WMS-implementaties zijn complexe projecten waarbij belangrijke ontwerpkeuzes over processen worden gemaakt. De cross-functionele teams die hiervoor worden samengesteld, bestaan uit IT-specialisten, procesexperts uit het bedrijf en consultants van de WMS-leverancier. “Het valt mij op dat als er meer diversiteit in zo’n team bestaan, er andere beslissingen worden genomen. Technologie-gerichte mensen zien soms praktische zaken over het hoofd, operationele mensen snappen niet altijd de logica van IT-systemen en ga zo maar door. Dat is allemaal heel normaal, maar daarom is het belangrijk dat je binnen een team verschillende soorten mensen hebt.”
Verschillende belangen meewegen
Binnen homogene groepen worden beslissingen soms genomen zonder dat alle stakeholderbelangen goed worden meegewogen. Magdalena deelt een voorbeeld van een recente workshop over het integreren van de cycle counting in het orderpickproces – een standaardfunctie in Reflex WMS die is ontworpen om de nauwkeurigheid van de voorraad te verbeteren.
“Vanuit functioneel oogpunt lagen er twee haalbare opties op tafel,” legt ze uit. “De eerste optie was om cycle counting volledig te integreren in het pickproces, met als doel de voorraadnauwkeurigheid te maximaliseren. De tweede optie was om cycle counting en picking van elkaar te scheiden door ze aan twee verschillende teams toe te wijzen – zodat de productiviteit binnen het pickingteam hoog zou blijven.”
Aanvankelijk neigde de discussie naar het integreren van de processen, aangezien de functionele en technische teams eensgezind waren over het belang van voorraadnauwkeurigheid. Maar de dynamiek veranderde toen een nieuw lid van het business team van de klant zich bij de groep voegde. Hij wees op de strikte productiviteits-KPI’s die verbonden zijn aan het pickproces en benadrukte het belang daarvan in de dagelijkse operatie.
Dat veranderde alles,” herinnert Magdalena zich. “Opeens werden de afwegingen duidelijk. Met die zakelijke input werd het duidelijk dat de tweede optie – het splitsen van de processen – beter zou aansluiten bij de operationele doelstellingen zonder de voorraadbeheersing in gevaar te brengen.”
Uiteindelijk werden aan de klant beide scenario’s voorgelegd, ondersteund door verschillende perspectieven en expertises. “In plaats van één pad te promoten, hebben we een weloverwogen beslissing mogelijk gemaakt,” zegt Magdalena. “Uiteindelijk kozen ze voor de optie die het beste aansloot bij hun zakelijke realiteit – en vonden ze de juiste balans tussen nauwkeurigheid en productiviteit.”
Verbeterkansen volledig benutten
Heeft zij in de afgelopen jaren waarin zij Reflex WMS implementeert, vaker te maken gehad met dergelijke situaties? “Ja, toch wel” bevestigt zij. “Er zijn momenten waarop de input van bepaalde stakeholders over het hoofd wordt gezien, zoals in dit geval. Maar ook momenten waarop de teamdynamiek geen open discussie toestaat omdat er bijvoorbeeld snel beslissingen moeten worden genomen. Dit kan ertoe leiden dat besluiten vanuit een beperkter perspectief worden genomen dan eigenlijk goed zou zijn, en verbeterkansen over het hoofd worden gezien.”
Om die reden adviseert zij bedrijven om waar mogelijk in multidimensionale teams te werken. “Dit kan bijdragen aan een bredere vertegenwoordiging van belangen en kan helpen om meerdere perspectieven erbij te betrekken. Het leidt tot nieuwe inzichten vanuit zowel expertise als persoonlijke ervaringen. Deze inzichten verrijken de discussie, bevorderen een cultuur van voortdurende verbetering en verhogen de kwaliteit van beslissingen.”
Openstaan voor verandering
Een beperkt perspectief kan weliswaar tot snellere beslissingen leiden, maar dat is niet altijd een voordeel, legt ze uit. “Bij grote implementaties zit er soms meer dan een jaar tussen het ontwerp en het daadwerkelijk inrichten van een WMS-module. In die tijd kunnen er allerlei veranderingen plaatsvinden: er komen nieuwe medewerkers in dienst, markten evolueren en de logistieke prioriteiten wordt verlegd. Het is dan belangrijk om ook gedurende de implementatie een open perspectief te houden. In de logistiek zijn cijfers en KPI’s erg belangrijk, maar die zullen juist beter worden als je openstaat voor nieuwe visies en meningen.”
Bevorderen van samenwerking
Waar zit volgens haar die typische female touch bij multidimensionale WMS-projecten? Na zorgvuldig nadenken zegt ze: “Tijdens een project werk je altijd samen met verschillende stakeholders — van ontwikkelaars tot directieleden en van experts tot Reflex WMS-eindgebruikers. Ik wil de brug slaan tussen functionele en technische teams en maak daarbij altijd gebruik van mijn soft skills en mijn unieke perspectief. Voor mij is niet alleen belangrijk wat we doen, maar ook hoe we het doen. Meer diversiteit laat teams met meer plezier samenwerken, het helpt ze groeien en verbeteren.”
Gezamenlijk vooruitgang boeken
Biedt Reflex WMS volgens haar een voldoende vrouwvriendelijke omgeving? “Absoluut. Onze missie is het creëren van een werkomgeving waarin vrouwelijke medewerkers zich, net als hun mannelijke collega’s, welkom voelen. Wij streven er expliciet naar om vrouwen de ruimte te bieden om te excelleren, deel te nemen aan initiatieven, te netwerken en leiderschapservaringen uit te wisselen. Als ik voor de vrouwelijke Reflex WMS-medewerkers in de Benelux spreek, dan zijn wij trots op de samenwerking met onze mannelijke collega’s. Samen slagen we erin om uit te blinken in ons vakgebied en technologische vooruitgang boeken.”
“Bij Reflex WMS draagt diversiteit bij aan ons succes. Iedere persoon brengt iets bijzonders mee en heeft unieke kwaliteiten. Dat moet je niet wegstoppen, daar mag en moet je trots op zijn.”
Hardis Group Benelux heeft momenteel een paar mooie vacatures. Heb je interesse? Neem dan gerust contact met ons op.