La personnalisation du système peut être source de pièges mais aussi source de véritables différenciateurs pour votre activité lorsqu’elle est dynamique et évolutive.
Quand un besoin ne semble pas couvert par le standard d’un WMS, il y a une règle simple à garder en tête : tout spécifique engage du temps, des ressources et un arbitrage pour les pondérer selon l’impact final.
Pour commencer, que veut dire « personnalisation » d’un WMS
Derrière la personnalisation d’un WMS, on entend souvent le terme de « spécifique ».
Personnaliser un WMS revient à se poser deux questions : est-ce que le logiciel standard de gestion d’entrepôt me permet déjà de coller aux besoins pour aller chercher les gains de productivité attendus ? Ou faut-il, au contraire, développer un programme sur mesure, un spécifique, parce qu’un geste métier précis n’est pas couvert par la solution standard ?
Avant d’aller plus loin, voici déjà un début de réponse pour restructurer la pensée sur ce sujet :
- Un WMS mature présente déjà un fort niveau de paramétrage. Adopter un standard permettra aussi de faciliter votre TMA (Tierce Maintenance Applicative) ;
- Le développement d’un spécifique peut être un atout lorsque celui apporte une différenciation dans votre promesse. Un spécifique n’est pas nécessairement négatif à partir du moment où il dynamise votre activité.
Vous l’aurez compris, pour être utile, la personnalisation d’un WMS impose certaines règles du jeu à connaître que nous allons détailler.
Personnaliser votre WMS : quand est-ce réellement justifié ?
La personnalisation d’un WMS n’est donc, en soi, pas une mauvaise idée. Mais, pour votre gestion d’entrepôt (voir au-delà des murs), multiplier les spécifiques ne vous sera favorable ni à court, ni à long terme.
Le spécifique est pertinent seulement s’il apporte un vrai bénéfice à aller chercher pour votre activité logistique.
Si une fonctionnalité métier vraiment différenciante vous permet de prendre une avance sur vos concurrents, alors il faut sérieusement l’étudier.
Autre cas où un spécifique peut se justifier : l’automatisation d’une action critique. Une validation automatique peut vous faire gagner du temps chaque jour.
Attention au piège classique, c’est à dire confondre un confort immédiat avec un vrai gain à long terme. Passer 30 minutes par semaine sur une tâche précise, cela semble important. Sauf que, si cette tâche ne représente que 3 % de votre flux logistique global, mieux vaut probablement garder votre budget pour autre chose.
Après de nombreux projets menés avec nos clients, voici une liste de cas concrets où développer un spécifique s’est clairement justifié :
- Automatiser un contrôle qualité critique dans votre secteur précis (pharma, alimentaire) ;
- Simplifier des opérations logistiques complexes uniques à votre chaîne (cross docking particulier, flux tendus spécifiques) ;
- Intégrer une gestion de stocks hybride très particulière (flux combinés magasins physiques, e-commerce et points relais) ;
- Respecter des obligations légales à un secteur ou à un marché (douane, traçabilité renforcée).
Jusqu’où un WMS standard du marché peut-il (réellement) couvrir vos besoins ?
Paradoxalement, les solutions WMS standards sont souvent sous-estimées.
Pourquoi cela est-il un paradoxe ? Parce qu’un WMS best-of-breed, autrement dit une solution dédiée uniquement à la gestion d’entrepôt développée par des éditeurs spécialisés, peut vous emmener loin.
Très loin même.
Ces logiciels possèdent une flexibilité native. Développés et enrichis depuis des années, ils couvrent en standard la majorité de vos besoins métiers.
La plus-value est facilement identifiable puisque vous évitez les développements lourds du système souvent liés aux spécifiques.
Concrètement, vous faites évoluer votre WMS facilement dans la durée, vous maîtrisez totalement votre coût de possession (TCO), et surtout vous échappez aux coûts cachés d’une maintenance complexe dus à trop de personnalisation.
Beaucoup de demandes de personnalisation concernent des fonctionnalités déjà intégrées en standard mais sous-estimées, voire mal exploitées par les entreprises. Cela est encore plus notable après des mises à jour apportant de nouvelles possibilités méconnues des utilisateurs.
Dans la même idée, le fait de migrer vers un logiciel WMS plus moderne, permet de bénéficier d’un standard plus étendu tout en rechallengeant les spécifiques (assurez-vous bien de la dynamique d’évolution du produit de l’éditeur sur ce point).
Le standard répond ainsi parfaitement à la gestion fine des stocks, aux flux e-commerce combinés aux magasins physiques, à la gestion dynamique des emplacements en entrepôt, et même à la visibilité en temps réel des données totalement synchrone, dernière grande innovation des WMS.
De quoi couvrir directement la plupart de vos besoins logistiques sans réinventer la roue.
Comment faire les bons choix d’arbitrage ?
Comme déjà mentionné en introduction, l’arbitrage entre standard et spécifique doit avant tout se baser sur un mindset global.
Est-ce que je dois adapter mes processus logistiques à mon WMS, ou au contraire adapter mon WMS à ces processus ? La réponse n’est jamais automatique. Il faut même étudier les flux cas par cas.
L’une des meilleures pratiques est d’organiser des ateliers d’arbitrage internes que certains appellent « tribunal des spécifiques ».
Les points clés à challenger :
- Est-ce que la raison initiale derrière ce spécifique existe toujours aujourd’hui ?
- Quel est son impact sur l’activité ? (15% d’un flux mineur ou 5% d’un flux majeur ?)
- Pourquoi la solution de contournement ne convient pas ?
- Existe-t-il une solution alternative via un middleware, l’ERP, ou faut-il simplement revenir au standard du WMS ?
Poser les choses ainsi permet d’évaluer précisément le ROI réel d’une personnalisation avant toute décision.
Revenons à l’exemple de Manitou cité en introduction. Il est concret, parlant, et surtout chiffré.
Manitou voulait déployer un Core Model solide avec l’ERP Infor et Reflex WMS sur ses sites mondiaux, en limitant strictement les personnalisations aux obligations légales incontournables.
L’entreprise a mis en place son « tribunal des spécifiques » pour examiner chaque demande de développement personnalisé.
Sur 45 spécifiques analysés (hors édition et interfaces), 60 % ont été abandonnés, 26,4 % ramenés vers le standard, et seulement 23,6 % conservés.
Comment faire un bon spécifique ?
Chez Reflex Logistics, nous avons vu passer suffisamment de projets WMS pour savoir qu’un spécifique réussi respecte toujours quelques règles précises.
Pour être sûr qu’un développement amène une vraie valeur sans alourdir inutilement le WMS, voici trois bonnes pratiques à garder en tête :
- Penser réutilisation : même s’il concerne un seul site, pensez à la logique de core modelisation. Un spécifique peut être actif ou inactif selon le besoin d’un site. L’intérêt est de limiter les coûts futurs (TMA plus fiable), de disposer d’une meilleure connaissance du spécifique et d’améliorer directement le ROI. Toujours réfléchir long terme “autant que faire se peut” ;
- Garder de la flexibilité : rien de pire qu’un spécifique figé. Il peut aussi être dynamique et évoluer dans le temps. Le spécifique doit être paramétrable et facilement adaptable selon l’évolution de l’entrepôt et des flux, d’un site à l’autre ;
- Identifier clairement la nature du spécifique : est-ce un spécifique technique (intégration d’une nouvelle technologie, matériel particulier) ou fonctionnel (réponse métier précise) ? Bien définir la nature du spécifique aidera à mieux maîtriser l’impact lors de l’arbitrage.
Les questions que vous vous posez sur la personnalisation d’un WMS
Faut-il vraiment tout personnaliser ? Est-ce que ça vaut le coup pour 3 % de mes flux ? Quel sera l’impact sur la maintenance, les mises à jour, l’intégration avec mon ERP ? Est-ce que je vais créer plus de problèmes que je n’en résous ? Ces questions, toutes les entreprises se les posent à un moment donné dans leur projet WMS. Et c’est plutôt sain. Voici quelques réponses claires pour vous aider à prendre du recul sur le sujet.
Quels sont les risques associés à la personnalisation excessive d’un WMS ?
Un WMS surchargé de spécifiques demande un maintien des connaissances plus important en interne mais aussi chez l’éditeur. Vous prenez aussi le risque de rigidifier une solution qui se doit d’être agile et vous vous privez de nouvelles options de paramétrage. Une personnalisation se doit de ne pas être intrusive afin de conserver une forte stabilité. On rentre dans la logique de logistique résiliente, disponible et robuste.
Comment déterminer le niveau optimal de personnalisation pour ses opérations logistiques ?
La somme des optimisations locales est bien inférieure à l’optimisation globale. Il est important de prendre un pas de recul. Optimiser un processus amont pour saturer d’avantage un goulet d’étranglement ne portera pas de grand bénéfice. Cette analyse complète des flux et de leurs incidences permettra d’identifier la pertinence de votre investissement.
La personnalisation d’un WMS affecte-t-elle les futures mises à jour du logiciel ?
Clairement, elle peut si votre éditeur ne maîtrise pas son processus d’évolution de son WMS. Votre éditeur doit maîtriser la non-régression standard et personnalisée afin de sécuriser l’intégration de nouvelles fonctionnalités. Plus vous personnalisez, plus les contrôles de non-régression peuvent être délicats.
Quels sont les coûts cachés liés à la personnalisation d’un WMS ?
Les contrôles de non-régression (pas forcément inclus dans la TMA de tous les éditeurs), documentation, formation, effort de recettage… Un spécifique mobilise des ressources internes longtemps après sa mise en service. C’est rarement anticipé au départ.
Comment assurer une intégration réussie d’un WMS personnalisé avec ses systèmes existants ?
En posant dès le début les bonnes fondations techniques avec l’ERP, le middleware ou les outils métier concernés. Un WMS best-of-breed a pour rôle d’optimiser les flux logistiques et de communiquer avec les autres systèmes de données pour que tout fonctionne correctement. Un best-of-breed bien intégré exécute les opérations logistiques demandées sans perturber les autres systèmes de l’écosystème SI.