Belangrijkste verschillen tussen ERP en WMS
ERP: een tool voor bedrijfsbeheer
De term ERP – een afkorting van Enterprise Resource Planning – staat voor eengeïntegreerdsoftwaresysteem waarmee een diversiteit aan bedrijfsprocessen kan worden beheerd:
- Financieel beheer: volgen van financiële stromen, facturering, algemene boekhouding, cost accounting, activa, financiële controle, en periodeafsluiting.
- Verkoopbeheer: offertes, bestellingen, prijslijsten en staffelkortingen.
- Inkoopbeheer: leveranciersbeheer, inkooporders, inkomende goederen, voorraadbeheer en -waardering.
- Productiebeheer: productieplanning en aansturing, middelenbeheer, planning en kwaliteitsmanagement.
- Personeelszaken: personeels- en salarisadministratie, tijdregistratie, taakbeheer, werving en opleiding.
- Projectmanagement: planning, budgetopvolgingen, middelenbeheer.
- Business intelligence: rapporten en dashboards.
Een ERP-systeem is ontworpen om een centraal, geïntegreerd overzicht te bieden van alle bedrijfsgegevens. Dit maakt het mogelijk om ook informatie uit aanpalende systemen te verzamelen en te delen met verschillende afdelingen.
WMS: een tool voor optimalisatie de van logistieke prestaties
WMS-software is ontworpen om alle activiteiten in een magazijn of distributiecentrum te beheren en te optimaliseren. De WMS-functies beslaan de volgende gebieden:
- Inkomende goederen: ontvangst van inkomende goederen, controle van de hoeveelheid en kwaliteit.
- Opslag: optimalisatie van opslaglocaties en specifieke opslagzones.
- Voorraadbeheer: realtime-overzicht van opgeslagen hoeveelheden en locaties.
- Orderpicking: beheer van handmatig of automatisch orderpicken, verpakken en consolideren.
- Verzending: organiseren van het laden, afdrukken van de verzenddocumenten en , beheren van laaddocks.
- Retourmanagement: inspecteren, terugplaatsen of afschrijven van terugkomende goederen.
- Rapporten en dashboards: rapporten over magazijnprestaties en KPI’s (Key Performance Indicators).
Kies ik een ERP, een WMS of beide?
Is een ERP-systeem ideaal voor warehouse management?
Softwareleveranciers zoals SAP, Oracle, Sage, Microsoft Dynamics en Infor bieden in hun ERP-systemen ook geïntegreerde functies voor voorraadbeheer en warehouse management. Voor sommige bedrijven zijn deze voldoende.
ERP-systemen staan echter bekend om hun gebrek aan flexibiliteit. In een snel veranderende markt levert gespecialiseerde software zoals een WMS een belangrijk concurrentievoordeel op, omdat bedrijven meer speelruimte krijgen om hun logistieke activiteiten snel en flexibel te beheren.
In een fabriek is een ERP-systeem perfect geschikt voor het beheer van productietaken zolang de volumes laag zijn, er niet te veel ingangsmaterialen nodig zijn en er volgens een strikt schema wordt gewerkt . Heb je echter met complexere productielijnen te maken, met heel veel onderdelen, grondstoffen en halffabricaten, die op specifieke momenten – richting productielijn moeten worden aangevoerd, dan is een WMS weer beter te gebruiken..
Een ERP-systeem zal hoe dan ook nooit over dezelfde rijke functionaliteit voor warehouse management beschikken als een specifiek WMS. Denk bijvoorbeeld aan het ondersteunen van verschillende pickmethoden, de integratie van geavanceerde transportfuncties voor optimale verzending en het optimaal beladen van vrachtwagens. Ook beschikken WMS-systemen veelal over een Labour Management System (LMS) waarmee je binnen een magazijn de inzet van personeel kunt plannen en managen.
WMS-module voor binnen een ERP-systeem of een apart WMS?
Veel bedrijven – in alle soorten en maten – willen weten of ze de WMS-module van hun ERP kunnen gebruiken of dat ze een specifiek WMS nodig hebben om hun logistieke activiteiten te beheren.
Hier zijn enkele vragen die u kunt stellen om te bepalen welke optie het meest geschikt is voor uw bedrijf:
- Verwerkt u grote hoeveelheden orders en/of heeft u veel verschillende artikelen op voorraad?
- Heeft uw ERP-systeem moeite met het beheren van complexere supply chain-operaties?
- Worden er in uw bedrijf veel voorraadverschillen geconstateerd en/of pickfouten gemaakt?
- Wilt u het verzendproces optimaliseren en de levertijden verkorten?
- Hebt u veel retourzendingen en slaagt u er niet in om deze tijdig te verwerken?
- Maakt u optimaal gebruik van de opslagruimte in uw magazijn?
- Heeft u behoefte aan traceerbaarheid van uw inkomende en uitgaande goederen– per batch, houdbaarheidsdatum of serienummer?
- Wilt u de bevoorrading van de productielijn verbeteren?
- Wilt u uw personeel en middelen beter benutten?
- Wilt u sommige processen in uw magazijn automatiseren om de productiviteit te verhogen?
Voordelen van een WMS in vergelijking met een ERP-systeem
Hoe complexer het beheer van uw magazijn, hoe meer waarde een warehouse management systeem zal toevoegen. Dit geldt ook voor bedrijven die snel groeien of steeds veranderende behoeften hebben. WMS-software biedt namelijk een aantal specifieke voordelen voor een logistieke operatie:
- Hogere productiviteit en operationele efficiëntie
- Realtime traceerbaarheid van goederenbewegingen envoorraadniveaus
- Snellere en betrouwbaardere orderpicking
- Optimalisatie van de opslagruimte
- End-to-end traceerbaarheid van alle taken en handelingen
- Optimale inzet en aansturing van middelen (magazijnmedewerkers, gemechaniseerde systemen, robots of cobots)
- Ruimtebesparing langs de productielijn
- Meerreactievermogen en flexibiliteit bij veranderingen.
Bovendien kunnen WMS-leveranciers een specifieke roadmap bieden, met upgrades en nieuwe functies om mee te groeien met de laatste ontwikkelingen en uitdagingen van de markt.
Synergieën tussen WMS en ERP
Sommige bedrijven hebben zowel een ERP als een WMS in gebruik. De combinatie kan een krachtige basis zijn om de algehele prestaties van de supply chain te verbeteren. Enkele voorbeelden:
Optimalisatie van de voorraadniveaus
Het WMS biedt het ERP-systeem nauwkeurige informatie over de hoeveelheden producten die beschikbaar zijn in magazijnen en dc’s. Deze informatie kan het bedrijf gebruiken om de bevoorrading of productieactiviteit aan te passen, zodat het altijd precies over de juiste voorraad beschikt – niet te veel (wat betekent dat kapitaal onnodig vastzit) of te weinig (wat kan leiden tot voorraadtekorten).
Ook voor productiebedrijven is een warehouse management systeem een waardevolle aanvulling op het ERP om hiermee grip te krijgen op de voorraden grondstoffen, onderdelen, halffabricaten, verpakkingen en eindproducten.
Inkomende goederen
Het ERP-systeem stuurt het WMS details van de geplande inkomende leveringen, gebaseerd op de informatie van leveranciers en/of productielocaties. Zodra de goederen zijn ontvangen en opgenomen in de magazijnvoorraad brengt de warehouse management software het ERPhiervan op de hoogte.
Orderpicking
Het ERP-systeem ontvangt de orders voor het uitleveren van goederen en geeft het WMS opdracht om deze te picken. De WMS-software stuurt vervolgens het hele orderpick-, verpakkings- en verzendproces aan. Als een order volledig is afgerond, wordt deze afgemeld in het ERP-systeem, zodatdeze verzendstatus kan bijwerken en het facturatieproces kan starten.
Snellere, betrouwbaardere herbevoorrading
Het koppelen van een WMS aan een ERP-systeem biedt de flexibiliteit die nodig is om snel in te spelen op plotselinge veranderingen in de vraag. Als bijvoorbeeld de voorraad van een populair product bijna op is, meldt de warehouse management software dit aan het ERP-systeem.Deze kan dan tijdig de productie verhogen of aanvulorders plaatsen bij leveranciers.
Een WMS biedt fabrieken nog meer voordelen:
- Betrouwbaardere bevoorrading van de productielijn door de aanvoer van materialen en halffabricaten wanneer dat nodig is
- Helpen om verder vooruit te plannen en daarmee toekomstige tekorten en stilvallende productielijnen te voorkomen
Traceerbaarheid van logistieke stromen
Het warehouse management systeem biedt volledige traceerbaarheid van alle logistieke stromen – van de levering van onderdelen tot de verzending van eindproducten.
Beheersing van transportkosten
De WMS-software kan gebruik maken van gegevens uit de inkoopmodule van het ERP-systeem om de kosten van vervoerders te vergelijken. In tegenstelling tot het ERP kan het WMS een simulatie maken van het transportvolume, de goederen groeperen per vervoerder en de beladingsgraadvan vrachtwagens maximaliseren.
Financiële monitoring en rapportage
Het ERP-systeem analyseert de gegevens van het WMS. Deze informatie kan worden gebruikt om mogelijke procesverbeteringen in kaart te brengen en ook schaalvoordelen in de supply chain te realiseren.
Integratie van WMS en ERP
Omdat het WMS en ERP-systeem voortdurend informatie met elkaar uitwisselen, is het handig deze systemen te koppelen. Wat is nodig voor een succesvolle integratie?
- Naadloze interoperabiliteit tussen ERP en WMS via speciale plug-ins, API’s,webservices of database exchange.
- Duidelijkheid over de gegevens, welke gegevens worden uitgewisseld en in welk bronsysteem worden de master data voor een proces beheerd..
- Frequentie van de gegevenssynchronisatie tussen ERP en WMS (bv. in realtime voor orders en voorraadtekorten, regelmatig voor voorraadniveaus, af en toe voor de voorraadwaarde).
- Veilige gegevensuitwisseling tussen beide systemen.
Compleet logistiek informatiesysteem: ERP, WMS, TMS en meer
Naast een ERP en WMS bevat de IT-architectuur van een logistieke organisatie ook nog andere software:
- Een transport management systeem (TMS) dat de transportactiviteiten aanstuurt, monitort en optimaliseert. Het TMS beschikt over talrijke functies – van het plannen en optimaliseren van de routes en het beheersen van de transportkosten tot het selecteren van de vervoerders en het realtime volgen van de leveringen.
- Een order management systeem (OMS), dat de hele levenscyclus van een klantaanvraag beheert – van het plaatsen van de bestelling, de verwerking en prioritering tot aan de levering.
- Een manufacturing execution systeem (MES), dat productieprocessen in realtime beheert en zorgt voor volledige traceerbaarheid van de productieactiviteiten.
Alleen wanneer ERP, WMS, TMS, OMS en MES synchroon en als één geïntegreerd systeem met elkaar samenwerken, krijg je als bedrijf volledig end-to-end overzicht over je supply chain. En daarmee volledige controle over al je logistieke activiteiten.