Dans cet article, nous vous guidons à travers un parcours en quatre étapes pour réussir votre projet WMS.
Qu’est-ce qu’un projet WMS réussi ?
L’implémentation d’un WMS est complexe. Son succès est souvent lié à une préparation soignée. Selon le Chaos Report 2020 du Standish Group, seulement 31% des projets atteignent la totalité des objectifs initiaux fixés. Bien que ce chiffre soit à actualiser, il reflète la difficulté inhérente aux projets informatiques, WMS compris.
Un projet WMS va évidemment bien au-delà du simple paramétrage du logiciel. Il englobe un ensemble d’actions coordonnées visant à intégrer efficacement la solution choisie dans l’écosystème logistique et système d’information de l’entreprise. L’objectif final étant d’assurer un pilotage optimal et en temps réel des opérations en entrepôt.
Comment qualifier un projet WMS de réussite ? Voici quelque facteurs clés pour réaliser votre évaluation :
- Refonte approfondie des processus logistiques : l’intégration du WMS doit catalyser une optimisation significative des flux opérationnels ;
- Maîtrise du budget d’investissement : le respect de l’enveloppe financière initial est un indicateur clé de la bonne gestion de projet ;
- Respect des échéances : la livraison du projet dans les délais témoigne d’une planification efficace ;
- Adéquation fonctionnelle : les fonctionnalités déployées doivent correspondre aux besoins exprimés durant le cadrage ;
- Adhésion des utilisateurs : l’implication et la satisfaction des équipes opérationnelles sont essentielles ;
- Engagement de la Direction : le soutien continu et la satisfaction des décideurs garantissent la pérennité du projet après le go-live.
Ce dernier point est important. Dans ses dernières éditions, le Chaos Report met en avant la sensation d’une difficulté supérieure à mener un projet informatique comparativement à la situation d’il y a 5 à 10 ans.
Les étapes d’un projet WMS
La mise en œuvre d’un projet WMS peut suivre diverses méthodologies. Quelle que soit l’approche choisie, un parcours commun se dégage, structuré autour de quatre étapes majeures :
- Avant de lancer son projet : la préparation ;
- Lancement du projet : initialisation et mobilisation des ressources ;
- Mise en place du WMS : déploiement et paramétrage du système ;
- Après le projet : évaluation, optimisation et amélioration continue.
Nous allons le voir par la suite mais le cadrage projet, l’accompagnement et l’amélioration continue sont essentiels pour la réussite finale.
Avant de lancer son projet WMS
Définir les objectifs précis du projet
Ne pas exprimer clairement les principaux objectifs réalistes du projet WMS constitue un risque majeur pour le déroulement du projet et l’efficacité de la solution à long terme. Durant l’implémentation, cela peut se traduire par des moments de latence, entraînant des dépassements de délais. Post-déploiement, les répercussions peuvent être encore plus sérieuses : insatisfaction des utilisateurs, perturbations opérationnelles dans l’entrepôt, et nécessité potentielle de jours de prestations supplémentaires non prévus par l’éditeur WMS.
Il faut donc définir des objectifs précis et mesurables pour guider le projet et évaluer sa réussite. Par exemple, Wibra, enseigne de discount aux Pays-Bas s’était fixé pour objectif la diminution du nombre de réclamations clients de son réseau de magasins en optimisant les emplacements de stockage. L’indicateur clé : le taux de service des magasins.
En fixant des objectifs clairs et alignés avec les besoins de l’entreprise, vous minimisez les risques et maximisez les chances de succès de votre projet WMS. Il est recommandé de procéder à une évaluation périodique de ces objectifs tout au long du projet pour ajuster les stratégies et s’assurer qu’ils restent alignés avec les évolutions des besoins de l’entreprise.
Evaluer la rentabilité du WMS
Il vous faut poser des chiffres sur vos objectifs et évaluez votre projet sous l’angle ROIste :
- Analyse fine du TCO (Total Cost of Ownership) : à partir d’un modèle de tarification (SaaS ou on-premise), l’investissement initial et l’analyse budgétaire seront différents ;
- Calcul du ROI (Retour sur Investissement) : estimez les bénéfices attendus, comme la réduction des niveaux de stock, l’amélioration de l’utilisation de l’espace, et la diminution des erreurs de préparation des commandes.
Bien que l’exercice soit loin d’être simple (en raison de l’imprécision des coûts indirects, des écarts entre les offres des éditeurs, et de la difficulté à quantifier certains avantages liés à l’évolution commerciale) il reste essentiel. Une évaluation sur 3 ans avec une variable d’ajustement du risque à chaque poste de calcul de l’ordre de 10 à 15% vous donnera une première bonne base de travail.
Pour affiner votre évaluation, une bonne pratique consiste à comparer différents scénarios d’implémentation pour trouver le meilleur équilibre entre coûts et bénéfices attendus. Mapper bien vos indicateurs les plus pertinents pour vous aider (taux de service, précision des commandes, délais de préparation…) pour mesurer l’impact du WMS à terme.
Mobiliser les ressources internes
Se tromper dans l’identification des compétences et la composition des parties prenantes peut être un obstacle au projet. Dans tout projet informatique, ce sont souvent les Hommes qui font la différence et influent grandement sur le résultat final.
Pour revenir au Chaos Report, les études successives le mentionnent très bien, l’implication, la motivation et les compétences des équipes mobilisées sont des facteurs de succès.
L’effort de mise en place en impliquant les bonnes personnes avec la bonne approche vaut les gains importants qui surviennent par la suite.
Lancement du projet
Etude de cadrage
L’étude de cadrage vise à établir les fondations de votre future organisation logistique en optimisant la gestion d’entrepôt grâce à une solution WMS adaptée.
Commencez par analyser vos processus métiers existants et les solutions de gestion utilisées. Ce travail doit être le plus exhaustif et précis possible pour identifier les points problématiques, les goulots d’étranglement, et les domaines nécessitant des améliorations.
Par exemple, si vous constatez des erreurs fréquentes de picking, cela indique un besoin potentiel de solutions de mécanisation ou de robotisation et d’un WMS compatible avec ces systèmes et leurs WCS un WCS. Utilisez les statistiques collectées sur ces erreurs pour définir des solutions adaptées qui amélioreront l’efficacité et réduiront les coûts.
Formalisez et documentez vos conclusions pour créer une base solide sur laquelle s’appuiera la sélection du WMS.
Sans interlocuteur précis, votre chef de projet, un éditeur se retrouvera probablement face à des personnes déjà bien occupées par leurs missions du quotidien et sans réelle disponibilité pour faire avancer le projet, s’approprier l’outil WMS et faire adhérer le reste de l’organisation. Pour un client, il faut dès la phase de préparation réduire ce risque de manquement d’organisation interne.
L’organisation doit être le reflet de vos besoins. La taille et l’expérience de l’équipe doivent être adapté au projet et contexte. Responsable des opérations, Responsable système d’information, keys users côté terrain… tous seront importants pour identifier les carences actuelles et recueillir les besoins actuels tout en se projetant. Leurs remarques seront également à prendre en compte lors du choix du WMS.
Rédaction de l’indispensable cahier des charges
Dans les faits, bon nombre d’entreprises utilisent en premier document un fichier Excel sous forme de grilles et de questions pour exposer leurs besoins aux éditeurs WMS.
Cependant, pour que ce partenaire puisse vous accompagner dans les meilleures conditions, il est préférable de rédiger un cahier des charges. Ce document est essentiel car il clarifie vos attentes, sert de base de référence et permet de mieux gérer les risques dès le début.
Le cahier des charges doit contenir des éléments sur le cadre de la consultation, votre entreprise et l’environnement logistique, vos objectifs, le système d’information actuel, les points de dysfonctionnement et le périmètre fonctionnel ciblé. Sans oublier les spécifications techniques et autres contraintes d’intégration type l’infrastructure informatique en place.
Découvrez ce document plus en détail dans notre article dédié à la rédaction d’un cahier des charges ainsi qu’un modèle type proposé par Reflex à télécharger.
Sélection du WMS adapté et avant-vente avec l’éditeur
Une fois l’étude de cadrage terminée et validée, il est temps de sourcer les options de logiciels WMS. Recherchez et présélectionnez des éditeurs en fonction de leur réputation, des avis utilisateurs, de leur communauté clients et expertise dans votre secteur d’activité.
La compatibilité fonctionnelle est évidemment un critère majeur. Le budget d’investissement et la capacité d’intégration avec d’autres solutions (ERP, CRM) en sont d’autres. Mais si tout se passe bien, le WMS va vous accompagner pendant une dizaine d’années. Il est donc essentiel de prendre en compte l’évolutivité et la croissance future de votre entreprise. Vos flux peuvent devenir plus complexes, vous avez donc tout intérêt à vous appuyer sur un éditeur disposant d’une R&D importante. Vérifiez le nombre d’utilisateurs que le système peut supporter, le volume de références maximal qu’il peut gérer et sa capacité à s’intégrer à d’autres systèmes et logiciels.
Au-delà de la solution, c’est un partenaire sur le long terme que vous choisissez. Il est important d’évaluer la bonne santé financière de l’éditeur et la proximité culturelle.
La phase de sélection du WMS est souvent sous-estimée. L’enjeu est de s’aligner entre l’entreprise et l’éditeur WMS. Aucun des deux ne peut mener le projet seul. L’éditeur doit identifier les besoins uniques et les fonctionnalités requises, tandis que le client doit évaluer la pertinence et le coût des propositions.
Planification du projet
Un projet WMS réussi est un projet bien planifié avec des marges de sécurité.
Élaborez un plan de projet complet qui précise le calendrier, les étapes et les responsabilités pour chaque phase de la mise en œuvre du WMS. Ce plan servira de feuille de route et contribuera à maintenir l’alignement de tous :
- Il définit des jalons clés ;
- Il définit la gestion des ressources ;
- Il anticipe des ajustements en fonction d’imprévus ;
- Il prévoit les temps de communication projet ;
- Il inclut des périodes de tests et validation.
Pourquoi un projet pourrait prendre du retard ? Les retards peuvent survenir à toutes les phases du projet, souvent dus à l’absence d’une partie prenante ou à une complexité mal estimée d’un développement spécifique. Une bonne planification signifie que le planning se veut réaliste, conçu conjointement et partagé avec tous.
Combien de temps peut durer ce projet ? La durée d’un projet WMS varie de quelques mois à un an, selon la complexité de l’entrepôt et l’étendue du périmètre fonctionnel.
Mise en place opérationnelle
Conception générale et configuration
La phase de conception dépend beaucoup de l’éditeur que vous aurez choisi. Beaucoup d’éditeurs WMS existent depuis 20 à 30 ans. Chacun d’entre eux ont développé leur méthodologie d’implémentation et affinée selon la typologie de leurs clients. Ils n’ont pas tous la même façon de travailler et de gérer un projet.
Ce que l’on peut dire, c’est que la conception du WMS dans sa globalité peut s’étendre de la définition des spécifications jusqu’à la mise en production. Elle peut inclure le paramétrage, les développements, les interfaces, la recette, l’intégration avec vos autres systèmes (ERP, CRM, TMS…), la bascule et la stabilisation.
Durant cette phase, les responsabilités entre client et éditeur sont pleinement partagées. Même si l’éditeur amène son savoir-faire et partage ses connaissances, le client a son rôle à jouer et un certain nombre de tâches à réaliser. Il est celui qui connait le plus finement son activité et ses processus logistiques.
Point important, la migration et la validation des données existantes nécessitent une attention particulière car sujette à risques. Profitez de cette étape pour nettoyer vos données afin de garantir leur intégrité.
Quelques conseils : assurez la qualité de la recette et mettez en place des indicateurs pour mesurer la productivité et la quantité des écarts.
Tests et déploiement
Les tests sont essentiels pour identifier et corriger les bugs avant la bascule du WMS en production. Effectuez des tests unitaires, d’intégration et de performance pour garantir que le système fonctionne correctement.
Par exemple, vous pouvez simuler des scénarios de pics d’activité pour voir comment le système réagit à l’augmentation du flux. Une phase pilote permet d’évaluer l’efficacité en conditions réelles et de faire des ajustements nécessaires.
Le déploiement final doit être planifié minutieusement, en incluant des phases de validation et de formation des utilisateurs. Assurez-vous que toutes les parties prenantes sont prêtes pour le passage en production et que des mesures de support sont en place pour gérer les imprévus post-déploiement.
Et après le projet ?
Former, accompagner et rassurer face au changement
La formation continue est LE levier pour favoriser l’appropriation du nouveau WMS et assurer une adoption fluide. Organisez des sessions de formation adaptées aux différents profils utilisateurs et faites en sorte qu’ils aient accès à des ressources pédagogiques. Les key users peuvent être formés à l’utilisation du produit dès le début du projet, tandis que les équipes IT pourront suivre une première formation technique avant la recette.
Accompagnez les équipes durant la phase de transition en répondant à leurs questions et en fournissant un support technique. La communication est clé pour réduire la résistance au changement : informez régulièrement les utilisateurs sur les bénéfices attendus et les progrès réalisés. Certains éditeurs disposent d’un centre de formation, voire d’une solution de plateforme e-learning pour un accès simplifié et dans le temps à des modules de formation, ce qui peut être un point supplémentaire dans le choix d’un éditeur.
Faire un bilan post-projet
Après le déploiement du WMS, le bilan post-projet permet d’évaluer ses performances par rapport aux objectifs initiaux.
Pour ce faire, basez-vous notamment sur les indicateurs projet mais aussi ceux associés à la performance de l’entrepôt tels que :
- La productivité : le temps nécessaire pour exécuter des actions spécifiques, le nombre de commandes traitées par heure ou par jour, le taux d’exactitude des expéditions, par rapport à l’ancien système ;
- La précision des stocks qui doit être améliorée avec un WMS ;
- Le taux d’erreur : expéditions incorrectes, les erreurs de picking, les retours, … doivent baisser.
Appuyez-vous également sur les remontées terrains des utilisateurs. Ce sont eux les mieux placés pour vous donner un premier sentiment positif ou négatif sur la réussite du projet. Ils ont été là tout du long du projet, ils ont été formés et ils utilisent le WMS au quotidien. Des ajustements pourraient être réalisés à la suite de leurs retours.
Ce bilan post-projet a pour objectif principal d’assurer la stabilité de l’outil au sein de votre environnement. Mais il engage une démarche d’amélioration continue et contribue aussi à maintenir l’implication des équipes en montrant que leurs efforts et leurs retours sont bien pris en compte.
Développement de spécifiques au sein d’un projet WMS
Il est important de s’arrêter sur les spécifiques associés à un projet WMS. Ces spécifiques permettent la personnalisation de la solution de gestion de l’entrepôt au-delà du standard fonctionnel de l’outil. La personnalisation WMS est souvent vue comme un moyen d’optimiser les processus et de gagner en efficacité opérationnelle.
Cependant, certains spécifiques identifiés lors de la phase de conception, dus à de nouvelles demandes métiers, s’accompagnent de coûts supplémentaires. Trouvez un équilibre entre le standard et les développements spécifiques pour éviter d’alourdir inutilement le projet en termes de délais et de coûts.
Les spécifiques doivent être identifiés dès la phase d’avant-vente pour éviter les surprises. S’ils s’ajoutent durant la conception, collaborez étroitement avec l’éditeur pour définir clairement les attentes. Pour chaque développement spécifique, le ROI doit être évalué pour s’assurer de sa pertinence et de son impact financier. Par exemple, Manitou, client Reflex, a collaboré avec l’éditeur pour créer un Core Business Model de son WMS et accélérer les déploiements sur ses autres sites dans le monde, réduisant ainsi les coûts globaux du projet tout en répondant aux besoins logistiques spécifiques. Cette démarche, intitulée « le tribunal des spécifiques », a permis de trancher, d’uniformiser autant que possible la solution cible et de limiter les spécifiques.
Il est recommandé de s’appuyer au maximum sur les standards du WMS pour maîtriser les coûts. Les éditeurs WMS proposent des solutions métiers avec un standard fonctionnel vaste, contrairement à certains modules WMS d’éditeurs ERP, qui peuvent avoir un périmètre de base plus restreint. Tout dépendra de vos besoins et des contraintes liées à votre système d’information actuel.
Exemples de projets WMS réussis
Au cours des dix dernières années, les exemples concrets de projets et stratégies WMS réussis illustrent les meilleures pratiques et démontrent les avantages d’une implémentation bien conduite. Les éditeurs n’hésitent pas à communiquer.
« Reflex WMS a prouvé sa flexibilité pour traiter et expédier à la fois des palettes et des colis et nous apporte une vue d’ensemble de nos stocks, dans nos usines et nos entrepôts. Sa facilité de prise en main est particulièrement importante dans les entrepôts de conditionnement et de distribution, où Duracell emploie de nombreux intérimaires pendant les pics d’activité. » Directeur informatique Europe, Asie & Global BtoB chez Duracell.
« Reflex répondait bien à nos besoins actuels et à venir. Et nous avons été rassurés par la capacité des équipes d’Hardis Group à nous proposer un accompagnement à la fois global et local. Après la Pologne, l’Espagne et la Suède, nous prévoyons de déployer Reflex dans un nouvel entrepôt situé dans le sud de la France, et dans de nouveaux entrepôts qui pourraient voir le jour en Europe. » Directeur logistique groupe, Groupe Raja.
Les clés du Gartner pour réussir son projet WMS
En guise de conclusion et complément final, voici cinq inputs à connaître issus du Gartner Peer’s Insight et de son étude « Lessons learned : Implementing Warehouse System Management » :
- Leçon n°1 : Déterminer les exigences et les facteurs clés pour votre WMS, établir des critères de sélection pour les fournisseurs ;
- Leçon n°2 : Évaluer les éditeurs sur la base des exigences fonctionnelles, effectuer des démonstrations pour trouver la bonne solution ;
- Leçon n°3 : Créer un plan d’intégration de la mise en œuvre robuste ; préparer l’environnement de l’entrepôt avant le déploiement ;
- Leçon n°4 : Faciliter la formation continue des utilisateurs : Constituer des équipes internes pour piloter la mise en œuvre ;
- Leçon n°5 : Choisissez un partenaire expérimenté pour la mise en œuvre.
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