektem oprogramowania jest interfejs użytkownika: im jest prostszy i bardziej intuicyjny, tym mniej czasu zajmie Twoim pracownikom jego opanowanie, co jest szczególnie istotne w przypadku pracowników sezonowych i tymczasowych. Przyjazny interfejs użytkownika zwiększa produktywność zespołu i może zachęcić kandydatów do podjęcia pracy w Twojej firmie w czasach, gdy trudno o dobrych pracowników.

To jeszcze nie wszystko – upewnij się, że interfejs można dostosować do potrzeb różnego rodzaju obiektów w Twojej sieci logistycznej: zakładów produkcyjnych, magazynów, punktów sprzedaży itp.

Funkcje wspomagające współpracę

Twoje centra logistyczne (fabryki, magazyny, punkty sprzedaży itp.) współpracują nie tylko ze sobą, ale też z zewnętrznymi dostawcami (obszar upstream) oraz przewoźnikami i klientami (obszar downstream). Przy wyborze WMS należy więc zwrócić uwagę na to, czy system jest otwarty na taką wymianę i współpracę na całej długości łańcucha dostaw.

Wsparcie systemów zmechanizowanych i zautomatyzowanych

Jeśli w Twoim magazynie działają już systemy zmechanizowane lub zautomatyzowane albo planujesz je wdrożyć, WMS powinien umożliwiać współpracę z różnymi technologiami (np. maszynami sortującymi, robotami kompletującymi, przenośnikami, systemami stacji rozrządowych), a także koordynację powiązanych procesów, bezpośrednio lub przez system sterowania magazynem (WCS).

Dostęp do danych i ich analiza w czasie rzeczywistym

Nowoczesny system WMS powinien umożliwiać generowanie personalizowanych raportów i danych ułatwiających zarządzanie, podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym oraz ocenę wyników i ciągłą optymalizację. Niektóre firmy potrzebują kompleksowego monitorowania efektywności łańcucha dostaw we wszystkich posiadanych centrach logistycznych (zob. wieża kontroli łańcucha dostaw).

Międzynarodowy wymiar działalności, a wielojęzyczność systemu WMS

W przypadku firm, które prowadzą działalność w kilku krajach, system WMS powinien obsługiwać różne języki, aby aplikacja przyjęła się we wszystkich lokalizacjach. Poza samym narzędziem, kluczem do sukcesu jest też odpowiednie wsparcie ze strony dostawcy (lub integratora) w trakcie procesu wdrażania w wielu krajach.

Kryteria wyboru oprogramowania WMS dotyczące dostawcy

Renoma i stabilność dostawcy WMS

Dokonując wyboru systemu WMS, należy sprawdzić, czy jego dostawca jest stabilny finansowo, zapoznać się z opiniami klientów z podobnej branży i przeanalizować strategię dotyczącą produktu.

Zespół projektowy i wsparcie techniczne

Skuteczne wdrożenie WMS będzie w dużej mierze uzależnione od założeń projektu. Istotną kwestią jest powierzenie projektu grupie doświadczonych ekspertów w zakresie logistyki oraz IT, a także dokładne określenie przez dostawcę (lub integratora) – już na samym początku – czasu trwania projektu, celów pośrednich oraz oczekiwanych rezultatów.

Należy sprawdzić, jaki poziom wsparcia technicznego oferuje dostawca. Jak szybko przetwarza zgłoszenia o różnych poziomach priorytetu? Czy w przypadku wdrożeń międzynarodowych dostawca zapewnia wsparcie w wielu językach? Jak długi jest łańcuch eskalacji problemu? I tak dalej, i tak dalej…

Cena oprogramowania WMS i rodzaj hostingu

Listę czynników istotnych przy wyborze systemu WMS zamykają cena aplikacji i koszty jej wdrożenia. Jaki model wyceny stosuje dostawca (licencja, subskrypcja SaaS)? Czy wdrożenie systemu wiąże się z powierzeniem dostawcy hostingu i bieżącego utrzymania? Co obiecuje nam dostawca w kwestii dostępności i gwarantowanego poziomu usługi (SLA)? Jaka jest gwarancja, że system sobie poradzi w okresach dużego natężenia pracy?

Jeśli rozważasz wdrożenie oprogramowania WMS w swojej firmie, skontaktuj się z naszymi ekspertami, aby porozmawiać o potrzebach Twojej firmy i uzyskać odpowiedzi na swoje pytania. Zapraszamy do kontaktu!