E-commerce
FMCG
Manufacturing
Retail

Jakie korzyści płyną z systemu WMS w małej firmie?

Czy zarządzasz szybko rozwijającą się małą firmą, która potrzebuje zoptymalizować swoje operacje i procesy logistyczne? Wdrożenie systemu zarządzania magazynem (WMS) to inwestycja, której liczne korzyści wykraczają dalece poza zwykłe zarządzanie zapasami i poprawę wykorzystania powierzchni magazynowej. Oprócz przeglądu stanów magazynowych i operacji logistycznych w czasie rzeczywistym system WMS zapewnia wzrost wydajności pracy operatorów i poprawę jakości obsługi klienta. Pozwala także uniknąć opóźnień i błędów w dostawach oraz sprawia, że firma lepiej reaguje na wahania popytu. W artykule omawiamy zalety oprogramowania WMS z punktu widzenia potrzeb małych firm.

Dlaczego warto sięgnąć po system WMS w małej firmie?

Powody, dla których inwestycja w system zarządzania magazynem w małej firmie może być dobrym pomysłem – oraz okoliczności z nimi związane – różnią się w zależności od firmy. Niemniej najczęściej wymieniane przez klientów wyzwania to:

  • Firma szybko się rozwija. Potrzebuje obsłużyć rosnącą liczbę zamówień bez konieczności zwiększania zatrudnienia. System WMS automatyzuje procesy magazynowe i optymalizuje operacje logistyczne w okresach większego popytu.
  • Firma musi poprawić wyniki w zakresie produktywności, niezawodności lub obsługi klienta.
  • Firma uskarża się na częste błędy kompletacji zamówień, które wpływają ujemnie na poziom zadowolenia klientów i wskazują, że nadszedł czas, aby odejść od procesów ręcznych na rzecz bardziej zaawansowanego i niezawodnego systemu.
  • Zespoły logistyczne mają trudności z dokładnym śledzeniem poziomów zapasów lub dostrzegają błędy w rejestrze zapasów, co w praktyce oznacza niedobór lub nadmiar artykułów. Problemem jest także oczywiście brak widoczności w czasie rzeczywistym zapasów i zamówień.
  • Niektóre dostawy są opóźnione, co powoduje niezadowolenie wśród klientów.
  • Firma potrzebuje lepiej wykorzystać dostępną przestrzeń magazynową, aby zwiększyć wydajność pracy operatorów logistycznych i obniżyć koszty magazynowania.
  • Rośnie liczba artykułów w magazynie firmy.
  • Gwałtownie rosną koszty operacyjne zarządzania magazynem.

Na jakie korzyści może liczyć mała firma po wdrożeniu systemu WMS?

Wzrost wskaźników operacyjnych

Szybko rozwijające się nieduże firmy muszą przetwarzać błyskawicznie rosnącą liczbę zamówień i radzić sobie z coraz bardziej złożonymi procesami logistycznymi. Oprogramowanie do zarządzania magazynem może pomóc w zamortyzowaniu tego wzrostu przy jednoczesnym podniesieniu poziomu jakości obsługi. System WMS pozwala zoptymalizować wszystkie procesy logistyczne w magazynie – przyjmowanie, składowanie, kompletowanie i wysyłanie towarów – co przekłada się na wzrost wyników i wydajności pracy zespołu.

Lepsze wykorzystanie przestrzeni magazynowej

Czy zaczynasz dostrzegać niedobory miejsca związane z szybkim rozwojem firmy? System zarządzania magazynem pomaga lepiej wykorzystać każdy metr kwadratowy powierzchni magazynu, zapewniając optymalizację organizacji przechowywania zależnie od wielkości produktu, częstotliwości rotacji, sezonowości i innych czynników. System może także wyznaczać strefy przechowywania w sposób ograniczający odległości, jakie muszą pokonywać operatorzy podczas kompletacji zamówień, co z kolei skraca czas przygotowania i wysyłki.

Zarządzanie zapasami w czasie rzeczywistym

System WMS zapewnia dokładny przegląd towarów dostępnych w magazynie w czasie rzeczywistym wraz z lokalizacją każdego artykułu oraz bieżącymi zmianami poziomu zapasów w toku przyjęć, kompletacji i wysyłek. Ułatwia to przeprowadzanie inwentaryzacji i zmniejsza ryzyko błędów w rejestrach zapasów.

Mniejsze ryzyko błędów ludzkich

Błędy towarzyszące zarządzaniu zapasami i kompletacji zamówień mogą okazać się kosztowne. System WMS zmniejsza ryzyko ich wystąpienia, eliminując ręczne wprowadzanie danych oraz automatyzując zadania monitorowania przepływów magazynowych.

Większe zadowolenie klientów

Oprogramowanie WMS pomaga również zwiększyć poziom zadowolenia klientów, minimalizując błędy kompletacji, przyspieszając przetwarzanie zamówień, zapewniając dostępny w czasie rzeczywistym przegląd dostępności produktów i terminów dostaw czy optymalizując procesy zarządzania zwrotami.

Widoczność operacji logistycznych w czasie rzeczywistym

System zarządzania magazynem zapewnia dostępny w czasie rzeczywistym przegląd m.in. stanu zapasów, przepływów magazynowych, zamówień w trakcie realizacji oraz poziomów usług. Mając dokładny wgląd w stan magazynu, możesz podejmować świadome, oparte na wiarygodnych danych decyzje dotyczące między innymi takich kwestii, jak uzupełnianie zapasów, zmiany w procedurach pracy, realokacja zadań w celu dotrzymania terminów czy szkolenia operatorów.

Śledzenie kosztów logistyki i wyników finansowych

System WMS pozwala śledzić koszty operacji logistycznych, w tym koszty pracy, koszty magazynowania czy opłaty za wysyłkę. To z kolei pomaga podejmować decyzje, które zwiększają rentowność magazynu i poprawiają wyniki operacyjne.

Kompleksowe zarządzanie identyfikowalnością

System zarządzania magazynem automatyzuje procesy zarządzania numerami partii i serii, datami ważności oraz wszelkimi innymi informacjami niezbędnymi do identyfikacji i śledzenia artykułów na wszystkich etapach – od przyjęcia dostawy do wysyłki.

Skalowalność oraz dostosowanie do zmian w logistyce

W miarę rozwoju firmy rosną także wymagania w zakresie zarządzania magazynem: związane z większym wolumenem zapasów i zamówień, nowymi produktami, nowymi kanałami sprzedaży, nowymi lokalizacjami logistycznymi i magazynami, a także potrzebą mechanizacji lub automatyzacji niektórych procesów oraz realizacji dostaw do nowych punktów docelowych.

Ponieważ nowoczesne systemy WMS przeznaczone dla małych firm są zarówno modułowe, jak i dostępne w chmurze, pozwalają zamortyzować wzrost obrotów i obciążenia firmy pracą, umożliwiając także dodawanie z czasem kolejnych funkcji. Innymi słowy: można zacząć od funkcji podstawowych, a następnie dodawać bardziej zaawansowane moduły na potrzeby zmechanizowanego i zautomatyzowanego zarządzania systemami, pracą i zwrotami, a także identyfikowania partii oraz wielu innych zadań.

Ile czasu zajmuje wdrożenie systemu WMS w małej firmie?

Wdrożenie systemu zarządzania magazynem w małej firmie zajmuje średnio od sześciu do dziewięciu miesięcy. W niektórych przypadkach może to potrwać mniej niż sześć miesięcy – zwłaszcza jeśli na początek wybrana zostanie standardowa konfiguracja, a personalizacja zostanie odłożona na później, gdy zespół działu logistyki zaznajomi się z systemem WMS i będzie poruszał się w nim komfortowo.

Poniżej opisano szczegółowo główne etapy projektu wdrożenia systemu WMS:

  • Analiza: analizowane są specyficzne procesy i potrzeby logistyczne firmy oraz identyfikowane są wymagania w zakresie konfiguracji systemu WMS i niezbędne integracje z innymi systemami (ERP, TMS itp.).
  • Wdrożenie: jest to etap instalacji systemu WMS i konfiguracji jego funkcji.
  • Próby: oprogramowanie WMS jest testowane w rzeczywistym środowisku roboczym w celu wykrycia ewentualnych błędów lub problemów.
  • Uruchomienie: jest to etap uruchomienia systemu WMS oraz organizacji szkoleń dla użytkowników.

Który system WMS jest odpowiedni dla małej firmy?

Ogólnie rzecz biorąc, mała firma ma takie same potrzeby jak duża organizacja, ale dysponuje mniejszymi zasobami. Dlatego ważny jest wybór partnera oferującego długoterminowe wsparcie i system, który:

  • Jest niezawodny, modułowy, skalowalny oraz sprosta potrzebom związanym ze wzrostem obrotów firmy i obciążeniem pracą;
  • Jest przyjazny w obsłudze i łatwy do opanowania – zwłaszcza przez operatorów i pracowników tymczasowych;
  • Jest objęty usługami wsparcia oraz oparty na fachowej wiedzy w zakresie zwiększania wydajności logistyki oraz optymalizacji procesów i przepływów;
  • Jest oferowany w modelu SaaS, który nie wymaga inwestycji z góry, co wpływa korzystanie na stan zasobów pieniężnych firmy, i w którym rozliczenie następuje na podstawie użycia – w tym modelu aktualizacje systemu WMS pozostają w gestii dostawcy, a dostęp do danych odbywa się w czasie rzeczywistym z dowolnego miejsca;
  • Może zostać łatwo zintegrowany z innymi systemami (ERP, system fakturowania, system zarządzania transportem, platforma e-commerce itp.) przez interfejsy API lub konektory;
  • Oferowany jest z codziennym lub nawet całodobowym wsparciem technicznym.