3PLs
E-commerce
FMCG
Manufacturing
Retail

WMS-krav: tips och mall för förfrågningsunderlag

Det är viktigt att formulera en lista med de kravspecifikationer du har på ditt WMS innan du investerar i ett lagersystem. Kravspecifikationen som du kommer att använda som en del av ditt förfrågningsunderlag beskriver dina mål och förväntningar, dina logistikprocesser, vilken annan programvara som WMS:et måste samverka med (t.ex. ditt TMS och ERP) och gör att du slutligen kan begära in offerter från potentiella leverantörer. I den här artikeln ger vi dig en översikt över de viktigaste sakerna du bör inkludera i ditt WMS-förfrågningsunderlag för att lägga grunden till ett framgångsrikt samarbete med den vinnande anbudsgivaren.

 

Vad är ett WMS-förfrågningsunderlag? 

Ett förfrågningsunderlag för ett lagersystem (WMS) är ett detaljerat dokument som tas fram av ett företag som vill investera i ett WMS eller ändra sitt befintliga lagersystem. I dokumentet anges företagets mål, logistiska målprocesser, funktionella krav, tekniska och tidsmässiga begränsningar med mera. Det utgör grunden för kommunikation och förhandling mellan företaget och potentiella systemleverantörer under ett anbudsförfarande.

Varför behövs det ett förfrågningsunderlag i ett WMS-projekt?

Förfrågningsunderlaget fungerar som ett ramverk som styr hela MS-anbudsförfarandet och hjälper företaget att:

  • Se till att de krav man har uppfylls
  • Få en tydligare förståelse för olika WMS-System
  • Minimera risken för missförstånd eller feltolkningar i kontakterna med potentiella leverantörer
  • Objektivt utvärdera anbud från potentiella leverantörer
  • Lättare välja den applikation som bäst uppfyller de specifika kraven
  • Lägga grunden för ett framgångsrikt och långsiktigt samarbete

Vad bör en mall för WMS-förfrågningsunderlag innehålla?

1. Syfte och ramar för anbudsförfarandet

I inledningen av förfrågningsunderlaget bör syftet och ramarna för upphandlingen framgå. Börja med skälen till varför ditt företag vill implementera ett WMS eller ändra det befintliga systemet, och ange om projektet är en del av ett större program med syfte att förbättra supply chain.

I dokumentet bör följande också framgå:

  • Bakgrunden till anbudsförfarandet, t.ex. nya utmaningar inom din sektor eller bransch, de specifika frågor som ditt företag står inför eller de möjligheter som din organisation vill ta tillvara på
  • De allmänna mål som du vill uppfylla genom att investera i ett WMS eller ändra ditt befintliga system
  • Anbudets omfattning: antal lager och länder, affärsverksamhet som omfattas
  • Den preliminära tidsplanen med viktiga datum i anbuds- och urvalsförfarandet, och den planerade perioden och tidpunkterna för införandet av WMS:et.
  • En lista över bilagor, t.ex. revisionsrapporten och rekommendationerna från ett konsultföretag för supply chain, planer och ritningar över ditt/dina lager och de tekniska specifikationerna för de andra system som WMS:et måste samverka med.
  • Kontaktuppgifter till de personer som potentiella leverantörer kan kontakta för förtydligande vid behov

 

2. Översikt över ditt företag och dina logistikanläggningar

WMS-förfrågningsunderlaget bör innehålla en beskrivning av ditt företags affärsverksamhet och dess försäljnings- och distributionskanaler, samt information om organisationens specifika logistikprocesser och krav:

  • Läge och storlek på det eller de lager, fabriker eller butiker där WMS:et ska installeras
  • Uppgifter om användarna (antal och profil)
  • Olika typer av uppströms- och nedströmsflöden med dina leverantörer och kunder (B2B, B2C och så vidare)
  • Typer av produkter som lagras på din(a) anläggning(ar)
  • Volyminformation (antal orderrader, antal artiklar och så vidare)
  • Säsongsmässiga och andra flödesvariationer
  • Detaljerad beskrivning av verksamhetens logistikorganisation, på kort och medellång sikt

 

3. Dina målsättningar

I dokumentet måste du ange målen för ditt WMS-projekt, t.ex:

  • Ökad produktivitet och operativ effektivitet
  • Minska fel i lager eller vid orderplockning
  • Förbättring av särskilda processer
  • Automatisering eller mekanisering av särskilda processer
  • Kontroll av logistik- och transportkostnader
  • Och så vidare.

 

4. Arbetsmiljö, utrustning och ergonomi

I ditt WMS-förfrågningsunderlag är det viktigt att ge en detaljerad översikt över din IT-hårdvara och befintliga utrustning (transportband, plockrobotar, automatiska förpackningssystem, staplingskranar med mera) samt den programvara som WMS:ett kommer att behöva samverka med (t.ex. ditt ERP, TMS, OMS och e-handelsplattform).

Det är också viktigt att fastställa eventuella ergonomiska begränsningar för lagerhanteringssystemet.

 

5. Aktuella problem

I det här avsnittet av förfrågningsunderlaget bör du ge potentiella leverantörer en tydlig bild av de problem som du för närvarande står inför och vilka förbättringar som behövs, så att de kan föreslå lämpliga lösningar. Med andra ord behöver du beskriva:

  • De problem som uppstår med ditt befintliga WMS eller dina befintliga arbetsmetoder, t.ex. felaktig lagerinformation, förseningar i orderplockningen eller problem med returhanteringen.
  • Återkommande incidenter som påverkar produktivitet, lönsamhet, kundnöjdhet med mera.
  • Dina förväntningar på de områden där du hoppas uppleva vinster och förbättringar

 

6. Detaljerade funktionella krav

Ett WMS-förfrågningsunderlag bör naturligtvis innehålla en detaljerad beskrivning av dina krav och de WMS-funktioner du förväntar dig att se för varje logistikflöde:

  • Ankommande gods, inspektion och lagersaldo: mottagning av gods, kvantitets- och produktinspektioner, returhantering, lagerhållning eller påfyllning osv.
  • Lagerhantering: hantering av platser, lagerövervakning i realtid, regler för påfyllnad och tröskelvärden för larm, lagerhantering etc.
  • Orderhantering: krav på manuell eller automatisk plockning, packning eller sampackning, märkning etc.
  • Transport- och frakthantering: hantering av transportproblem och märkning, optimering av fyllnadsgraden i lastbilar etc.
  • Samarbete med ditt ekosystem av leverantörer och transportörer
  • Dashboard och rapportering i realtid: dashboards och övervakningsindikatorer (realtids- eller historiska KPI:er), samt vilka typer av rapporter som krävs
  • Särskilda egenskaper: hantering av partier, utgångsdatum eller farligt gods, spårbarhet av logistikverksamhet och produkter med mera.

 

7. Tekniska specifikationer och integrationsbegränsningar

Dokumentet bör också innehålla de tekniska specifikationerna för WMS:et:

  • Befintlig IT-infrastruktur
  • On-Premise eller SaaS
  • Kompatibilitet med andra befintliga system
  • Krav på kryptering, autentisering och säkerhetskopiering av data, samt uppdateringsfrekvenser
  • Förväntade tillgänglighets- och prestandanivåer (SLA) samt krav på datasäkerhet
  • Och så vidare.

 

8. Stöd från leverantörer och/eller integratörer

I ditt WMS-förfrågningsunderlag måste du också ange uppgifter om vilken implementering, förändringshantering och personalutbildning du förväntar dig att leverantören ska tillhandahålla, samt dina krav när det gäller teknisk support, underhåll och uppdateringar av WMS:et.

 

9. CUrvalskriterier för WMS:et

Sist men inte minst bör förfrågningsunderlaget ange de kriterier som ni kommer att använda för att prioritera valet av WMS. Överväg också att be potentiella leverantörer om en kopia av deras produktutvecklingsplan, vilket ger dig en uppfattning om applikationens skalbarhet. Du kan också begära referenser från andra kunder med liknande krav och utmaningar som dina (eller till och med be om en rundvisning på en logistikanläggning).

Vem bör utarbeta WMS-förfrågningsunderlaget? 

All intern personal och alla avdelningar som är involverade i implementeringen av WMS:et bör bidra till utarbetandet av förfrågningsunderlaget. Följande personer och avdelningar omfattas:

  • Logistik- eller supply chain-avdelningarsom har en övergripande förståelse för företagets mål och hur dess lager passar in i den övergripande supply chain.
  • Nyckelanvändare som har en praktisk förståelse för den dagliga verksamheten och de utmaningar de står inför.
  • IT-avdelningen som måste fastställa de tekniska specifikationer som WMS:et måste uppfylla och se till att det är kompatibelt med andra system.
  • Högsta ledningen som måste godkänna projektets strategiska mål och underteckna det slutliga beslutet.

Om ditt företag har en komplex logistikverksamhet, avser att använda WMS:et på flera anläggningar eller i flera länder, har ett automatiserat lager eller andra specifika krav, kan det vara en bra idé att ta hjälp av en extern konsultfirma som är specialiserad på informationssystem för logistik. Deras experter kan föreslå olika sätt att förbättra din logistikorganisation och dina logistikprocesser, hjälpa dig att formalisera dina krav och till och med hjälpa dig att välja ett WMS.

När bör förfrågningsunderlaget utarbetas?

Innan du utarbetar ditt förfrågningsunderlag är det viktigt att du analyserar dina strategiska, logistiska och IT-mässiga krav – både nuvarande och framtida – och fastställer dina mål på medellång och lång sikt. Som med alla IT-projekt kan du börja utarbeta ditt förfrågningsunderlag först när du har en tydlig bild av dina allmänna mål och när dessa har godkänts av högsta ledningen.

Under alla omständigheter bör förfrågningsunderlaget utarbetas innan du inleder samtal med potentiella leverantörer, eftersom de kommer att använda dokumentet för att sammanställa sina förslag och se till att du får in kontextanpassade anbud som du kan jämföra med samma uppsättning kriterier.

WMS-krav: viktiga misstag att undvika

Innan vi avslutar den här artikeln följer här en lista över de viktigaste misstagen du ska undvika:

  • Att vara oklar om dina krav och de förväntade funktionerna i WMS:et, vilket kan orsaka förseningar i implementeringen eller till och med leda till att du väljer fel lösning.
  • Att inte involvera slutanvändarna, vilket kan leda till att ditt förfrågningsunderlag inte återspeglar deras verkliga behov.
  • Att inte ta hänsyn till dina framtida krav: Det är viktigt att kontrollera om WMS:et är skalbart och kan anpassas till dina framtida behov.
  • Att underskatta hur mycket stöd och utbildning du behöver för att hantera förändringar, vilket kan leda till förseningar i implementeringen och användningen av den nya applikationen.
  • Att inte ta tekniska aspekter i beaktande och potentiella problem i samband med integration med andra system.
  • Att inte definiera och vikta dina urvalskriterier för WMS:et begär demo i de aktuella systemen för era tänkta & framtida processer.
  • Att inte planera en fysisk test- och valideringsfas innan systemet tas i drift, samt att inte ha räknat med en efterföljande period under vilken säljaren ska åtgärda eventuella problem som identifierats under denna fas.