Projekt WMS: przede wszystkim planowanie – etap kluczowy
Projekt wdrożenia systemu WMS to inwestycja długoterminowa. W związku z tym wybrane rozwiązanie musi spełniać bieżące potrzeby magazynu i jego zespołów, ale także umożliwiać dostosowanie w czasie, w miarę kształtowania się tych potrzeb.
Wybór oprogramowania jest oczywiście niezwykle istotny (to przecież z niego przedsiębiorstwo będzie korzystać na co dzień), jednak dla powodzenia projektu wdrożenia systemu WMS kluczowe znaczenie ma etap planowania. Stanowi on gwarancję, że wdrażane rozwiązanie będzie odpowiadać potrzebom i specyficznym wymaganiom logistycznym danego przedsiębiorstwa z zachowaniem terminów i kosztów. Etap ten polega na modelowaniu przepływów fizycznych i cyfrowych, a także istniejących procesów oraz na sprawdzaniu możliwości ich rozwoju i/lub standaryzowania w zależności od ich wydajności i trwałości w czasie, porównując je – jeśli jest to konieczne – z dobrymi praktykami danej branży.
Na tym etapie uwzględnia się także cały ekosystem zakładów logistycznych uczestniczących we wdrożeniu, pod kątem: biznesowym (dostawcy, pozostałe magazyny, punkty sprzedaży, nadawcy, przewoźnicy itp.), informatycznym (ERP, TMS, platforma e-commerce itp.) i przemysłowym (przenośniki, sortowniki, układnice, systemy „pick to light”, maszyny kompletujące zamówienia, kontrola wagi itp.).
Przy wdrożeniach obejmujących kilka zakładów etap planowania umożliwia określenie modelu podstawowego, czyli konfiguracji dostosowanej do wszystkich lokalizacji, nawet jeśli następnie trzeba będzie wprowadzić pewne poprawki w celu uwzględnienia specyfiki danego magazynu logistycznego lub danej działalności.
Wsłuchanie się w potrzeby zespołów logistycznych i nadzorowanie wprowadzanych zmian
Dostosowanie i integracja systemu WMS w jego środowisku organizacyjnym, informatycznym i przemysłowym to jedno. Jednak miarą sukcesu projektu wdrożenia systemu zarządzania magazynem jest także to, czy narzędzie zostało szybko i sprawnie przyjęte przez jego przyszłych użytkowników. Zaangażowanie zespołów operacyjnych już na etapie planowania i tworzenia koncepcji projektu ma więc kluczowe znaczenie. W szczególności jest to niezbędne, aby zdecydować, czy konieczna jest zmiana przepływów i procesów: na co dzień to właśnie te zespoły wiedzą, które z nich działają poprawnie, a które wymagają zmiany lub dla których przyjęcie standardów byłoby pożądane. W praktyce oznacza to powołanie grupy użytkowników kluczowych (key users), którzy określą, przetestują i zatwierdzą docelowe rozwiązanie dla wszystkich procesów: przyjęcia, magazynowania, przygotowania zamówień i wysyłki.
To podejście polegające na słuchaniu i uwzględnianiu potrzeb operacyjnych umożliwia kontrolę zakresu funkcjonalnego i ograniczenie ryzyka przekroczenia harmonogramu lub budżetu. Nie pomija ono jednak dwóch kwestii: z jednej strony, aby przyspieszyć wdrożenie, często warto zacząć od rozwiązania, które nie obejmuje pełnej specyfiki operacyjnej, co pozwoli zrozumieć wszystkie możliwości oferowane przez nowy system WMS, nawet jeśli następnie trzeba będzie wprowadzić poprawki. Z drugiej strony wdrożenie nowego narzędzia wiąże się z zarządzaniem zmianą, co wymaga informowania o projekcie, przeprowadzania szkoleń i monitorowania wykorzystania nowego narzędzia w celu jego pełnego i szybkiego wdrożenia.
Zarządzanie projektem od początku do końca, także po jego uruchomieniu
Po początkowym etapie planowania – kluczowym dla określenia potrzeb technicznych i funkcjonalnych – również na wszystkich pozostałych etapach konieczne jest sprawdzanie, czy projekt, który będzie trwał kilka miesięcy, odpowiada jego początkowym założeniom pod względem koncepcji, realizacji, testowania, uruchomienia i stabilizacji po etapie „go live”. Wiąże się to z całościowym zarządzaniem projektem oraz mobilizacją kluczowych użytkowników na wszystkich etapach, także już po wdrożeniu.
W przedsiębiorstwach istnieją mianowicie dwa rodzaje organizacji: takie, które angażują kierowników magazynów logistycznych i kluczowych użytkowników równolegle do ich codziennych działań, oraz takie, w których powoływany jest zespół projektowy tylko na czas początkowego wdrożenia. W każdym przypadku, aby stale doskonalić rozwiązanie WMS, konieczne jest wprowadzenie organizacji i wskaźników KPI, umożliwiających monitorowanie skuteczności systemu po uruchomieniu, choćby po to, aby wykorzystać nowe funkcjonalności narzędzia.
Projekt WMS: ciągłe doskonalenie
Uwzględniając wszystkie aspekty organizacyjne, informatyczne, operacyjne i ludzkie, wdrożenie systemu WMS trwa na ogół średnio od sześciu do ośmiu miesięcy. Jest to czas, który można skrócić poprzez zastosowanie standardowo predefiniowanych procesów w systemie WMS, nawet jeśli oznacza to, że będzie je trzeba następnie rozwijać w ramach ciągłego doskonalenia. Jest to zresztą nieuniknione w przypadku bardziej „klasycznego” wdrożenia, obejmującego parametry specyficzne dla danego zakładu.
Niezależnie od zakładu logistycznego wdrażane rozwiązanie WMS będzie musiało być bowiem z czasem dostosowywane, aby mieć pewność, że będzie ono odpowiadać rzeczywistej działalności oraz że będzie się rozwijać w miarę upływu czasu. Inaczej mówiąc – albo pojawiają się nowe lokalne potrzeby i chodzi wówczas o określenie, w jaki sposób system WMS może na nie odpowiedzieć, albo też WMS wzbogacany jest o nowe funkcje i wówczas należy zastanowić się nad najlepszym sposobem ich wykorzystania. A wszystko to z myślą o ciągłej poprawie wydajności logistycznej.
Polityka ciągłego doskonalenia zakłada także regularne wsparcie i szkolenia dla operatorów w zakresie nowych procesów i innych nowych funkcjonalności. W ten sposób system WMS i wspierane przez niego procesy pozostają aktualne w miarę upływu czasu, dzięki czemu logistyka może jeszcze skuteczniej wypełniać obietnice złożone klientom.