En viktig fas i WMS-projektet är att sätta upp ramar för alla aktiviteter uppströms
Att installera en WMS-system är en långsiktig investering. Som sådan måste lösningen möta de nuvarande behoven på lagret och hos medarbetarna men även kunna anpassas över tid allteftersom företagets behov utvecklas.
Även om valet av system naturligtvis är av stor betydelse (denna programvara kommer att användas dagligen), är installationsfasen avgörande för att din WMS-lösning ska fungera optimalt. En väl utförd implementering ger en lösning anpassad till varje företags logistiska behov och särdrag som tar hänsyn till både tids- och kostnadsfaktorer. Denna fas består av att forma de fysiska och informationstekniska flödena samt processerna på plats och undersöka vilka utvecklings- och/eller standardiseringsmöjligheter som finns mot bakgrund av deras effektivitet och hållbarhet över tid genom att jämföra dem, i förekommande fall, med goda branschstandarder.
I detta skede måste man utvärdera hela ekosystemet för logistikplatsen eller logistikplatserna som ska utrustas: affärer (leverantörer, andra lager, försäljningsställen, avsändare, transportörer …), IT (ERP, TMS, e- handelsplattform etc.) och industriella enheter (transportör, sorteringsstationer, staplingskranar, pick to light-plocklösningar, orderberedningsrobotar, viktkontroll etc.).
Vid användning av systemet på flera platser hjälper installationsfasen till att definiera kärnmodellen, det vill säga den konfiguration som passar alla platser, även om det innebär att man måste göra några justeringar i efterhand för att integrera specifikationerna för ett visst logistiklager, eller för en viss aktivitet.
Lyssna på dina logistikteam och ge stöd i förändringsarbetet
Att anpassa och integrera WMS-lösningen i alla organisatoriska, informationstekniska och industriella enheter är en sak, men ett effektivt logistiksystem för lagerhantering är också beroende av hur snabbt och smidigt verktyget kan tas i bruk av dess framtida användare. Det är därför av avgörande betydelse att involvera de operativa teamen redan i projektets utformnings- och installationsfaser, särskilt för att bestämma om det föreligger ett behov av att förändra flöden och processer då det i det dagliga arbetet är dessa team som vet vilka som fungerar bra och vilka som behöver ändras eller för vilka det skulle vara viktigast att anta standarder. I praktiken innebär det att man skapar en grupp nyckelanvändare (key users) för att definiera, testa och validera mållösningen för alla processer: mottagning, lagring, orderförberedelse och frakt.
Detta tillvägagångssätt att lyssna och ta hänsyn till operativa behov gör att man kan kontrollera den funktionella faktorn för att begränsa riskerna för att tidsplaner eller budgetar överskrids. Man måste dock ta med två saker i beräkningarna. Den första är att påskynda implementeringen då det ofta är tillrådligt att börja med en lösning som inte täcker 100 % av de operativa specifikationerna för att förstå alla möjligheter som den nya WMS-lösningen erbjuder, även om man behöver göra några justeringar i efterhand. Å andra sidan innebär implementeringen av ett nytt verktyg att leda förändringen, vilket kräver att man kommunicerar om projektet, utbildar och stödjer användningen av det nya verktyget så att det snabbt och smidigt kan användas fullt ut.
Att hantera projektet från början till slut, inklusive efter att man gått live.
Förutom installationsfasen, som är nyckeln till att definiera de tekniska och funktionella specifikationerna, är det i alla skeden nödvändigt att kontrollera att projektet, som kommer att pågå i flera månader, har anpassats till de ursprungliga målen avseende utformning, produktion, testning, uppstart och stabilisering efter att man gått live. Detta innebär en global styrning av projektet och att nyckelanvändarna involveras i alla faser, även efter implementeringen.
Faktum är att det finns två typer av organisation i ett företag. Den typ av organisation där lagercheferna och nyckelanvändarna hanterar projektet parallellt med deras dagliga verksamhet. Och den typ av organisation som skapar ett projektteam bara för den första implementeringen. Oavsett organisationsform är det för att kontinuerligt kunna förbättra WMS-lösningen viktigt att sätta upp en organisation och nyckeltal som tillåter kontroll av dess effektivitet efter att lösningen tagits i bruk, om så bara för att dra nytta av de nya funktionerna i systemet.
WMS-projektet – en fråga om ständiga förbättringar
Med hänsyn till alla organisatoriska, informationstekniska, operativa och personalmässiga aspekter tar en WMS-implementering vanligtvis i genomsnitt sex till åtta månader att genomföra. En tidsrymd som kan minskas genom implementering av de fördefinierade processerna som standard i WMS-lösningen, även om det innebär att man måste fortsätta att utveckla och förbättra dem. Vilket också är viktigt i de fall då ett mer klassiskt system som integrerar mer specifika inställningar ska tas i bruk.
Oavsett logistikplats kommer den implementerade WMS-lösningen under alla omständigheter att med tiden behöva anpassas för att säkerställa att den passar den faktiska verksamheten och dess utveckling över tid. Med andra ord dyker antingen nya omständigheter upp, och det är då en fråga om att identifiera hur WMS-lösningen kan möta dem, eller så utökas ditt WMS med nya funktioner och det är då tillrådligt att överväga vilket som är det bästa sättet att utnyttja dem på. Detta sker alltid på ett sätt som förbättrar den logistiska prestandan hos systemet.
Den ständiga förbättringsprocessen innebär också stöd och regelbunden utbildning av operatörer om nya processer och andra nya funktioner. Så förblir WMS-lösningen och de processer den stödjer relevanta över tid så att logistiken alltid svarar mer effektivt på kundlöftet.