Décomposition de la structure des coûts d’un logiciel WMS
SaaS ou on-premise. Dans cette section, nous nous concentrons uniquement sur les logiciels WMS SaaS, désormais dominants sur le marché.
D’après le Magic Quadrant du Gartner de 2023, déjà plus de 70 % des nouveaux projets étaient désormais déployés en mode SaaS.
Les coûts liés aux infrastructures on-premise ne sont donc pas traités ici.
1. Paramétrage et déploiement du projet
Cette famille de coûts couvre l’ensemble des prestations nécessaires pour transformer vos besoins en WMS opérationnel. Elle comprend généralement :
- Le cadrage fonctionnel et les ateliers de conception ;
- Le paramétrage initial de la solution ;
- L’intégration aux outils existants (ERP, TMS, OMS…) ;
- La reprise et la vérification des données de référence ;
- La formation des key users et le transfert de compétences ;
- L’accompagnement au démarrage (support hypercare, recettes, etc.).
Les projets “clés en main” pour de petits entrepôts peuvent être déployés en 60 à 70 jours lorsqu’ils sont bien préparés et que les équipes sont disponibles.
Mais si les besoins sont mal cadrés ou si les key users ne sont pas embarqués assez tôt, les surcoûts apparaissent rapidement… et se répercutent ensuite dans le run.
2. Exploitation et maintenance
En mode SaaS, l’ensemble des coûts d’exploitation est intégré dans l’abonnement.
Cela peut inclure, encore une fois selon l’éditeur :
- L’hébergement cloud ;
- La supervision 24/7 ;
- Les sauvegardes et plans de reprise (DRP) ;
- Le monitoring applicatif ;
- Le support technique (incidents, demandes, changements) ;
- La maintenance évolutive (hotfixes, mises à jour continues).
Ce niveau de couverture standard réduit fortement les imprévus.
Les patchs de sécurité, l’ISO27001, le firewalling ou les audits sont pris en charge dans le forfait, avec des SLA clairs et des engagements de disponibilité contractuelle.
Un autre avantage est que l’éditeur supervise l’environnement, ce qui fluidifie les échanges et les interventions. Moins de coordination IT, plus de temps pour piloter la performance logistique.
3. Modèle d’abonnement et scalabilité
Le WMS SaaS (Software as a service) applique le principe du service dimensionné à l’usage, du pay-as-you-grow. L’abonnement va s’ajuster à un niveau d’activité.
La tarification peut dépendre de plusieurs facteurs comme la volumétrie traitée, le nombre d’utilisateurs actifs ou encore le nombre de sites connectés.
Ce type de souscription en SaaS pour un WMS offre des avantages d’agilité et de scalabilité notamment sur les périodes de pics d’activité.
Un point d’attention toutefois, il est essentiel de bien comprendre ce que contient l’abonnement
Certains services comme les tests DRP, outils de backup ou patchs de sécurité ne sont pas toujours compris.
Les facteurs qui influencent le coût WMS
Les variables comme le nombre d’utilisateurs, de sites logistiques ou de lignes de commande donnent une première base de calcul. C’est généralement sur cette base que les éditeurs construisent leur prix.
Mais pour estimer le coût réel d’un WMS, il faut aller plus loin et anticiper les potentiels coûts cachés.
Voici les déclencheurs les plus fréquents à surveiller :
- Allongement des délais de décision : il n’est plus rare qu’une avant-vente dure 1 ou 2 ans. Turnover côté client, évolution des flux, nouvel ERP ou enjeux SI… sur cette période, les contextes peuvent changer avec de potentiels coûts supplémentaires ;
- Implémentation et intégration : quel que soit le mode de commercialisation, il y aura toujours un coût projet. Il peut vite s’alourdir si les flux sont complexes, si le SI n’est pas documenté, ou si les référentiels doivent être harmonisés ;
- Disponibilité des équipes internes : sans les bons interlocuteurs côté métier et IT au bon moment, le projet glisse, les recettages s’empilent, et la charge explose ;
- Gaps fonctionnels : une couverture insuffisamment pensée oblige à bricoler avec des développements de spécifiques imprévus, coûts de recette et perte de temps ;
- Interfaces sous-estimées : certains connecteurs (ERP, TMS, OMS, site web e-commerce…) demandent en réalité plus d’adaptations ou dépendent d’un tiers difficile à mobiliser ;
- Coûts cachés en run : mises à jour non incluses, scalabilité réelle absente, ou surcharge de paramétrage à chaque évolution.
Modèles de tarification d’un WMS
Il est important de comprendre le modèle économique mis en place par les éditeurs de logiciels, car il détermine à la fois la structure du coût du WMS et votre marge de manœuvre sur le long terme.
- SaaS : coût unique via abonnement mensuel ou annuel comprenant disponibilité de la solution, hébergement, support et maintenance évolutive pour mise à jour continue.
- On-premise : achat de licence, infrastructure interne à maintenir, supervision et sécurité à la charge du client.
- Hybride : hébergement à façon ou chez un tiers, généralement réservé à des contextes spécifiques (contraintes réglementaires, SI verrouillé…).
Chaque modèle a ses implications en termes de TCO, d’agilité et de pilotage IT.
Pour mieux cerner ces impacts, nous vous proposons un point complet sur les modèles de licence cloud et on-premise, avec les critères à prendre en compte selon votre contexte.
Comment calculer le retour sur investissement de votre WMS ?
Le calcul du coût d’un logiciel WMS va de pair avec le TCO, mais également le ROI. Ces trois notions sont évidemment liées, et aucune ne doit être traitée de manière isolée.
Les premiers gains sont souvent visibles dès la mise en production via une réduction des erreurs de préparation ou encore diminution des litiges transport. Des bénéfices plus simples à évaluer sur une période donnée.
Mais le ROI ne s’arrête pas là.
Une solution WMS mature allège aussi la charge IT, fluidifie l’onboarding des opérateurs et améliore la satisfaction client. Tout cela en faveur d’un impact business positif.
D’après les retours terrain issus de nos clients Reflex, les entreprises engagées dans un projet WMS bien cadré observent des retours sur investissement compris entre 3 à 5 ans minimum.
Pour cadrer ce potentiel, il est essentiel de savoir comment mesurer le ROI d’un logiciel WMS de manière structurée, avec les bons indicateurs et une lecture partagée avec la direction.
Combien coûte l’implémentation d’un WMS ?
Il existe des pistes concrètes pour limiter les coûts d’implémentation d’un WMS.
De notre point de vue d’éditeur, une première piste que l’on recommande est la responsabilité de systématiser un contournement standard (car confiance dans la couverture de la solution). C’est ce qu’a fait Manitou avec un “tribunal des spécifiques”, mis en place pour filtrer chaque demande non standard.
D’autres gagnent du temps (et de l’argent) en posant leurs processus en amont et en impliquant leurs key users dès le lancement. Moins de redites, moins de spécifiques inutiles, moins d’ajustements.
À cela s’ajoute le modèle projet retenu (core model, express ou full scope) et le niveau d’interconnexion SI attendu, qui pèsent dans la balance.
Pour creuser ces leviers et cadrer un projet sans surcoût caché, explorez nos pistes pour réduire les coûts d’implémentation d’un WMS.