3PLs
E-commerce
FMCG
Manufacturing
Retail

Specyfikacja wymagań dotyczących systemu WMS – wskazówki i szablon

Sformułowanie wymagań dotyczących systemu WMS to ważny etap procesu inwestycji w oprogramowanie do zarządzania magazynami. Dokument określający wymagania, nazywany specyfikacją, powinien zawierać szczegółowy opis celów, oczekiwań i procesów logistycznych firmy, a także innych programów, z którymi system WMS ma współpracować (np. rozwiązań ERP i TMS), co w ostatecznym rozrachunku pozwoli na pozyskanie atrakcyjnych ofert od potencjalnych dostawców. Niniejszy artykuł zawiera przegląd informacji, które powinny znaleźć się w Twojej specyfikacji WMS, aby zagwarantować udaną współpracę z wybranym przez Ciebie dostawcą.

 

Czym jest specyfikacja dotycząca systemu WMS?

Specyfikacja wymagań dotyczących systemu zarządzania magazynami (WMS) to szczegółowy dokument sporządzany przez przedsiębiorcę, który zamierza zainwestować w system WMS lub zmienić dotychczas stosowane rozwiązanie. Specyfikacja zawiera opis celów i procesów logistycznych przedsiębiorstwa, jego wymagań funkcjonalnych, ograniczeń technicznych i czasowych oraz innych istotnych kwestii. W postępowaniu przetargowym dokument stanowi podstawę kontaktów i negocjacji między firmą a potencjalnymi dostawcami oprogramowania.

Dlaczego sporządzenie specyfikacji WMS jest ważne?

Specyfikacja wymagań określa ramy całego procesu wyboru rozwiązania WMS i pozwala na:

  • Jasne sformułowanie swoich potrzeb, które mają zostać uwzględnione;
  • Zapoznanie się z różnymi programami WMS;
  • Ograniczenie ryzyka nieporozumień w kontaktach z potencjalnymi dostawcami;
  • Obiektywną ocenę ofert potencjalnych dostawców;
  • Wyłonienie oferty, która najlepiej spełnia potrzeby firmy;
  • Zbudowanie fundamentów pod udaną długoterminową współpracę.

Szablon specyfikacji WMS

Na przestrzeni lat firma Reflex złożyła setki ofert. Kierując się najlepszymi praktykami i ponad 30-letnim doświadczeniem, przygotowaliśmy szablon specyfikacji WMS w formacie PDF, który można bezpłatnie pobrać i wykorzystać na potrzeby swojej inwestycji.

Co powinna zawierać specyfikacja WMS?

1. Cel i zakres zamówienia

Na początku specyfikacji należy umieścić opis celu i zakresu zamówienia, w szczególności wyjaśnienie, dlaczego Twoja firma chce wdrożyć nowy system lub zmienić dotychczasowe oprogramowanie, wraz ze wskazaniem, czy inwestycja jest częścią szerzej zakrojonej optymalizacji łańcucha dostaw.

Dokument powinien również określać:

  • Warunki postępowania, np. wyzwania istniejące w branży, problemy, z jakimi boryka się Twoja firma lub szanse, z których chce skorzystać;
  • Ogólne cele Twojej firmy związane z inwestycją w WMS lub zmianą dotychczasowego oprogramowania;
  • Zakres zamówienia: liczba magazynów i obsługiwanych krajów, zakres działalności operacyjnej;
  • Orientacyjny harmonogram z kluczowymi terminami postępowania oraz wskazaniem planowanego czasu trwania i terminu wdrożenia WMS;
  • Załączniki, np. sprawozdanie z audytu, zalecenia ekspertów ds. łańcucha dostaw, plany i szkice magazynów, a także parametry techniczne innych systemów, z którymi oprogramowanie WMS ma współpracować;
  • Dane kontaktowe osób, z którymi potencjalni dostawcy będą mogli się skontaktować w razie pytań.

2. Ogólna charakterystyka firmy i centrów logistycznych

Specyfikacja WMS powinna oczywiście zawierać opis działalności Twojej firmy, jej kanałów sprzedaży i dystrybucji, a także procesów i wymagań logistycznych, w tym:

  • Informacje dotyczące lokalizacji i powierzchni magazynów lub sklepów, w których ma zostać wdrożony system;
  • Informacje na temat użytkowników (liczba i profil);
  • Rodzaje procesów obejmujących relacje z dostawcami (obszar upstream) i klientami (obszar downstream) – B2B, B2C itp.;
  • Rodzaje przechowywanych produktów;
  • Informacje na temat wolumenu (liczba pozycji zamówienia, liczba artykułów itp.);
  • Zmiany sezonowe i inne wahania procesów;
  • Szczegółowy opis pożądanej organizacji działalności logistycznej w horyzoncie krótko- i średnioterminowym.

3. Cele firmy

W dokumencie należy określić cele inwestycji w WMS, takie jak:

  • Zwiększenie wydajności i efektywności operacyjnej;
  • Ograniczenie liczby nieprawidłowości w stanie magazynowym lub błędów podczas kompletacji zamówień;
  • Optymalizacja wybranych procesów;
  • Automatyzacja lub mechanizacja wybranych procesów;
  • Kontrola kosztów logistyki i transportu;
  • Itd.

4. Środowisko pracy, sprzęt i ergonomia

W specyfikacji WMS należy również opisać posiadany sprzęt IT i inne urządzenia (np. przenośniki, roboty kompletujące, automatyczne systemy pakowania, układnice) oraz oprogramowanie, z którym system WMS powinien współpracować (takie jak system ERP, TMS, OMS czy platforma e-commerce).

Niemniej ważne jest wskazanie ograniczeń ergonomicznych, którym będzie podlegał system zarządzania magazynami.

5. Aktualne problemy

W tej części specyfikacji należy przedstawić potencjalnemu dostawcy problemy, z jakimi aktualnie boryka się firma, a także konieczne ulepszenia, aby dostawca mógł zaproponować odpowiednie rozwiązania. Innymi słowy, należy opisać:

  • Problemy związane z dotychczasowym oprogramowaniem WMS lub metodami pracy, takie jak nieprawidłowe dane dotyczące zapasów, opóźnienia w kompletacji zamówień czy problemy z obsługą zwrotów;
  • Powtarzające się zdarzenia, które wpływają na wydajność, rentowność, zadowolenie klienta itp.;
  • Twoje oczekiwania dotyczące obszarów, w których liczysz na poprawę.

6. Szczegółowe wymagania funkcjonalne

Oczywiście specyfikacja WMS powinna również zawierać szczegółowy opis Twoich wymagań i funkcji oprogramowania WMS niezbędnych w poszczególnych procesach logistycznych:

  • Dostawy, kontrola i gromadzenie zapasów: przyjmowanie dostaw, kontrola ilości i jakości produktów, obsługa zwrotów, gromadzenie i uzupełnianie zapasów itp.;
  • Zarządzanie zapasami: zarządzanie lokalizacjami, podgląd stanu magazynowego w czasie rzeczywistym, zasady uzupełniania zapasów i progi ostrzegawcze, zarządzanie zapasami produktów i półproduktów itp.;
  • Kompletacja zamówień: wymagania w zakresie ręcznej lub automatycznej kompletacji, pakowania, pakowania kontraktowego, etykietowania itp.;
  • Zarządzanie wysyłką i transportem: zarządzanie ostatecznymi terminami (ang. cut-off) i etykietowaniem przesyłek, optymalizacja współczynnika wypełnienia itp.;
  • Współpraca z ekosystemem dostawców i przewoźników;
  • Wgląd w dane i raporty w czasie rzeczywistym: panele z danymi i wskaźniki (wskaźniki KPI historyczne lub w czasie rzeczywistym) oraz wymagane raporty;
  • Funkcje szczególne: zarządzanie partiami, terminami ważności lub towarami niebezpiecznymi, identyfikowalność operacji logistycznych oraz produktów itp.

7. Parametry techniczne i ograniczenia dotyczące integracji

Dokument powinien również określać parametry techniczne systemu WMS, takie jak:

  • Istniejąca infrastruktura IT;
  • Oprogramowanie lokalne czy SaaS (oprogramowanie jako usługa);
  • Kompatybilność z innymi wykorzystywanymi systemami;
  • Wymagania w zakresie szyfrowania, uwierzytelniania i tworzenia kopii zapasowych danych, a także częstotliwość i sposoby aktualizacji;
  • Oczekiwana dostępność i gwarantowany poziom świadczenia usług (SLA), a także wymagania dotyczące bezpieczeństwa danych;
  • Itd.

8. Wsparcie dostawcy i/lub integratora

Specyfikacja WMS powinna określać usługi w zakresie wdrożenia aplikacji, zarządzania zmianą oraz szkolenia personelu, które powinien zapewniać dostawca, a także Twoje oczekiwania dotyczące wsparcia technicznego, utrzymania i aktualizacji oprogramowania WMS.

9. Kryteria wyboru WMS

Wreszcie, w specyfikacji należy wskazać kryteria, które będą dla firmy priorytetem przy wyborze rozwiązania WMS. Możesz poprosić potencjalnych dostawców o strategię rozwoju ich produktu, która da Ci wgląd w skalowalność aplikacji. Możesz też poprosić o referencje od innych klientów, którzy mają podobne wymagania i problemy (a nawet zapytać o możliwość wizyty w ich centrum logistycznym).

Kto powinien sporządzić specyfikację WMS?

W procesie przygotowania specyfikacji powinni wziąć udział wszyscy pracownicy i wszystkie działy zaangażowane w jego wdrożenie. Są to np.:

  • Pracownicy działu logistyki lub łańcucha dostaw znający ogólne cele firmy i miejsce magazynów w całym łańcuchu dostaw;
  • Kluczowi użytkownicy znający wyzwania oraz praktyczne aspekty codziennej działalności;
  • Pracownicy działu IT odpowiadający za określenie technicznych parametrów oprogramowania WMS i zapewnienie jego kompatybilności z innymi systemami;
  • Członkowie kierownictwa wyższego szczebla, do których będzie należeć zatwierdzenie strategicznych celów inwestycji oraz podjęcie ostatecznej decyzji.

Jeżeli Twoja firma obsługuje złożone operacje logistyczne, zamierza wdrożyć WMS w kilku lokalizacjach lub krajach, prowadzi magazyn zautomatyzowany lub ma inne specyficzne wymagania, dobrym rozwiązaniem może być skorzystanie z pomocy zewnętrznej firmy konsultingowej specjalizującej się w systemach informacyjnych dla branży logistycznej. Eksperci podpowiedzą Ci, jak udoskonalić procesy logistyczne w Twojej firmie, pomogą Ci sformułować wymagania, a nawet udzielą wsparcia przy wyborze rozwiązania WMS.

Kiedy należy przygotować specyfikację wymagań?

Zanim sporządzisz specyfikację, przeanalizuj obecne i przyszłe wymagania Twojej firmy w zakresie strategii, logistyki oraz IT i określ, jakie są jej cele średnio- i długoterminowe. Podobnie jak w przypadku każdego innego projektu IT, przygotowanie specyfikacji będzie możliwe dopiero wtedy, gdy zyskasz jasny obraz ogólnych celów Twojej firmy i kiedy zostaną one zatwierdzone przez kierownictwo wyższego szczebla.

W każdym wypadku specyfikację należy sporządzić przed przystąpieniem do rozmów z potencjalnymi dostawcami, ponieważ na jej podstawie zostanie przygotowana oferta. Dzięki temu otrzymasz oferty dopasowane do potrzeb Twojej firmy, które będzie można ocenić na podstawie tych samych kryteriów.

Wymagania dotyczące systemu WMS – błędy, których należy unikać

Na zakończenie przedstawiamy listę błędów, których należy za wszelką cenę unikać:

  • Nieprecyzyjne określenie wymagań i oczekiwanych funkcji oprogramowania WMS, które może nie tylko opóźnić wdrożenie, ale nawet prowadzić do wyboru nieprawidłowego rozwiązania.
  • Brak zaangażowania użytkowników, przez co specyfikacja może nie odzwierciedlać rzeczywistych potrzeb.
  • Pominięcie przyszłych wymagań: należy upewnić się, że system WMS jest skalowalny i będzie można go dopasować do przyszłych potrzeb.
  • Niedoszacowanie potrzeb w zakresie wsparcia w zarządzaniu zmianą i szkoleń, co może wydłużyć proces przyswojenia i opanowania funkcji nowej aplikacji.
  • Pominięcie aspektów technicznych i potencjalnych problemów związanych z integracją z innymi systemami.
  • Niewłaściwe zdefiniowanie kryteriów wyboru WMS i ich wagi.
  • Brak testów i walidacji w warunkach rzeczywistych przed uruchomieniem systemu oraz nieuwzględnienie czasu na usunięcie ewentualnych stwierdzonych problemów przez dostawcę systemu.