Wat is een aanbesteding voor een WMS?
Een aanbesteding voor een warehouse management system is een gedetailleerd document dat is opgesteld door een bedrijf dat wil investeren in een WMS of zijn bestaande warehouse management software wil vervangen. Dit document beschrijft onder meer de doelstellingen van het bedrijf, de beoogde logistieke processen, functionele vereisten en technische beperkingen en de implementatietermijn. Het dient als basis voor de bekendmaking van de aanbesteding en de daaropvolgende gesprekken tussen het bedrijf en de potentiële softwareleveranciers.
Waarom is een aanbesteding zo belangrijk voor een WMS-project?
Een aanbesteding vormt het kader voor het WMS-selectieproces, waardoor het bedrijf:
- Ervoor zorgt dat het WMS voldoet aan zijn eisen
- Een beter begrip krijgt van de verschillende WMS-systemen
- Het risico op misverstanden of verkeerde interpretaties bij de potentiële softwareleveranciers tot een minimum beperkt
- De offertes van de aanbieders objectief kan beoordelen
- Gemakkelijker de oplossing die het beste bij zijn specifieke behoefte past kan kiezen
- De basis legt voor een succesvolle en langdurige samenwerking
Format aanbesteding voor een WMS
In de afgelopen 30 jaar heeft Reflex al honderden offertes ingediend. Op basis van deze ervaring hebben we een format voor een aanbesteding voor een WMS opgesteld, waarin we beproefde best practices verwerken. U kunt het pdf-bestand gratis downloaden en gebruiken voor uw project.
Wat moet er in een aanbesteding voor een WMS staan?
1. Doel en kader van de aanbesteding
De inleiding beschrijft het doel en kader van de aanbesteding. Vertel waarom uw bedrijf een WMS wil implementeren of het bestaande systeem wil vervangen. Vermeld ook of u met uw project het logistieke proces wilt verbeteren.
Algemeen gesproken moet het document het volgende aangeven:
- Achtergrond van de aanbesteding, zoals nieuwe uitdagingen in uw sector of bedrijfstak en specifieke problemen of kansen voor uw organisatie.
- Algemene doelstellingen voor het nieuwe WMS of de vervanging van het bestaande systeem.
- Reikwijdte van de aanbesteding: aantal magazijnen en landen, type bedrijfsactiviteiten
- Voorlopige planning, met inbegrip van de belangrijkste data in het aanbestedings- en selectieproces en implementatieperiode en tijdschema voor het WMS.
- Lijst met bijlagen, zoals het auditrapport en de aanbevelingen van een logistiek adviesbureau, de plannen en tekeningen van uw magazijn(en) en de technische specificaties van de andere systemen die het WMS moet ondersteunen.
- Contactgegevens van personen met wie aanbieders contact kunnen opnemen bij vragen.
2. Overzicht van uw bedrijf en logistieke centra
In de aanbesteding voor een WMS geeft u uiteraard een beschrijving van de bedrijfsactiviteiten en verkoop- en distributiekanalen van uw bedrijf, net als informatie over de specifieke logistieke processen en eisen binnen uw organisatie:
- Locatie en grootte van uw magazijn(en) of winkel(s) met WMS-integratie
- Informatie over de gebruikers (aantal en profiel)
- Soorten stromen met leveranciers en klanten (B2B, B2C …)
- Type producten dat in uw centra is opgeslagen
- Informatie over het volume (aantal orderregels, aantal artikelen …)
- Seizoenspieken en andere wijzigingen in de goederenstroom
- Gedetailleerde beschrijving van de beoogde logistieke organisatie, op korte en middellange termijn
3. Uw doelstellingen
Formuleer concrete doelen voor uw WMS-project, zoals:
- Meer productiviteit en operationele efficiëntie
- Minder voorraad- of pickfouten
- Verbetering van specifieke processen
- Automatisering of mechanisatie van specifieke processen
- Beheersing van logistieke en transportkosten
- Enz.
4. Werkomgeving, uitrusting en ergonomie
De aanbesteding voor een WMS moet een gedetailleerd overzicht bevatten van de bestaande IT hardware, apparatuur (transportbanden, pickrobots, geautomatiseerde verpakkingssystemen, magazijnkranen …) en software die het WMS zal moeten ondersteunen (ERP-systeem, TMS, OMS, e-commerceplatform …).
Vermeld ook de eventuele ergonomische beperkingen voor het warehouse management systeem.
5. Huidige problemen
In dit gedeelte van de aanbesteding geeft u aanbieders een duidelijk beeld van de huidige problemen en benodigde verbeteringen, zodat zij een passende oplossing kunnen voorstellen. Beschrijf bijvoorbeeld het volgende:
- Problemen van uw bestaande WMS of werkmethoden, zoals onjuiste voorraadinformatie, vertragingen bij het orderpicken of problemen met het retourmanagement
- Terugkerende incidenten die een invloed hebben op uw productiviteit, winstgevendheid, klanttevredenheid …
- Verwachtingen voor vooruitgang en verbetering
6. Gedetailleerde functionele eisen
In een aanbesteding voor een WMS geeft u natuurlijk ook een gedetailleerde beschrijving van uw eisen en de WMS-functies die u verwacht voor elke logistieke stroom:
- Ontvangst , inspectie en opslag van goederen: ontvangst van inkomende goederen, inspectie van producten en hoeveelheden, retourmanagement, (her)bevoorrading …
- Voorraadbeheer: beheer van locaties, realtime voorraadbewaking, regels voor herbevoorrading en waarschuwingsdrempels, inventarisbeheer …
- Orderpicking: eisen voor het handmatige of automatische orderpicksysteem, de verpakking of co-packing, het etiketteren …
- Verzend- en transportbeheer: beheer van de cut-off-tijden en etiketten voor transport, optimalisatie van de beladingsgraad van vrachtauto’s …
- Samenwerking met leveranciers en vervoerders.
- Real-time dashboards en rapportage: dashboards en indicatoren voor monitoring (real-time KPI’s of gebaseerd op historische gegevens) en type rapporten.
- Specifieke functies: traceerbaarheid van logistieke operaties en producten, beheer van batches, houdbaarheidsdata of gevaarlijke stoffen …
7. Technische specificaties en integratiebeperkingen
Het document moet ook de technische specificaties van het WMS beschrijven:
- Bestaande IT-infrastructuur
- On-premise of SaaS
- Compatibiliteit met andere bestaande systemen
- Eisen voor versleuteling, authenticatie en gegevensback-up en frequentie en planning van de updates
- Verwachte beschikbaarheids- en prestatieniveaus (SLA) en eisen voor gegevensbeveiliging
- Enz.
8. Ondersteuning van de leverancier en/of integratiepartner
Geef in uw aanbesteding voor een WMS ook aan welke diensten u van de leverancier verwacht op het gebied van applicatie-implementatie, verandermanagement, personeelstraining, technische ondersteuning, WMS-onderhoud en -updates.
9. Selectiecriteria voor WMS
Tot slot moet u in de aanbesteding aangeven welke criteria prioriteit hebben bij het selecteren van het WMS. Vraag aanbieders ook een versie van hun product roadmap, zodat u een idee krijgt van de schaalbaarheid van het systeem, en referenties bij vergelijkbare bedrijven (of een rondleiding in een logistiek centrum).
Wie stelt de aanbesteding voor een WMS op?
Alle interne medewerkers en afdelingen die betrokken zullen zijn bij de implementatie van het WMS moeten bijdragen aan het opstellen van de aanbesteding:
- De afdeling logistiek of supply chain heeft een totaalbeeld van de doelstellingen van het bedrijf en de rol van de magazijnen in de hele toeleveringsketen.
- De keyusers hebben praktisch inzicht in de dagelijkse activiteiten en de uitdagingen waarmee zij worden geconfronteerd.
- De IT-afdeling stelt de technische specificaties op waaraan het WMS moet voldoen en zorgt ervoor dat de software compatibel is met andere systemen.
- Het hoger management keurt de strategische doelstellingen van het project goed en neemt de uiteindelijke beslissing.
Heeft uw bedrijf complexe logistieke processen of wilt u een WMS in verschillende locaties en/of landen inzetten? Beschikt u over een geautomatiseerd magazijn of hebt u specifieke eisen? Dan kan het een goed idee zijn om een extern adviesbureau in te schakelen dat gespecialiseerd is in logistieke IT-systemen. Deze experts kunnen manieren suggereren om uw logistieke organisatie en processen te verbeteren. Ze kunnen u ook helpen om uw eisen op papier te zetten of u begeleiden bij het selecteren van een WMS.
Wanneer moet de aanbesteding worden opgesteld?
Vooraleer u een aanbesteding uitschrijft, is het belangrijk om een analyse te maken van uw (toekomstige) strategische, logistieke en IT-eisen en uw doelstellingen op (middel-) lange termijn vast te stellen. Zoals bij elk IT-project kunt u pas aan de aanbesteding beginnen als u een duidelijk beeld hebt van de algemene doelstellingen en als deze zijn goedgekeurd door het hoger management.
De aanbesteding moet in elk geval opgesteld zijn voordat u contact opneemt met leveranciers. Zij hebben het document nodig om offertes te kunnen maken op maat van uw behoeften, die u vervolgens kunt beoordelen op basis van dezelfde criteria.
Eisen voor een WMS: te vermijden fouten
Om dit artikel af te sluiten, gaan we dieper in op de belangrijkste fouten bij het opstellen van een aanbesteding voor een WMS:
- Uw eisen en de functies die u verwacht van het WMS zijn niet duidelijk, wat kan leiden tot vertragingen in de implementatie of zelfs een keuze voor een verkeerde oplossing.
- U hebt de eindgebruikers niet bij de aanbesteding betrokken, waardoor hun echte behoeften niet zijn opgenomen.
- U hebt geen rekening gehouden met uw toekomstige behoeften. Het is nochtans belangrijk om te controleren of het WMS schaalbaar is en zich kan aanpassen aan uw toekomstige behoeften.
- U hebt onderschat hoeveel ondersteuning en training het verandermanagement vraagt, waardoor de acceptatie en ingebruikname van de nieuwe oplossing vertraging kan oplopen.
- U hebt niet voldoende rekening gehouden met de technische aspecten en mogelijke integratieproblemen met andere systemen.
- U hebt de selectiecriteria voor het WMS niet goed gedefinieerd en gewogen.
- U hebt geen real-life test- en validatiefase voorzien voordat het systeem in gebruik wordt genomen, noch de daaropvolgende periode waarin de softwareleverancier eventuele problemen kan oplossen die tijdens deze fase zijn geïdentificeerd.