KPIs de gestión de almacenes: control en tiempo real y personalizado para cumplir la promesa al cliente

Guillaume Dorée, Consultor de soluciones Reflex, Reflex Logistics Solutions

Los indicadores y paneles de control del almacén permiten seguir del progreso de las operaciones logísticas, mejorar de forma continua la calidad de servicio, aumentar la productividad y, de manera más global, comprender mejor nuestra actividad. Tradicionalmente, siempre se han utilizado indicadores cuantitativos e históricos, pero cada vez es más importante contar también con paneles de control personalizados y compartidos, que permitan desencadenar acciones correctivas en cualquier momento del día y, de este modo, cumplir la promesa al cliente.

De los informes cuantitativos al control en tiempo real

Los indicadores históricos aportan una visión cuantitativa (número de líneas procesadas, pesos y volúmenes tratados, etc.) de la actividad diaria, semanal o mensual del almacén y permiten a los responsables conocer mejor la actividad. Estos KPI ofrecen una visión de conjunto del nivel de actividad y de calidad ofrecidos, con el objetivo de mejorar el rendimiento operativo. 

Sin embargo, dirigir un almacén es una tarea diaria y necesita seguimiento en tiempo real. Solo monitorizando el progreso de las operaciones logísticas (recepciones, preparaciones, expediciones) podemos conocer los posibles retrasos o adelantos de trabajo de los equipos de almacén. Esta información es la que nos permite planificar las próximas horas, ajustar las prioridades, reasignar los recursos de manera dinámica y, en definitiva, mejorar la eficacia global del almacén gracias a una optimización rigurosa de las tareas asignadas a los recursos humanos y materiales. Además, el seguimiento en tiempo real nos permite identificar posibles anomalías operativas (errores de almacenamiento, saturación de los huecos de picking, soportes preparados que siguen inmóviles tras un tiempo determinado, etc.) y corregirlas en el momento.

Por otro lado, los indicadores de productividad (rendimiento, comparación de la eficacia real VS la eficacia media propia o la de mercado) constituyen elementos esenciales para, por ejemplo, evaluar los niveles de contratación adecuados (operadores logísticos) o incluso identificar los procesos (recepción, preparación, expedición) en los que la productividad esté por debajo o por encima de lo esperado. Esta visión macro es vital para identificar las desviaciones con respecto a la productividad estándar de cada flujo logístico y para poder implementar acciones correctivas. Además, conocer nuestros puntos débiles nos permite determinar si necesitamos organizar formaciones para reforzar las aptitudes de los operarios o incluso si debemos revisar algún proceso.

Adaptar los indicadores a las necesidades de los usuarios

Aunque contar con indicadores adaptados a las necesidades de cada usuario parece algo básico, la realidad en los almacenes es que esta personalización está lejos de ser sistemática. 

Los responsables de los equipos, plataformas y centros logísticos son los que mejor conocen sus procesos y, por lo tanto, los que mejor pueden determinar los indicadores clave útiles para controlar las operaciones logísticas. Este planteamiento bottom-up implica que cada centro debe disponer de sus propios indicadores en función de sus especificidades (tamaño, procesos, volúmenes, etc.). Es decir: no podemos aplicar los mismos paneles de control a todas las plataformas logísticas.

Diseñar indicadores intuitivos

Siguiendo la misma lógica, también deben adaptarse a las necesidades del usuario la representación gráfica y el formato de los indicadores presentes en el panel de control, ya que el mismo KPI se puede representar de numerosas maneras: una cifra, un histograma, un dial, etc. Tener la capacidad de crear nuestros propios paneles de control, adaptados a las preferencias, hábitos de trabajo y formas de consumir información de los usuarios finales, resulta en un control más eficaz de las operaciones.

Adoptar el control activo

Es el principio básico del control de la actividad: disponer de datos pertinentes en tiempo real sirve para actuar y desencadenar acciones correctivas de forma inmediata. Si además dichas acciones se pueden desencadenar directamente desde el propio panel de control (por ejemplo, cambiar un operario de un equipo a otro), el proceso es aún más sencillo y eficiente, ya que evitamos tener que salir del panel y volver a la interfaz del SGA. En eso consiste el control activo del almacén.

Compartir los indicadores y los paneles de control

Poner en marcha un proyecto de agrupación de indicadores y de diseño de paneles de control es una tarea tanto organizativa como estructuradora: debemos definir qué datos son los más pertinentes y las unidades funcionales útiles para el control (hora, equipo, zona, muelle, etc.). El objetivo de la mayoría de los paneles de control es que puedan compartirse y ofrecer información útil para diversos interlocutores, por lo que este trabajo previo es indispensable. Además, la mayoría de los paneles deberán ser accesibles desde diferentes dispositivos, que pueden ser ordenadores o teléfonos móviles personales, pero también soportes compartidos como grandes pantallas en los muebles de carga, entre otros. Los paneles de control son también una forma de hacer partícipes a todos los empleados en tiempo real.